INTRODUCCIÓN A LOS DATOS MAESTROS
Para poder dar de alta los acreedores o deudores en SAP, requerimos ingresar los datos maestros en 3 distintos segmentos:
Datos generales : En este segmentos se ingresan los datos propios del deudor o acreedor tales como la razón social, dirección, cuentas bancarias, etc.
Datos sociedad : Se crea un segmento sociedad para cada deudor o acreedor que sea dado de alta en diferentes sociedades.
Datos comerciales : Este segmento se crea dependiendo si es acreedor o deudor
Clientes -- > El segmento es el área de ventas y contiene los datos de facturación, condiciones de venta acordados, etc., todo esto dentro del módulo SD
Proveedores --> El segmento es la Organización de compras y contiene información como las condiciones de pago o condiciones para la recepción de mercancía, todo esto en el módulo MM.
CREACIÓN DE DATOS MAESTROS
Para poder contabilizar en FI es necesario que se creen los datos maestros de los 2 primeros segmentos (Generales y Sociedad)
Para la creación de datos maestros debemos de asignar un número para el acreedor o el deudor:
* Número de deudor / acreedor : Esta asignación de número puede ser interna o externa
Interna --> La asignación la realiza el sistema de acuerdo a la configuración del grupo de cuentas, por lo que el campo debe dejarse en blanco.
Externa --> La realiza de manera manual el usuario y se debe colocar el código acorde al grupo de cuentas configurado. Es una clave alfanumérica.
* Grupo de cuentas : Se utiliza para clasificar a los distintos grupos de deudores / acreedores, ej: Acreedores nacionales y acreedores extranjeros. Además nos ayuda a determinar:
- Rango de numeración : Interna o externa
- Acreedor / Deudor única vez : Sus datos maestros son genéricos, ya que se utilizan de manera esporádica.
- Status campo : Da la opción de que el campo sea obligatorio, opcional, para visualización u oculto.
DATOS MAESTROS ACREEDORES
Para poder crear los datos maestros de un acreedor debemos ingresar a la transacción FK01
En su primer pantalla esta transacción nos va a solicitar:
* Código de acreedor (asignación interna - sistema o externa - manual)
* Grupo de cuentas
* Sociedad en la que será dado de alta el acreedor
Una vez ingresados estos datos encontraremos diferentes solapas que debemos ir llenando de la siguiente manera:
Datos generales dirección
Nombre -- > Razón social o nombre del acreedor
Concepto de búsqueda --> Se puede colocar un nombre corto o sobrenombre con el que resulte más fácil ubicar al acreedor
Dirección --> Refiere a el domicilio fiscal del acreedor
Comunicación --> Colocaremos todos los datos de comunicación con el cliente, tales como teléfonos, email, fax, etc.
Datos generales Control
Control de cuentas (cliente) --> Si un acreedor es al mismo tiempo deudor o cliente, en este campo se vincularán ambos datos maestros; de esta manera se pueden obtener estados de cuenta consolidados.
Número de identificación fiscal --> Datos fiscales del acreedor
Tipo NIF --> Indica una clasificación del NIF 1
Clase de impuesto --> Indica la clasificación fiscal del acreedor (exento, etc.)
Datos generales Cuenta bancaria
País --> Dónde se ubica la cuenta bancaria
Clave de banco --> El código de banco que asigna el banco central
Cuenta bancaria --> Número de cuenta bancaria
Datos de sociedad - Gestión de cuenta
Cuenta asociada --> El dato maestro sólo puede tener una cuenta asociada y determina la cuenta en la que se imputarán en el libro mayor las operaciones.
Grupo de tesorería --> Código que agrupa a los acreedores para visualizar reportes de previsión de liquidez.
Número de cuenta anterior --> Se utiliza para guardar el código que tenía el acreedor en algún otro sistema.
Datos de sociedad - Pagos
Condición de pago --> Indica los días acordados para cancelar una factura y esto debe acordarse con el acreedor al momento de establecer la venta de mercancía o la prestación del servicio.
Verificación factura doble --> Este campo nos ayuda a evitar que un mismo documento sea registrado en más de una ocasión en el mismo acreedor.
Vías de pago --> Determina el medio por el que se realizará el pago, ya sea cheque, transferencia bancaria, etc. Esto puede modificarse con el tiempo.
Banco propio --> Determina el banco de la sociedad con el que se realizarán los pagos al acreedor.
DATOS MAESTROS DEUDORES
De la misma manera que se dan de alta los datos maestros para la creación de un acreedor, podemos dar de alta un deudor mediante la transacción FD01. En su primer pantalla debemos ingresar el código de deudor, la sociedad en la que se dará de alta y el grupo de cuentas al que será asignado.
Una vez que se ingresaron los datos anteriores, tal como se hizo con el acreedor debemos llenar los datos en las siguiente solapas:
Datos generales - Dirección --> Serán los datos generales del deudor tales como su domicilio fiscal, la razón social y medios de comunicación como teléfonos.
Datos generales - Datos de control --> En esta solapa se colocan los datos fiscales del deudor, en caso de que el deudor también sea acreedor aquí debemos ingresar el dato para poder crear el vínculo.
Datos generales - Datos bancarios --> Se colocan los datos de las cuentas bancarias del deudor.
En esta solapa también podemos encontrar el campo *** Pagador alternativo*** este se utilizará cuando el pago deba realizarse a un tercero distinto de aquel con quien se contrajo la deuda.
Datos sociedad - Gestión de cuenta --> Especificar la cuenta asociada donde se imputarán todas las operaciones que se tuvieron con el deudor.
Finalizada la carga de datos en las distintas solapas, se procede a grabar la información para que el sistema confirme que se ha dado de alta el deudor o acreedor en el sistema.