✒️SAP FI / Crear datos maestros de deudores y acreedores Por Edwart Rodriguez Garzon

Lección: Crear datos maestros de deudores y acreedores

Empezaremos a profundizar los temas de esta unidad comenzado por los datos maestros de deudores y acreedores. Los conceptos que veremos en ambos son muy similares, por lo tanto, resaltaremos las principales diferencias.

Al igual que las Cuentas de Mayor que hemos visto en la unidad II, los datos maestros de deudores y acreedores poseen una estructura que consta de tres segmentos:

• Datos Generales: La información que comprende este segmento corresponde a los datos propios del deudor o acreedor. Aquí podemos encontrar datos como Razón Social o Nombre, dirección, datos impositivos, cuentas bancarias, etc. Los datos generales de un dato maestro son válidos para todas las sociedades FI.

• Datos de Sociedad: se crea un segmento sociedad para cada deudor o acreedor que sea dado de alta en diferentes sociedades. Los datos que se almacenan en este segmento hacen referencia a la relación que tiene el interlocutor comercial con cada sociedad. En los datos dependientes de sociedad encontraremos la cuenta asociada donde se registraran las contabilizaciones, los datos de tesorería, Tipos de Retenciones que realiza la sociedad entre otros.

• Datos Comerciales:

• En el caso de clientes, el segmento se denomina Área de Ventas y corresponde a los datos propios de facturación y expedición que maneja el módulo de SD, como las condiciones de venta acordadas en cada área.

• En el caso de proveedores, el segmento se denomina, Organización de Compras y corresponde a los datos propios de las condiciones de compras y recepciones de mercadería que maneja el módulo de MM.

Tip Audio:

El módulo de MM y SD tienen sus respectivas estructuras organizativas, MM tiene como parte de sus estructuras las organizaciones de compras, donde una organización de compras subdivide una empresa en funciona de las necesidades de gestión de compras, esta se encarga del aprovisionamiento de materiales y servicios, negocia la condiciones de compras con los proveedores y es responsable de tales operaciones, de la misma manera existen las organizaciones de ventas en SD que se ocupan de las ventas mercaderías y servicios diferenciando en distintas áreas de venta, un cliente debe crearse en cada organización de venta para poder ser utilizado en el módulo de SD y un acreedor debe ser creado en cada organización de compras en la cual se vaya a utilizar.

Nota:

Para poder generar contabilizaciones en el módulo de finanzas solo es necesario que se creen los datos maestros en los dos primeros segmentos, General y Sociedad.

En este punto de la lección veremos un tema que es común en la pantalla de inicio de creación de un dato maestro de deudor como de acreedor.

En cualquiera de los dos casos nos encontraremos con los siguientes datos:

• Número de Deudor / Acreedor: de acuerdo a la configuración del grupo de cuentas, se deberá completar con el código de Deudor / Acreedor en caso de que posea numeración externa. Si la numeración es interna se debe dejar el campo vacío para que el sistema determine el número.

• Grupo de Cuentas: el grupo de cuentas se utiliza para clasificar a los distintos grupos de Deudores / Acreedores (Por ejemplo Acreedores Nacionales, Acreedores del Exterior, etc.). Esta clave de grupo determina, además, lo siguiente:

• Rango de Numeración: determina si la numeración es externa (la asigna el usuario) o si es interna (la determina el sistema). Si es externa puede ser alfanumérica.

• Acreedor / Deudor Única Vez (CPD): cuando una sociedad tiene relaciones comerciales esporádicas con un interlocutor puede crear un dato maestro especial en el cual registrar dichas operaciones. Los datos de una cuenta CPD no contienen los datos específicos de un acreedor o deudor sino que son datos maestros genéricos. Un ejemplo muy común es utilizarlos para la registración de los comprobantes de fondos fijos.

• Status Campo: determina que campos son obligatorios, opcionales u deben estar ocultos.

Nota:

La configuración de éstos campos es competencia de un consultor funcional, pero es importante que conozcas la utilidad del Grupo de Cuentas a pesar de que en este módulo de la carrera no aprendas a configurarlo.

2 | Datos Maestros de Acreedores

Gráficamente los tres segmentos de un dato maestro de proveedor se visualizan de la siguiente manera.

Imagen 3.2.1 - Segmentos del dato maestro del acreedor

> Finanzas

|-> Gestión Financiera

|-> Acreedores

|-> Dato Maestro

|> Crear

Pantalla de inicio de acuerdo a la explicación del punto 1.

Una vez ingresados los datos de la pantalla de inicio presionamos Enter o el ícono verde.

A continuación veremos los campos más relevantes de esta solapa

• Nombre: corresponde al nombre o Razón Social de la empresa. o denominación del proveedor que se está creando.

• Concepto de Búsqueda: este campo es importante porque está presente en los matchcode de búsquedas. Generalmente se completa con el nombre de fantasía de la sociedad o con una descripción distinta del nombre del acreedor pero que es más familiar o fácil de recordar para el usuario al momento de buscarlo.

