UNIDAD 5: LA ADMINISTRACION DE LA RENTABILIDAD - PROFIABILITY MANAGEMENT
LECCION 4. CONTABILIZACIONES REALES EN LA CONTABILIDAD DE CENTROS DE BENEFICIO
1. Resultados por Áreas de Responsabilidad
En la nueva contabilidad de libro mayor (New G/L), se necesita seleccionar el escenario de actualización del centro de beneficio para moldear la contabilidad de este. Un centro de beneficio es una unidad organizativa orientada a la gestión, que permite calcular beneficios separados por periodo. Dividir una empresa en centros de beneficio permite delegar responsabilidades empresariales a estas unidades organizativas descentralizadas. Por tanto, se puede afirmar que un centro de beneficio es una empresa dentro de otra empresa.
Un centro de beneficio (Cebe) difiere de un centro de coste en que los centros de coste simplemente representan las unidades donde se incrementan los costos de preparación para funcionamiento. En cambio, la persona a cargo del Cebe es responsable de compensar los costos e ingresos.
La contabilidad de Cebe permite calcular el resultado operativo interno para un centro de beneficio conforme al método de costes totales o al método de costes de ventas. También es posible realizar un balance contable e informar indicadores financieros para un centro de beneficio.
Beneficios de utilizar la contabilidad de resultado en el nuevo libro mayor:
· Desglose de documento: Permite identificar débitos y créditos según su origen a nivel de centro de beneficio y crear balances contables a nivel de Cebe.
· Reconciliación automática: No se necesita reconciliación entre FI y la contabilidad de centros de beneficios, puesto que esta es automática.
· Imputaciones en otros módulos: En sistemas como Logística, ya existen imputaciones al Cebe en materiales o en pedidos de cliente. En algunas operaciones, el centro de beneficio se determina a través del desglose de documento para posiciones que no lo poseen (débitos y créditos).
· Reconocimiento de débitos y créditos: Si es necesario reconocer los débitos y créditos según el origen a nivel de centro de beneficio, debe utilizarse el desglose de documentos obligatoriamente. Si se desea llevar ese balance a nivel de segmento, también debe activarse el escenario de actualización de centro de beneficio.
· Métodos de coste: Puede usarse un método de coste totales o un método de costes de ventas en la Contabilidad de Cebe. Si se desea usar el método de costes de ventas, debe activarse el escenario contable de costes de venta y configurarse las parametrizaciones correspondientes. Esto también permite analizar diversos indicadores financieros para centros de beneficio.
La versatilidad de la Contabilidad de Cebe permite que cualquier empresa, independientemente de su rubro y tipo/forma de fabricación, pueda utilizarla.
1. Unidades Organizativas y Datos Maestros
Las imputaciones a los centros de beneficio (Cebe) de todos los objetos relevantes para el beneficio desempeñan un papel fundamental, ya que determinan cómo se divide la actividad empresarial en áreas de responsabilidad. Las imputaciones pueden provenir de datos maestros como: materiales, centros de coste, proyectos o elementos PEP, órdenes internas (OI), pedidos de cliente, activos fijos, objetos de costes, objetos de PA, etc.
Cada centro de beneficio se asigna a la unidad organizativa desde una sociedad CO. Todos los Cebe de una sociedad CO deben estar asignados a un nodo de la jerarquía estándar de centros de beneficio, que refleja la estructura organizativa de la contabilidad de centros de beneficio de la empresa.
Al realizar contabilizaciones manuales en cuentas de mayor en GL, se puede especificar el centro de beneficio o el centro de beneficio interlocutor. Para las clases de costes primarios, el centro de beneficio se deriva automáticamente desde el objeto de imputación correspondiente. No se puede introducir el centro de beneficio para créditos patrimoniales o partidas individuales generadas automáticamente. Si se utiliza el desglose de documento, el sistema puede asignar el centro de beneficio a través de este método.
Si se produce un cambio en la imputación, desde el punto de vista de Controlling, que sea relevante para el libro mayor (Cebe o área funcional), esto generará un desplazamiento entre las partidas afectadas en la cuenta de Pérdidas y Ganancias. Por lo tanto, hay que realizar esta transferencia de información a FI. La integración en tiempo real permite realizar esta transferencia de información, resultando en la reconciliación automática entre FI y CO.
2. Contabilidad General Clásica vs. Tradicional
El objetivo es integrar la contabilidad de Cebe con el libro mayor, por lo que se activa el escenario de actualización del Centro de Beneficio (FIN_PCA).
Customizing de New G/L
Para activar el escenario FIN_PCA de Centro de Beneficio en New G/L, debemos seguir la siguiente ruta en el Spro:
Gestión Financiera (nueva) > Parametrizaciones globales de gestión financiera (nueva) > Ledgers > Asignar escenarios y campos de clientes a ledgers
No tiene sentido activar la contabilidad de centros de beneficio en paralelo, ya que esto incrementaría el volumen de datos de forma innecesaria. La contabilidad actual de New G/L permite obtener los mismos beneficios que la Contabilidad de Cebe.
Algunas consideraciones importantes:
· Proximidad a FI o CO: Si el departamento de Gestión Financiera de la empresa se encarga de la contabilidad de Cebe, integrar esta con el nuevo libro mayor será mucho más ventajoso.
· Necesidades de informes: Si se necesitan ratios sobre cada nivel de centro de beneficio y desdoblar las cuentas patrimoniales en cada documento según los Cebe imputados, es necesario habilitar New G/L con la partición o desglose de documento.
· Informes de segmento: Si se necesitarán informes de segmento en el futuro, deberá usarse el escenario de actualización de Cebe y de segmentos.
