Crear datos maestros de deudores y acreedores
Los datos maestros de deudores y acreedores poseen una estructura que consta de tres segmentos:
Datos Generales: La información que comprende este segmento corresponde a los datos propios del deudor o acreedor. Aquí podemos encontrar datos como Razón Social o Nombre, dirección, datos impositivos, cuentas bancarias, etc. Los datos generales de un dato maestro son válidos para todas las sociedades FI.
Datos de Sociedad: Se crea un segmento sociedad para cada deudor o acreedor que sea dado de alta en diferente sociedades. Los datos que se almacenan en este segmento hacen referencia a la relación que tiene el interlocutor comercial con cada sociedad. En los datos dependientes de sociedad encontraremos la cuenta asociada donde se registrarán las contabilizaciones, los datos de tesorería, Tipos de Retenciones que realiza la sociedad entre otros.
Datos Comerciales:
- En el caso de clientes, el segmento se denomina área de Ventas y corresponde a los datos propios de facturación y expendición que maneja el módulo de SD, como las condiciones de venta acordadas en cada área.
- En el caso de proveedores, el segmento se denomina, Organizaciones de Compras y corresponde a los datos propios de las condiciones de compras y recepciones de mercadería que maneja el módulo de MM.
Nota: Para poder generar contabilizaciones en el módulo de finanzas sólo es necesario que se creen los datos maestros en los dos primeros segmentos, General y Sociedad.
Creación de Datos Maestros
Tanto como deudores como acreedores se encuentran los siguientes datos:
Número de deudor / Acreedor: De acuerdo a la configuración del grupo de cuentas, se deberá completar con el código de deudor/acreedor en caso de que posea numeración externa. Si la numeración es interna se debe dejar el campo vacío para que el sistema determine el número.
Grupo de cuentas_ El grupo de cuentas se utiliza para clasificar a los distintos grupos de deudores/acreedores (Por ejemplo Acreedores Nacionales, Acreedores del exterior, etc). Esta clave de grupo determina, además lo siguiente:
- Rango de numeración: Determina si la numeración es externa (la asigna el usuario) o si es interna (la determina el sistema). Si es externa puede ser alfanumérica.
- Acreedor/Deudor Única Vez (CPD): Cuando una sociedad tienen relaciones comerciales esporádicas con un interlocutor puede crear un dato maestro especial en el cual se puedan registrar dichas operaciones. Los datos de una cuenta CPD no contienen los datos específicos de un acreedor o deudor sino que son datos maestros genéricos. Un ejemplo muy común es utilizarlos para la registración de los comprobantes de fondos fijos.
- Status Campo: Determina que campos son obligatorios, opcionales u deben de estar ocultos.
Nota: La configuración de estos campos es competencia de un consultor funcional, se pueden configurar.
Datos Mestros de Acreedores
FK01 - Creación de Dato Maestro de Proveedor
Pestaña: Datos Generales - Dirección
Nombre: Corresponde al nombre o Razón Social de la empresa
Concepto de Búsqueda: Este campo es importante porque esta presente en los matchcode de búsquedas. Generalmente se completa con el nombre de fantasía de la sociedad o con una descripción distinta del nombre del acreedor pero que es más familiar o fácil de recordar para el usuario.
Dirección: Se completa con los datos correspondientes al domicilio del acreedor. Estos datos estarán presentes en informes, reportes, y/o correspondencia.
Comunicación: contine campos con los distintos medios de comunicación con el acreedor como teléfono, fax, celular, mail.
Pestaña Datos Generales - Control
Esta pestaña contiene los datos impositivos del proveedor y su vinculación con el dato maestro de deudor en caso de que el mismo este dado de alta también como cliente.
Cliente: Si un acreedor es al mismo tiempo deudor o cliente, en este campo se vincularán ambos datos maestros. De esta manera podrán visualizarse estados de cuenta consolidados.
Nro. Identificación fiscal: se utiliza para guardar el número de identificación fiscal (Nacional).
Nro, Identificación fiscal 2: se utiliza para guardar un segundo número de identificación fiscal (provincial).
