Lección 2 Customizing de traspasos periódicos, distribuciones y subreparto
1. Traspaso Periódico: Sirve para colaborar en la contabilización primaria de partidas.
Los receptores de los traspasos periódicos pueden ser otros centros costo, elementos Pep, órdenes de CO u objetos de costos. El numero de tipos de receptores se pueden restringir en el customizing.
Es muy importante destacar que la actividad de traspaso aplica solo para costos primarios. Durante este proceso la clase de coste se mantiene. Tanto para el emisor, como en el receptor se registran partidas individuales, con la cual la contabilización en los registros de totales durante un traspaso periódico. Esto permite al sistema SAP, grabar la memoria para almacenar los registros de datos.
2. Método de Segmentos de Ciclo: Se utiliza para definir el traspaso periódico y también, para determinar la distribución y subreparto.
Cuando se definen los elementos de un segmento es necesario conocer, las relaciones de las imputaciones entre emisores y receptores:
· ¿A partir de qué objeto(s) se imputan los costos?
· ¿A qué objeto(s) se imputan los costos?
· ¿Qué costos deben imputarse?
· ¿Sobre qué base deberán, derivarse los costos entre los receptores?
En un segmento, se agrupan los centros de costes emisores en los que los valores se encuentran contabilizados y se determinan según las mismas reglas, la combinación de receptores, en las que actúan las bases de referencias.
Si las reglas para la imputación son diferentes de un centro de coste a otro, es necesaria la creación separada de otro segmento. Como por ejemplo Ceco de Teléfono, imputan costos teléfonos cuantificado por unidades telefónicas.
Para facilitar la operación y el rendimiento del sistema es mas conveniente crear varios ciclos que puedan procesarse de forma consecutiva. En lo que respecta a datos plan y reales deberán crearse independientes.
Tips: Los segmentos luego se aglomeran o agrupan en un ciclo, es valido para todo la sociedad CO.
3. Reglas de Emisor y Receptor: Es posible realizar combinaciones de dependencias entre emisores y receptores del traspaso, mediante el uso de reglas.
Los valores del emisor pueden ser valores contabilizados, importes fijos o tarifas fijas. Si se utilizan importes contabilizados, se puede trabajar con valores plan y reales.
Se puede especificar un porcentaje inferior al 100%, obteniendo como resultado un importe residual relativo al centro de coste emisor.
Por el lado del receptor, es posible determinar importes fijos, porcentajes fijos, partes fijas y partes variables como reglas.
Como definición la Base de referencia de la parte variable, identifica un valor contabilizado en el centro de coste como base de imputación. Es necesario definir si la parte variable se encuentra circunscripta a costos, consumos, valores estadísticos o actividades. Se pueden utilizar valores plan y reales como base de imputación.
4. Ejecutar Ciclos Simultáneos: La idea de realizar una economía en los procesos de imputación, es conveniente la creación de ciclos independientes, dado que si se produjese un error solo se puede volver a ejecutar el proceso del ciclo en vez de todo el proceso de imputación.
Ademas, se puede crear un proceso de imputación modular programado la ejecución de imputación por separado.
Existen dentro de la programación de ciclo dos tipos:
· Ciclo dependiente: Es aquel que utiliza resultado del ciclo anterior. Estos, se ejecutan en un orden correcto y preciso para que se puedan garantizar el correcto traspaso o distribución de los valores, sin caer en un error. Es posible, dentro de la pantalla de selección cargar los ciclos y el orden en que se procesan.
· Ciclo independiente: Se puede procesar en paralelo si tienen el mismo tipo de imputación. Estos ciclos se asignan a diferentes grupos de ejecución de ciclos. La asignación de un ciclo es a nivel de cabecera del ciclo.
Como consejo no se pueden procesar el ciclo en el mismo grupo de flujo de ciclo, de forma paralela. Solamente se pueden iniciar ciclos de manera simultanea en sesiones diferentes, si pertenecen a diferentes grupos de flujo de ciclos o si se utiliza ejecución en proceso de fondo, pudiendo visualizar los errores mediante el chequeo en el log de procesos.
5. Distribución: El objetivo de este programa está basado en imputaciones de costes primarios entre objetos de Controlling. La distribución sólo considerará los costes primarios. Los receptores obtienen la siguiente información:
La clase original de coste (primario) está retenida.
Se documenta la información de emisor y receptor en el documento de centro de coste (partidas individuales). Los procesos empresariales pueden utilizarse como emisor y receptor.
Los resultados de la distribución pueden analizarse según la relación emisor/receptor en el sistema de información.
La distribución sólo considerará los costes primarios. Además, los centros de costos pueden servir como emisores de la facturación indirecta de la actividad. Los receptores de una facturación indirecta de actividad pueden ser otros centros de costos, elementos PEP, órdenes de CO, objetos de costos o procesos empresariales.
Dependiendo del tipo de clase de actividad, es osble utilizar dos métodos de imputación:
· Cuando se puede determinar la actividad total del emisor: En este caso es viable la utilización de la facturación indirecta de actividad para distribuir los volúmenes de actividad contabilizados del emisor al receptor, basándose en clave específicas.
