Introducción a los datos maestros
Empezaremos a profundizar los temas de esta unidad comenzando por los datos maestros de deudores y acreedores. Los conceptos que veremos en ambos son muy similares , por lo tanto , resaltaremos las principales diferencias.
Al igual que las Cuentas de Mayor que hemos vistos en la unidad II , los datos maestros de deudores y acreedores poseen una estructura que constan de tres segmentos:
Datos Generales: La información que comprenden este segmento corresponde a los datos propios del deudor o acreedor. Aquí podemos encontrar datos como razón social o Nombre , dirección , datos impositivos , cuentas bancarias , etc . Los datos generales de un dato maestro son validos para todas las sociedades FI.
Datos de Sociedad : se cera un segmento sociedad para cada deudor o acreedor que sea datos de alta en diferentes sociedades . Los datos que se almacenan en este segmento hacen referencia a la relación que tiene el interlocutor comercial con cada sociedad . En los datos dependientes de sociedad encontraremos a la cuenta asociada donde se registran las contabilizaciones , los datos de tesorería , tipos de retenciones que realiza la sociedad entre otros .
Datos Comerciales :
- En el caso de clientes , el segmento se denomina Área de ventas y corresponde a os datos propios de facturación y expedición que maneja el módulo de SD , como las condiciones de venta acordadas en cada área .
- En el caso de proveedores , el segmento se denomina , Organización se compras y corresponde a los datos propios de las condiciones de compras y recepciones de mercadería que maneja el módulo de MM.
Para poder generar contabilizaciones en el módulo de finanzas solo es necesario que se creen los datos maestros en los dos primeros segmentos , General y Sociedad.
1 Creación de Datos Maestros.
En este punto de la lección veremos un tema que es común en la pantalla de inicio de creación de un dato maestro de deudor como acreedor.
En cualquiera de los dos casos nos encontraremos con los siguientes datos:
- Número de Deudor / Acreedor : de acuerdo a la configuración del grupo de cuentas , se deberá completar con el código de Deudor / Acreedor en caso de que posea numeración externa . Si la numeración es interna se debe dejar el campo vacío para que el sistema determine el número.
- Grupos de Cuentas : el grupo de cuentas se Utiliza para clasificar a los distintos de grupos de Deudores / Acreedores ( por ejemplo Acreedores Nacionales , Acreedores del Exterior , etc ). Esta clave de grupo determina , además , lo siguiente :
- Rango de Numeración : determina si la numeración es externa ( la asignación el usuario ) o si es interna ( la determina el sistema ). Si es externa puede ser alfanumérica.
- Acreedor / Deudor única Vez ( CPD) : Cuando una sociedad tiene relaciones comerciales esporádicas con un interlocutor puede crear un dato maestro especial en el cual registrar dichas operaciones. Los datos de una cuenta CPD no contienen los datos específicos de un acreedor o deudor sino que son datos maestros genéricos . Un ejemplo muy común es utilizarlos para la registración de los comprobantes de fondos fijos.
- Status Campo : determina que campos son obligatorios , opcionales u deben estar ocultos .
La configuración de éstos campos es competencia de un consultor funcional , pero es importante que conozcas la utilidad de Grupo de Cuentas de que en este modulo de la carera no aprendas a configurarlo.
2. Datos Mestros de Acreedores
Gráficamente los tres segmento de un dato maestro de proveedor se visualizan de la siguiente manera .
Nivel mandante -----12345---Dirección ---- Datos generales
Cuenta 12325 en cc 1000 --- Segmento de sociedad cc 1000
Cuenta 12345 en área compra 001 -- Segmento de área de compra--área de compra 001
Transacción FK01.
Finanzas---Gestión Financiera --- Acreedores ----Dato Maestro --- Crear
pantalla de inicio de acuerdo a la explicación del punto 1.
grupo de cuenta ---001 proveedor
imagen creación del dato maestro del acreedor
Una vez ingresados los datos de la pantalla de inicio presionamos Enter o el ícono verde
Solapas Datos Generales -- Dirección
Acreedor Crear : Dirección
Acreedor : Interno
tratamiento : Empresa
Nombre : OBRAS Y EQUIPAMIENTOS S.R.L
concepto . búsq : obras Guido
Dirección calle
calle / número : peron 600
Código postal / pobl. 1000 cuidad Autonoma de Buenos Aires
País : ar Región : 00
Comunicación
idioma : Es Español
Teléfono : 4444-6767
Teléfono móvil : 15-7789-0009
Fax : 4444-6768
E-mail : [email protected]
Imagen Datos Generales --Datos de Dirección
A continuación veremos los campos más relevantes de esta solapa
- Nombre : Corresponde al nombre o Razón Social de la empresa.
- Concepto de Búsqueda : este campo es importante porque esta presente en los matchcode de búsquedas. Generalmente se completa con el nombre de fantasía de la sociedad o con una descripción distinta del nombre del acreedor pero que es más familiar o fácil de recordar para el usuario.
- Dirección: se completa con los datos correspondientes al domicilio del acreedor. Estos datos estarán presentes en informes, reportes y/o correspondencia.
- Comunicación: contiene campos con los distintos medios de comunicación con el acreedor como teléfono, fax, celular, mail.
Solapa Datos Generales - Control
Esta solapa contiene los datos impositivos del proveedor y su vinculación con el dato maestro de deudor en caso de que el mismo este dado de alta también como cliente.
