Estructura Organizativa en SAP FI: Sociedad y Divisiones
En esta lección aprenderemos a configurar la estructura organizativa en SAP FI, un proceso fundamental para establecer la organización contable de la empresa en el sistema. La estructura organizativa define la relación jerárquica entre elementos clave, tales como la sociedad y las divisiones, y otros componentes que sustentan el funcionamiento de SAP FI.
Introducción a la Estructura Organizativa en SAP FI
La estructura organizativa, también conocida como plan organizativo, representa la jerarquía de relaciones entre los elementos organizacionales de una empresa dentro del sistema SAP. Aunque el concepto es consistente en todos los módulos, cada módulo de SAP (por ejemplo, FI, MM, SD) utiliza objetos organizativos específicos para sus necesidades.
Ejemplo de Objetos Organizacionales en Diferentes Módulos:
Módulo MM (Material Management):
Estructura física: Sociedad, centros, almacenes.
Estructura operativa: Sociedad, organización de compras, centros.
Módulo FI (Financial Accounting):
Estructura financiera: Sociedad, divisiones, mandante.
Niveles de la Estructura Organizativa en SAP FI
A continuación, se describen los niveles organizativos clave en SAP FI:
Mandante (Client):
Es el nivel más alto en la jerarquía de SAP, común a todos los módulos del sistema ERP. Los datos configurados a nivel de mandante se aplican a todas las unidades organizativas y se definen una sola vez (por ejemplo, los tipos de cambio). En SAP, el mandante se identifica por un código de tres dígitos.
Sociedad (Company Code) en FI:
Una sociedad es una entidad jurídica independiente que representa la estructura mínima necesaria para los procesos contables en SAP FI. Cada sociedad puede generar estados financieros y reportes exigidos por ley, como el balance general y la cuenta de resultados. En SAP, la sociedad se identifica con una clave alfanumérica de cuatro dígitos, que se utilizará para realizar imputaciones contables y generar reportes específicos.
Divisiones (Business Areas):
Las divisiones representan áreas independientes dentro de una empresa y pueden utilizarse en múltiples sociedades. Son útiles para realizar análisis contables y generar informes financieros internos (balances y cuentas de resultados) por áreas de negocio, como División Automotriz o División Motos, independientemente de la sociedad en la que se hayan registrado las transacciones.
Configuración de la Sociedad en SAP FI
En la práctica, se suele copiar una sociedad estándar preconfigurada en SAP para cada país, aprovechando las parametrizaciones legales y fiscales propias de cada región. Este proceso agiliza la configuración, ya que se replican parámetros específicos de la sociedad de origen, como tipo de moneda, dirección, y categorías fiscales. Una vez realizada la copia, se pueden personalizar los datos específicos de la nueva sociedad (nombre, país, dirección, identificación fiscal, entre otros).
Pasos para Crear y Configurar una Sociedad en SAP FI:
Definición de la Sociedad:
Utilizar la transacción SPRO y navegar por IMG > Estructura de la empresa > Definición > Gestión financiera > Tratar, copiar, borrar, ver sociedad.
Seleccionar una clave alfanumérica de cuatro dígitos para identificar la sociedad.
Parámetros Globales:
Una vez creada la sociedad, se configuran los parámetros globales, donde se asignan el plan de cuentas operativo y el ejercicio fiscal.
Ruta en SPRO: IMG > Gestión financiera (nuevo) > Parametrizaciones básicas > Parámetros globales para la sociedad.
Configuración de Datos Adicionales:
Acceder a los datos adicionales específicos de la sociedad, como la dirección, identificación fiscal y parámetros de localización que varían según el país. Estos datos se usan en formularios (órdenes de pago, facturas) y reportes, y cumplen con normativas fiscales.
Creación de Divisiones
Las divisiones son sencillas de crear y no están ligadas a una sociedad específica, por lo que pueden ser utilizadas en cualquiera de ellas. Para crear una división, simplemente se selecciona una clave alfanumérica de hasta cuatro dígitos y un texto explicativo.
Ruta para Crear Divisiones:
SPRO > IMG > Estructura de la empresa > Definición > Gestión financiera > Crear divisiones.
Tablas Importantes en la Estructura Organizativa
SAP utiliza varias tablas importantes para almacenar datos organizativos, como las sociedades y sus direcciones:
Tabla T001: Contiene la lista de sociedades creadas, identificadas por el campo BUKRS.
Tabla ADRC: Gestiona las direcciones en SAP (gestión central de direcciones). La relación entre las tablas T001 y ADRC se establece a través del campo ADRNR en T001, que enlaza con el campo ADDRNUMBER en ADRC, permitiendo asociar direcciones con sociedades, clientes o proveedores.
Órdenes de Transporte en SAP
Las órdenes de transporte permiten mover las configuraciones realizadas en el sistema de desarrollo hacia los sistemas de calidad o producción. En SAP, las transacciones SE01, SE09, y SE10 son utilizadas para gestionar estas órdenes de transporte, asegurando que las configuraciones y personalizaciones sean replicadas con precisión en todos los entornos.
Tip: Configuración Específica por País
Algunos países cuentan con localización en SAP, que es una adaptación del sistema para cumplir con regulaciones fiscales y legales locales. Esto puede afectar la configuración de ciertos campos, como los impuestos y el tipo de identificación fiscal, en los datos adicionales de la sociedad.