LECCION: DATOS MAESTROS ACREEDORES Y CLIENTES
1-INTRODUCCION
En el nivel inicial hemos aprendido a gestionar altas, modificaciones y visualizaciones de datos maestros de acreedores y deudores. Los interlocutores comerciales son una parte importante en los procesos de las emprsas ya que con ellos se gestionaran los créditos y deudas.
2-DATOS MAESTROS DE PROVEEDORES Y DEUDORES
SEGMENTOS
Tal como en el plan de cuentas los datos maestros de deudores y acreedores también poseen segmentos, en este caso en particular, son tres segmentos:
Segmento General: este segmento posee datos propios del deudor y acreedor los cuales son válidos para todas las sociedades y todas las organizaciones comerciales. Dentro de este segmento encontramos el nombre, dirección, datos bancarios, impositivos, etc.
Segmento Sociedad: cada dato maestro puede ser creado en una sociedad para poder transaccionar con el deudor o acreedor. Esto significa que un mismo acreedor o deudor puede ser creado bajo un mismo dato maestro en varias sociedades y cada sociedad tendrá una relación diferente con dicho deudor/acreedor y por lo tanto en este segmento se identificarán los datos relevantes para cada sociedad. En este segmento encontraremos datos como la cuenta asociada, el grupo de tesorería, las vias de pago.
Segmento Comercial: el segmento comercial se identifica de manera diferenciada si se trata de un deudor o acreedor. Este segmento es válido para otros módulos de SAP. Para trabajar en el módulo FI solo son necesarios los primeros dos segmentos, es por ello que no profundizaremos estos temas.
Organización de Compras: las organizaciones de compra forman parte de la estructura organizativa del módulo MM. Los acreedores son creados bajo una organización de compras.
Organización de Ventas: las organizaciones de venta forman parte de la estructura organizativa del módulo SD. Los clientes sonc creados bajo una determinada organización de ventas y en cada una de ellas el cliente puede tener una relación comercial diferente.
CONFIGURACION
Para poder crear datos maestros de deudores y acreedores necesitamos realizar algunas configuraciones. No son muchas y en lineas generales son sencillas.
Si bien en el sistema se encuentra separado lo que es de deudores y acreedores, nosotros nos enfocaremos sobre uno de los interlocutores y resaltaresmo las principales diferencias entre ambos. Igualmente en los ejercicios y através de la práctica se complementarán los temas no expuestos en la lección.
GRUPOS DE CUENTA
Los grupos de cuenta son un dato fundamental a la hora de crear un dato maestro dado que determinan que campos del maestro son obligatorios, opcionales o deben estar ocultos. Adicionalmente, el grupo de cuentas es imnportante para determinar la numeración del dato maestro.
A continuación aprenderemos cómo se crean en el sistema los grupos de cuentas, la creación de cada grupo implica la definición del status campo:
TRANSACCION SPRO
IMG>Gestión financiera nuevo>Contabilidad de deudores y Acreedores>Cuentas de Acreedor>Datos Maestros>Preparar creación de datos maestros de acreedores>Definir grupo cuentas con formato de pantalla
A nivel funcional, un grupo de cuentas se utiliza para diferenciar los datos maestros segun determinadas caracteristicas que permiten agrupar los datos maestros.
Por ejemplo, se podría crear un grupo para acreedores nacionales y un grupo para acreedores del exterior, también podrían diferenciarse por grandes rubros como Acreedores de bienes productivos y Acreedores varios. La definción de que grupos de cuentas se deben crear dependerá de las necesidades que posea cada sociedad.
Al ingresar a la transaccion nos encontraremos ocn la lista de Grupos existentes en el sistema. Cada grupo tiene la función de determinar cual será el status campo al momento de crear un dato maestro.
Presionando el icono Detalles (lupa) o Entradas Nuevas se pueden observar los datos necesarios para crear un nuevo grupo o modificar un grupo existente.
Los datos relevantes son los siguientes:
-Grupo de Cuenta: código de hasta 4 caracteres alfanumericos que identificara el grupo de cuentas.
-Denominación: se deberá ingresar un texto que identifique a los grupos de cuentas.
-Cuenta Pro Diversos: los grupos de cuentas prodiversos o CPD son los llamados cuentas de única vez. Estte tipo de dato maestro tiene una particularidad de que se crea un unico dato maestro generico que no posee datos de un proveedor en particular sino que al momento de imputarse contablemente, el sistema solicita los datos del acreedor o deudor como nombre, domicilio identificacion fiscal, etc.
La finalidad de estos datos maestros es utilizarlos para aquellos acreedores o deudores que se utilizan de manera esporádica y que no justifica que se de de alta un dato maestro en particular para cada uno de ellos.
AUDIO: Como consultores del modulo FI no nos corresponde configurar la parte de compras y o ventas de los datos maestros, esta misma entrada de customizing tambien se encuentran en los módulos de MM y SD, el status campo que corresponde a las áreas comerciales es algo que tiene impacto en los respectivos módulos y donde nosotros no debemos configurarlo, en cambio la parte general de los maestros esta compartida la pueden configurar los consultores de MM y SD tanto como nosotros los consultores FI.
Para definir el status campo de un grupo de cuentas, encontraremos un sector en el cual tendremos disponible una entrada por cada segmento del dato maestro. Haciendo doble clic sobre el segmento, o posicionados sobre un segmento en particular y presinando el ícono Desglosar Status Campo, se abrirá una nueva pantalla que contendrá cada una de las solapas que forman parte del segmento.
Con Doble clic sobre alguna de las solapas, llegaremos al nivel de campos que componen solapa. Para cada uno de éstos campos se podrá definir si dicho dato será un dato oculto, de entrada obligatoria, de entrada opcional o solo de visualización.
El dato Pais es un dato que no esta en el campo Status campo para configurar, el Pais es siempre un dato obligatorio en los datos maestros de deudores y acreedores, debemos tener especial atencion de esto porque el pais define algunos datos de control como por ejemplo el codigo postal, las regiones, la longitud de campo como la identificación fiscal o las cuentas bancarias, estos controles dependen de las configuraciones de paises que posee SAP y no del dato maestro en si, es por eso que si necesitamos modificar alguna de estas configuraciones tiene que ser directamente desde la configuración de Paises.
En esta lección hemos aprendido a configurar los grupos de cuentas.
La cantidad y forma de parametrizar los grupos dependerá del requerimiento de cada empresa. Hay campos que son básicos y deben estar presentes en cualquier registro maestro como el nombre y la cuenta pero muchos de los otros campos estarán sujeto a otras condiciones de acuerdo a la necesidad de datos y utilización que se requiera.
También, es muy común que tengan rangos de números bien diferenciados de manera de poder identificar facilmente aq uqe grupo de cuentas perteneces un deudor o acreedor.
TABLAS IMPORTANTES
TABLAS DE ACREEDORES
LFA1
Es la tabla que contiene los datos generales de los acreedores
LFB1 Es la tabla que contiene los datos de sociedad de los acreedores.
LFBK es la tabla que contiene los datos bancarios de los acreedores
TABLAS DE DEUDORES
KNA1 Es la tabla que contiene los datos generales de deudores
KNB1 Es la talba que contiene los datos de sociedad de los deudores
KNBK Es la tabla que contiene los datos Bancarios de los deudores.