✒️SAP FI / Los datos maestros acreedores y clientes Por Ignacio Herrera Garcia
SAP FI Los datos maestros acreedores y clientes
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DATOS MAESTROS DE PROVEEDORES Y DEUDORES
Segmentos
Tal como en el plan de cuentas los datos maestros de deudores y acreedores también poseen segmentos, en este caso en particular, son tres segmentos:
Segmento General: Este segmento que posee datos propios del deudor y acreedor los cuales son válidos para todas las sociedades y todas las organizaciones comerciales. Dentro de este segmento encontramos el nombre, dirección, datos bancarios, impositivos, etc.
Segmento Sociedad: Cada dato maestro puede ser creado en una sociedad para poder transaccionar con el deudor o acreedor. Esto significa que un mismo acreedor o deudor puede ser creado bajo un mismo dato maestro en varias sociedades y cada sociedad tendrá una relación diferente con dicho deudor/acreedor y por lo tanto en este segmento se identificaran los datos relevantes para cada sociedad. En este segmento encontraremos datos como la cuenta asociada, en el grupo de tesorería, las vías de pago.
Segmento Comercial: El segmento comercial se identifica de manera diferenciada si se trata de un deudor o acreedor. Este segmento es válido para otros módulos de SAP. Para trabajar en el módulo de FI solo son necesarios los primeros dos segmentos, es por ello que no profundizaremos estos temas.
- Organización de Compras: Las organizaciones de compra forman parte de la estructura organizativa dl modulo MM. Los acreedores son creados bajo una organización de compras.
- Organización de Ventas: Las organizaciones de venta forman parte de la estructura organizativa del modulo de SD. Los clientes son creados bajo una determinada organización de ventas y en cada una de ellas el cliente puede tener una relación comercial diferente.
Para poder crear los datos maestros de deudores y acreedores necesitamos realizar algunas configuraciones. No son muchas y en líneas generales son sencillas.
Si bien en el sistema se encuentra separado lo que es de deudores y acreedores, nosotros nos enfocaremos sobre uno de los interlocutores y resaltaremos las principales diferencias entre ambos. Igualmente, en los ejercicios y através de la práctica se complementarán los temas no expuestos en esta lección.
GRUPOS DE CUENTA
Los grupos de cuenta son un dato fundamental a la hora de crear un dato maestro dado que determinan que campos del maestro son obligatorios, opcionales o deben estar ocultos. Adicionalmente, el Grupo de Cuentas es importante para determinar la numeración del dato maestro.
A continuación, aprenderemos como se crean en el sistema los grupos de cuentas, la creación de cada grupo implica la definición del status campo:
A nivel funcional un grupo de cuentas se utiliza para diferenciar los datos maestros según determinadas características que permitan agrupar los datos maestros.
Por ejemplo se podría crear un grupo para acreedores nacionales y un grupo para acreedores del exterior, también, podrían diferenciarse por grandes rubros como Acreedores de bienes productivos y Acreedores varios. La definición de que grupos de cuentas se deben crear dependerá de las necesidades que posea cada sociedad.
Al ingresar a la transacción nos encontraremos con la lista de Grupos existentes en el sistema. Cada grupo tiene la función de determinar cual será el status campo al momento de crear un dato maestro.
Presionando el icono Detalles ( lupa ) o Entradas Nuevas se pueden observar los datos necesarios para crear un nuevo grupo o modificar un grupo existente.
Los datos relevantes son los siguientes:
- Grupo de Cuenta: Código de hasta 4 caracteres alfanuméricos que identificara al grupo de cuentas.
- Denominación: Se deberá ingresar un texto que identifique a los grupos de cuentas.
- Cuenta Pro Diversos: Los Grupos de cuentas prodiversos o CDP son llamados cuentas de única vez. Este tipo de dato maestro tiene una particularidad de que se crea un único dato maestro genérico que no posee datos de un proveedor en particular sino que al momento de imputarse contablemente, el sistema solicita los datos del acreedor o deudor como nombre, domicilio, identificación fiscal, etc.
La finalidad de estos datos maestros es utilizarlos para aquellos acreedores o deudores que se utilizan de manera esporádica y a que no justifica que se de de alta un dato maestro en particular para cada uno de ellos.
Ampliamos este tema en la siguiente unidad.
Para definir el status campo de un grupo de cuentas, encontraremos un sector en el cual tendremos disponible una entrada por cada segmento del dato maestro. Haciendo doble clic sobre el segmento, o posicionados sobre un segmento en particular y presionando el icono Desglosar Status Campo, se abrirá una nueva pantalla que contendrá cada una de las solapas que forman parte del segmento.
En la siguiente imagen, se puede observar que para el Grupo de Cuentas 0001, segmento Datos Generales, se habilitan las solapas Direccion, Comunicación, Control, Pagos y Persona de Contacto.
Con doble clic sobre alguna de las solapas, llegaremos al nivel de campos que componen la solapa. Para cada uno de estos campos se podrá definir se dicho dato será un dato oculto, de entrada obligatoria, de entrada opcional o solo de visualización.
La cantidad y forma de parametrizar los grupos de cuentas dependerá del requerimiento de cada empresa. Hay campos que son básicos y deben estar presentes en cualquier registro maestro como el nombre y la cuenta asociada, pero muchos de otros campos estarán sujeto a otras condiciones de acuerdo a la necesidad de datos y utilización que se requiera.
También es muy común que tengan rangos de números bien diferenciados de manera de poder identificar fácilmente a que grupo de cuentas pertenece un deudor o acreedor.
TABLAS IMPORTANTES
LFA1 Es la tabla que contiene los datos generales de los acreedores.
LFB1 Es la tabla que contiene los datos de la sociedad de acreedores.
LFBK Es la tabla que contiene los datos Bancarios de los acreedores.
KNA1 Es la tabla que contienen los datos generales de deudores.
KNB1 Es la tabla que contiene los datos de la sociedad de los deudores.
KNBK Es la tabla que contiene los datos bancarios de los deudores.
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Sobre el autor
Publicación académica de Ignacio Rafael Herrera Garcia, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado.
SAP Senior
Ignacio Rafael Herrera Garcia
Profesión: Contador Público - Mexico - Legajo: HN75U
✒️Autor de: 55 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Soy una persona de facil trato, gusta trabajar en equipo y espero aprovechar este curso para aprender y desarrollar los conocimientos adquiridos en el mismo
Certificación Académica de Ignacio Herrera