· Para las actividades que se pueden planificar en un objeto emisor, es recomendable el uso de tipo de clase de actividad 3 (entrada manual, facturación indirecta). El segmento correspondiente, debe utilizar la regla de emisor “Volúmenes contabilizados”. Todas las reglas de receptor son válidas salvo la de “Cantidades fijas”.
Es posible dentro del customizing de CO restringir el numero de receptores posible que pueden operar en una distribución.
Es importante saber que este proceso de distribución solo admite traspasos correspondientes a costos primarios, los costos secundarios no están dentro del espectro de las contabilizaciones de distribución.
Durante el proceso de distribución, la clase de coste se mantiene como original. Las partidas individuales se reflejan como una contabilización tanto en el emisor, como para el receptor, con lo cual se permite un registro detallado de las imputaciones. Estas distribuciones pueden anularse con la frecuencia que se precise. Además, también utiliza la relación de emisor – receptor a través de ciclos con segmentos.
6. Comparación: Traspaso Periódico y Distribución: La decisión de utilizar traspaso periódico o distribución, está relacionada con el rendimiento y el contenido de la información.
Para los traspasos periódicos no se anotan registros de abono independientes al emisor, para la clase de coste del informe de totales. En su lugar, el registro de totales de la clase coste se reduce en la parte del cargo, con lo cual el importe del cargo original no se podrá verificar más adelante aquí (“Abono con observaciones”).
Sin embargo, durante la distribución, el sistema registra un registro de totales para el abono (“Abono incondicional”). La información del receptor es la misma para el traspaso periódico y distribución (“Cargo incondicional”).
En el proceso de distribución, a diferencia que el traspaso periódico, se realiza una actualización de los datos del interlocutor en el registro de totales del emisor. Lo que hace que, dentro del sistema de información, sea posible visualizar el interlocutor en el registro de totales (esta información puede ser útil para las decisiones).
Debido al número de registro totales que se contabilizan durante el traspaso periódico, es mayor el rendimiento establecido por la distribución.
7. Subreparto: Es un programa que se encuentra creado para posibilitar la transferencia de costos primarios y secundarios, desde un centro de costo emisor hacia cualquiera emisor (objetos de CO).
Aquí los receptores pueden tratarse de centros de costos, elementos PEP, una orden de CO, un objeto de costos o un proceso empresarial. Aquí también pueden restringirse el numero y tipos de receptores dentro del customizing.
Las contabilizaciones primarias y secundarias se trasfieren mediante el uso de clases de subreparto (Tipo de clase de coste secundario = 42). De esta manera, el sistema registra menos documentos, generando un mejor rendimiento en el proceso de subreparto que el traspaso periódico y la distribución.
Tanto en el emisor, como en el receptor, reciben la contabilización de las partidas individuales, con lo cual se permite un registro detallado de las imputaciones. El sistema, no muestra las clases de costos originales en los receptores. Por eso cuando se utiliza el proceso, esta definido que no es importante el desglose de los costos como resultado.
El método ciclos – segmentos, también se usa para la determinación de las configuraciones de los subrepartos.
8. Resumen: Traspaso Periódico, Distribución y Subreparto: Cuando la necesidad es la transferencia de saldos se refiere sólo a la reclasificación de costos primarios se debería utilizar el traspaso periódico o el método de distribución.
Los costos que se traspasan entre el emisor y el receptor siempre lo hacen con el mismo CeCo. En estos procesos los costos secundarios no se ven afectados y se mantienen en el emisor. Por lo contrario, el subreparto tiene la capacidad de reclasificar o recontabilizar los saldos tanto de costos primarios como de secundarios.
La información de las clases de costos primarios originales del emisor se pierde, ya que los costos se imputan mediante una clase de costo de imputación (tipo 42). Es posible utilizar más de una clase de costos de subreparto con el fin de discriminar gastos de forma diferenciada.
El traspaso periódico es más recomendable en lugar de la distribución, dado que el sistema no registra para esta ninguna relación emisor/receptor en el nivel de los registros de totales.
Pero por otra parte el subreparto es el método que ofrece la mejor performance, puesto que representa la mejor efectividad y eficiencia en tiempos y cantidad de registros y a la vez permite la distribución de saldos tanto en contabilizaciones de clases de costos primarias como de secundarias.
9. Ciclos e Iteraciones: Presentan 2 ciclos con relaciones de emisor - receptor diferentes.
Dentro de estos hay una relación intrinseca, entre 2 centros de costos en el ciclo A, ademas de entre centro de costos del ciclo A y B Dado que es posible que se realicen imputaciones entre los centros de costos.,el abono o crédito que contabiliza el traspaso puede no realizarse por completo.
Cuando se ejecutan los traspasos dentro de un ciclo las relaciones de los segmentos pueden definirse para que tengan lugar las imputaciones de los centros de costos con diferentes segmentos.
Los centros de costos que se abonaron pueden volver abonarse durante el procesamiento del ciclo
Para lograr mayor efectividad que los mismos son abonados de forma definitiva es posible marcar el ciclo como ITERATIVO en todas las relaciones. Emisor/Receptos que se definen en un ciclo-
Haciendo esto, el ciclo se procesará hasta que todos los emisores son abonados de acuerdo a sus valores correspondientes.