• Dirección: se completa con los datos correspondientes al domicilio del acreedor. Estos datos estarán presentes en informes, reportes y/o correspondencia.

• Comunicación: contiene campos con los distintos medios de comunicación con el acreedor como teléfono, fax, celular, mail.

Esta solapa contiene los datos impositivos del proveedor y su vinculación con el dato maestro de deudor en caso de que el mismo esté dado de alta también como cliente. Osea un proveedor puede ser también cliente para la misma sociedad.

• Cliente: si un acreedor es al mismo tiempo deudor o cliente, en este campo se vincularan ambos datos maestros. De esta manera podrán visualizarse estados de cuenta consolidados.

• Nro. Identificación fiscal: se utiliza para guardar el número de identificación fiscal (Nacional).

• Nro. Identificación fiscal 2: se utiliza para guardar un segundo número de identificación fiscal (provincial).

• Tipo NIF: Indica una clasificación del NIF 1 (CUIT - Documento de Identidad - Pasaporte).

• Clase de impuesto: Indica la clasificación fiscal del acreedor. (Inscripto, Exento, Consumidor final, etc.).

Esta solapa contiene los datos bancarios de un acreedor, los cuales serán necesarios en caso de realizar pagos con Transferencias bancarias.

• País: indica el país en el cual está radicada la cuenta bancaria.

• Clave Banco: identifica el código de banco otorgado por cada Banco Central a cada uno de los bancos del país.

• Cuenta Bancaria: guarda el número de cuenta bancaria que posee el proveedor en el banco identificado en el punto anterior osea la clave de banco.

• Cuenta Asociada: determina la cuenta en la cual se imputarán en el Libro Mayor o contabilidad principal las operaciones con el acreedor. El dato maestro solo pueden tener una cuenta asociada.

• Grupo de Tesorería: código que agrupa a los acreedores a fin de visualizar sus saldos en los reportes de previsión de liquidez.

• Nro. Cta Anterior: este campo se utiliza para guardar el código que posea el acreedor en otro sistema. Permite tener la relación entre dos datos maestros en distintos sistemas.

Se guarda todo lo que tiene que ver con el pago que le va a realizar la sociedad al acreedor. Los datos que tenemos en la solapa son los siguientes:

• Condición de Pago: la condición de pago que se especifica en este campo será propuesta al momento de registrar un documento con el acreedor. La condición de pago indica los días acordados para cancelar una factura.

• Verif. Factura doble: este tilde verifica que un mismo comprobante con el acreedor no se registre más de una vez. Para hacer este control el sistema valida que el tipo de comprobante y el número de comprobante (Campo Referencia) no estén ya ingresados para ese acreedor.

• Vías de Pago: la vía de pago determina el tipo de pago con el cual se le van a realizar los pagos al acreedor en los pagos automáticos. Ejemplos de las vías de pago son Cheque, efectivo, transferencia. Estos datos también son propuestos y pueden ser modificados posteriormente en cada documento.

• Banco Propio: determina con qué banco de la sociedad se le pagará al acreedor. Es un dato de propuesta y puede ser modificado al momento de ingresar un comprobante o posteriormente.

Nota:

Ampliaremos el significado y utilización de muchos campos cuando veamos el proceso correspondiente. Los datos referentes a pagos los veremos en mayor profundidad en la unidad 4.

Tip Audio:

En esta lección aprenderá cómo crear datos maestros con los datos necesarios para operar en el módulo de FI, sin embargo es bueno saber que se pueden crear de manera descentralizada, es decir que se pueden crear los segmentos en diferentes momentos, un segmento que siempre estará presente en un dato maestro es el segmento general, se puede crear solo el segment general y luego ampliar los datos de sociedad con la parte comercial, también se puede crear el segmento general y el área de ventas o de compras de esta manera se podría utilizar para realizar operaciones básicas en los módulos de MM y SD como los pedidos de compra o de ventas pero mientras no tenga creado el segmento de sociedad no se podrá contabilizar nada con esos datos maestros, en muchas empresas cada segmento está a cargo de diferentes áreas, por ejemplo el área de compras crea el dato maestro con los datos básicos para poder operar y luego el área contable finaliza la creación del dato maestro con los datos de sociedad.

La creación de los datos maestros de deudores es similar a la de acreedores. Comenzamos la operación con la pantalla de inicio que nos solicita los mismos datos, un Grupo de Cuentas, el código de deudor y la sociedad. Si bien los grupos de cuentas son diferentes de los grupos de cuentas de acreedores la funcionalidad es la misma.

> Finanzas

|-> Gestión Financiera

|-> Deudores

|-> Dato Maestro

|> Crear

Los datos a completar son muy similares de los que ya hemos visto en los datos maestros de acreedores. En esta transacción cada vista se encuentra en distintas solapas.

Los campos más importantes que se ingresan en esta solapa, son los datos fiscales del deudor y si éste deudor también es acreedor, se ingresa el número de acreedor para generar el vínculo entre ambos datos maestros.

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Está publicación ha sido agregada a sus favoritos por: Julio Geldres Benites