Tipo NIF: Indica una clasificación del NIF 1 (CUIT - Documento de Identidad - Pasaporte).
Clase de Impuesto: Indica la clasificación fiscal del acreedor. (Inscripto, Exento, Consumidor final, etc)
Pestaña Datos Generales - Cuenta Bancaria
Esta pestaña contiene los datos bancarios de un acreedor, los cuales serán necesarios en caso de realizar pagos con transferencias bancarias.
País: Indica el país en el cual está radicada la cuenta bancaria.
Clave de banco: Identifica el código de banco otorgado por cada Banco Central a cada uno de los bancos del país.
Cuenta bancaria: Guarda el número de cuenta bancaria que posee el proveedor en el banco identificado en el punto anterior.
Pestaña Datos de Sociedad - Gestión de Cuenta
Cuenta Asociada: Determina la cuenta en la cual se imputarán en el Libro Mayor o contabilidad principal las operaciones con el acreedor. El dato maestro sólo puede tener una cuenta asociada.
Grupo de Tesorería: Código que agrupa a los acreedores a fin de visualizar sus saldos en los reportes de previsión de liquidez.
Nro. Cta Anterior: Este campo se utiliza para guardar el código que posea el acreedor en otro sistema.
Pestaña Datos de Sociedad - Pagos
Condiciones de pago: La condición de pago que se especifica en este campo será propuesta al momento de registrar un documento con el acreedor. La condición de pago indica los días acordados para cancelar una factura.
Verif. Factura Doble: Este tilde verifica que un mismo comprobante con el acreedor no se registre más de una vez. Para hacer este control el sistema valida que el tipo de comprobante y el número de comprobante (Campo de Referencia) no estén ya ingresados para ese acreedor.
Vías de pago: La vía de pago determina el tipo de pago con el cual se levan a realizar los pagos al acreedor en los pagos automáticos. Ejemplos de las vías de pago son Cheques, efectivo, transferencia. Estos datos también son propuestos y pueden ser modificados posteriormente en cada documento.
Banco propio: Determina con que banco de la sociedad se le pagará al acreedor . Es un dato de propuesta y puede ser modificado al momento de ingresar un comprobante o posteriormente.
Datos Maestros de Deudor
FD01 - Crear dato maestros de deudores
Pestaña Datos Generales - Dirección
Similares a los datos de acreedores.
Pestaña Datos Generales - Datos de control
Similares a los datos de acreedores.
Pestaña Datos Generales - Datos Bancarios
Correspondiente a la vista de datos generales corresponde a las cuentas bancarias del deudor. Los datos de aqui almacenados servirán para realizar pagos a en caso de ser necesario.
Pagador Alternativo: Tanto en acreedores como en deudores tenemos la opción de utilizar un pagador alternativo. En este campo de podrá guardar el dato maestro de otro interlocutor que se utilizará cuando sea necesario realizarle el pago a alguien distinto del aquel con quien se contrajo la deuda.
Datos de Sociedad---> Al presionar este ícono vista se habilitarán las siguientes pestañas:
- Pestaña Datos Sociedad - Gestión de Cuenta: El dato más importante de esta solapa es la Cuenta Asociada en la cual se imputarán todas las operaciones que se realicen con el deudor. Cuando utilicemos el matchcode para buscar las cuentas sólo se listarán las cuentas de mayor que están creadas como asociadas a deudores.
- Solapa Datos de Sociedad - Pagos: Los datos correspondientes a pagos son valores de propuesta que se almacenan en el dato maestro y estarán presente en las operaciones que se registren en el deudor. Todos estos datos son modificables al momento de generar/ingresar un documento.
Información Adicional
Se pueden transferir de manera masiva datos maestros de deudor o acreedores creados en una socuiedad fuente a una sociedad destino.
Desde la pantalla de SAP Easy Access, acceder a la barra de Menú >> Sistema >> Servicios >> Reporting
Completar con alguno de los siguientes programas y ejecutar:
RFBIDE10: PARA CLIENTES
RFBIKR10: PARA PROVEEDORES