· Reconciliaciones regulares: Si se efectúan reconciliaciones regulares entre la Contabilidad de Centros de Beneficio y FI, el esfuerzo se reducirá, ya que en New G/L la reconciliación es automática.
Es importante considerar que al implementar New G/L, el paso de activación en el Customizing no es reversible. Por ello, se recomienda hacer un respaldo de las instancias con el Basis de la organización para poder volver al punto de partida si se desea desactivar New G/L. Las instalaciones nuevas de SAP ya tienen activo el New G/L, a diferencia de las instalaciones antiguas, donde la activación de New G/L es a demanda del cliente después de una actualización posterior a la versión o release 5.0.
3. Contabilidad de activos fijos y Centros de beneficio
Cuando se producen depreciaciones en FI a través del programa RAPOST2000, se realiza una transferencia de valores a la contabilidad de Cebe. Las amortizaciones de todo tipo se contabilizan en el módulo de FI-AA o Contabilidad de Activos Fijos, a través del programa de amortizaciones RAPOST2000.
Esta integración empresarial tiene como objetivo modelar los balances contables del centro de beneficio y los movimientos de activos fijos. El segmento y el centro de beneficio no pueden definirse directamente desde el registro maestro del activo fijo. Por lo general, estos dos objetos se derivan de un centro de coste o una orden CO, información que sí está disponible en el registro maestro del activo fijo. Los tipos de imputación se definen en el Customizing para la contabilidad de activos fijos.
4. Pedido (MM)
Dentro del módulo Logístico de Gestión de Materiales (MM), el centro de beneficio se deriva para las contabilizaciones basadas en los materiales o los objetos de CO implicados en el pedido de compras. En el caso de un pedido para almacén, el centro de beneficio se toma del maestro de materiales a través de la posición del pedido. El centro de beneficio determinado se reenvía a la entrada de mercancías para la contabilización.
5. Entrada de mercancías para pedido
Cuando se contabiliza un pedido con una imputación, el sistema registra el empleo de mercancías al recibirlas. La cuenta de EM/RF actúa como una cuenta de compensación para la entrada de mercancías y recepción de facturas, obteniendo así los costes de consumo de materiales en los centros de beneficio correspondientes.
Los segmentos se derivan desde el centro de beneficio en el maestro de materiales para los procesos logísticos. El dato del centro de beneficio se guarda en el maestro de materiales en la sección de Cálculo de costes 1 y en las etiquetas de Datos de centro.
6. Entrada de facturas para pedido
Cuando se contabiliza una entrada de mercancías, el centro de beneficio se determina siempre indirectamente a partir del documento anterior. Si el importe de la factura difiere del precio estándar del material comprado, habrá una diferencia de precio al contabilizar la recepción de la factura. Estas diferencias de precio se asignan al centro de beneficio del material comprado, siempre que se trate de un pedido no asignado. Si la cuenta de diferencias está definida como clase de coste, el importe se contabiliza en el centro de beneficio del objeto de CO correspondiente.
7. Costes secundarios
Cuando se integra en tiempo real CO con FI, los costos secundarios deben reconvertirse a través de la determinación de cuentas para la transferencia de los documentos de CO al libro mayor. A diferencia de la contabilidad de centros de beneficio clásica, la clase de coste secundario se actualiza directamente en el campo Cuenta.
Como resultado, se pueden visualizar clases de coste secundario y cuentas de balance/PyG en el campo Cuenta en los informes. New G/L permite crear informes utilizando solo clases de coste y también visualizar la clase de coste como información adicional.
El centro de beneficio del objeto de imputación del emisor se acredita, y el centro de beneficio correspondiente del objeto de imputación del receptor se especifica como el centro de beneficio interlocutor. Todas las imputaciones secundarias entre objetos de CO se asignan a los centros de beneficio mediante la integración en tiempo real.
8. Contabilidad de objetos de coste: Salida e mercancías
En una recolecta de mercaderías de un material de almacén para una orden de fabricación, el centro de beneficio se determina a partir de los materiales producidos.
La toma de materias primas de almacenes para la orden de fabricación asigna las contabilizaciones de stock y de consumo al mismo centro de beneficio. En este caso, el centro de beneficio y el centro de beneficio interlocutor son idénticos.
9. Contabilidad de objetos de coste: Confirmación / Liquidación
Durante el proceso de liquidación de una orden de fabricación, la diferencia resultante entre el cargo y el abono se contabiliza en una cuenta de diferencias de precio. Este importe corresponde a las desviaciones en la orden de fabricación, entre el gasto total de fabricación y el valor de entrada de mercancías acreditado a la orden de fabricación, el cual corresponde al precio estándar del material producido. Este precio es el que incrementa el valor de stock en el inventario de productos terminados. La diferencia se contabiliza en una cuenta de diferencia de precio.
10. Transferencia desde Comercial
Desde un pedido de cliente, la asignación de un centro de beneficio pasa a la entrega y luego al documento de facturación. El cambio en los stocks se contabiliza en el centro de beneficio al producirse la salida de mercancías.
Si la cuenta de resultados contable está activada, la cuenta de mayor para modificaciones en el stock debe estar definida como clase de elemento. Si la CO-PA contable no está activada, debe definirse esta cuenta como cuenta de pérdidas y ganancias (PyG). El centro de beneficio se asigna a nivel de posición del pedido de cliente.
Los siguientes datos se transfieren desde documentos de facturación, notas de cargo y de abono a la Contabilidad de Cebe:
· Ingresos
· Reducciones de ingresos (expedición, descuentos, rappels, etc.)
· Periodificaciones (por ejemplo, a partir de acuerdos de rappel)