- Cliente: si un acreedor es al mismo tiempo deudor o cliente, en este campo se vincularan ambos datos maestros. De esta manera podrán visualizarse estados de cuenta consolidados.
- Nro. Identificación Fiscal: se utiliza para guardar el número de identificación fiscal (Nacional).
- Nro. Identificación Fiscal 2: se utiliza para guardar un segundo número de identificación fiscal (provincial).
- Tipo NIF: Indica una clasificación del NIF 1 (CUIT - Documento de Identidad - Pasaporte).
- Clase de Impuesto: Indica la clasificación fiscal del acreedor. (Inscripto, Exento, Consumidor final, etc.).
Solapa Datos Generales - Cuenta Bancaria
Esta solapa contiene los datos bancarios de un acreedor, los cuales serán necesarios en caso de realizar pagos con transferencias bancarias.
- País: Indica el país en el cual esta radicada la cuenta bancaria.
- Clave Banco: identifica el código de banco otorgado por cada Banco Central a cada uno de los bancos del país.
- Cuenta Bancaria: guarda el número de cuenta bancaria que posee el proveedor en el banco identificado en el punto anterior.
Solapa Datos de sociedad - Gestión de Cuenta
- Cuenta asociada : Determina la cuenta en la cual se imputarán en el libro Mayor o contabilidad principal las operaciones con el acreedor.El dato maestro solo pueden tener una cuenta asociada.
- Grupo de Tesorería : Código que agrupa a los acreedores a fin de visualizar sus saldos en los reportes de previsión de liquidez.
- Nro. Cta Anterior : este campo se utiliza para guardar el código que posea al acreedor en otros sistemas
Solapa Datos de sociedad - pagos
- Condición de pago : La condición pago que se especifica en este campo será propuesta al momento de registrar un documento con el acreedor . La condición de pago indica los días acordados para cancelar una factura .
- Verif . factura doble : este tilde verifica que en un mismo comprobante con el acreedor no se registre más de una vez. para hacer este control el sistema valida que el tipo de comprobante y el número de comprobante ( campo referencia) no estén ya ingresados para ese acreedor .
- Vías de Pago : la vía de pago determina el tipo de pago con el cual se le van a realizar los pagos al acreedor en los pagos automáticos . Ejemplos de las vías de pago son cheque , efectivo , transferencia . Estos datos también ser modificados posteriormente en cada documento.
- Banco Propio : determina con qué banco de la sociedad se pagará al acreedor . Es un dato de propuesta y puede ser modificado al momento de ingresar un comprobante o posteriormente.
Ampliaremos el significado y utilización de muchos campos cuando veamos el proceso correspondiente. Los datos referentes a pagos los veremos en mayor profundidad en la unidad 4.
3. Datos Maestros de Deudores .
La creación de los datos maestros de deudores es similar a la de acreedores. Comenzamos la operación con la pantalla de inicio que nos solicita los mismos datos , Un grupo de Cuentas , el Código de deudor y la sociedad. Si bien los grupos de cuentas son diferentes de los grupos de cuentas de acreedores la funcionalidad es la misma .
transacción FD01----finanzas---Gestión Financiera ---Deudores --Dato Maestro --- Crear
Solapa Datos Generales --Dirección
Los datos a completar son muy similares de los que ya hemos visto en los datos maestro de acreedores . En esta transacción cada vista se encuentra en distinta solapas.
Solapa Datos Generales -Datos de Control
Los campos más importantes que se ingresan en esta solapa , son los datos fiscales de deudor y si éste deudor también es acreedor , se ingresa el número de acreedor para generar el vinculo entre ambos.
Solapa Datos Generales --Datos Bancarios
La ultima solapa correspondiente a la vista de datos generales corresponde a las cuentas bancarias del deudor . Los datos aquí almacenados servirán para realizar pagos en caso de ser necesario.
Pagador Alternativo: tanto en acreedores como en deudores tenemos la opción de utilizar un pagador alternativo . En este campo se podrá guardar el dato maestro de otro interlocutor que se utilizará cuando sea necesario realizarse el pago distinto de aquel con quien se contrajo la deuda .
Datos de Sociedad
Para acceder a los datos de sociedad deberemos presionar el ícono Datos de Sociedad . En esta Vista se habitarán las siguientes solapas:
Solapas Datos Sociedad - Gestión de Cuenta
El dato más importante de esta solapa es la cuenta Asociada en a cual se imputarán todas las operaciones que se realicen con e deudor . Cuando utilicemos el matchcode para buscar la cuenta solo se listarán las cuentas de mayor que estén creadas como asociadas a deudores.
Solapas Datos de Sociedad - Pagos
Los datos correspondientes a pagos son valores de propuesta que se almacenan en e dato maestro y estarán presente en las operaciones que se registren en el deudor. Todos estos datos son modificables al momento de generar ingresar un documento.
finalizada la carga de datos obligatorios grabamos los datos.--se graba----
Información Adicional
Se pueden transferir de manera masiva datos maestros de deudor o acreedor en una sociedad fuente a una sociedad destino.
Desde la pantalla de SAP Easy Access , acceder a la barra de menú --Sistema -- Servicios--- Reporting.
Completar con alguno de los siguientes programas y ejecutar:
- RFBIDE10: para clientes
- RFBIKR10: para proveedores