✒️SAP CO / El customizing de traspasos periódicos, distribuciones y subreparto Por Analia Sanchez

1. TRASPASO PERIODICO

• Sirve para colaborar en la contabilización primaria de partidas.
• Contabilizaciones primarias: se agrupan en un objeto de imputación y se registra en forma cuantiosa la cantidad de entradas que se realizan en FI, agilizando la registración
• Estos costos se imputan durante el cierre del ejercicio a los objetos de CO, usando una clave definida por el usuario
• Receptores de los traspasos periódicos: pueden ser otros centros de costo, elementos PEP, órdenes de CO u objetos de costos. El número de tipos de receptor se puede restringir en el Customizing
• Partidas individuales: se registran tanto en el emisor como en el receptor. El sistema no graba la información del centro de coste de compensación en los registros de totales durante un traspaso periódico, lo que le permite grabar la memoria para almacenar los registros de datos.
• La anulación de un traspaso periódico es posible las veces que desee realizarlo.

2. METODO DE SEGMENTOS DE CICLO

• Se utiliza para definir el traspaso periódico y también para determinar la distribución y el subreparto.
• Al definir los elementos de un segmento, es necesario conocer las relaciones de imputaciones entre emisores y receptores:

1. A partir de qué objeto(s) se imputan los costos?
2. A qué objeto(s) se imputan los costos?
3. Qué costos deben imputarse?
4. Sobre qué base deberán derivarse los costos entre los receptores?

• En un segmento se agrupan los centros de costes emisores donde los valores están contabilizados y se determinan según las mismas reglas, la combinación de receptores, en las que actúan las bases de referencia.
• Si difieren las reglas de imputación de un centro de coste a otro, se necesita crear otro segmento.
• Los segmentos luego se agrupan en un ciclo que es válido para toda la Sociedad CO.
• Es más conveniente crear varios ciclos que puedan procesarse consecutivamente.
• Respecto de datos plan y reales, deberán crearse ciclos independientes.

3. REGLAS DE EMISOR Y RECEPTOR

• Reglas: combinaciones de dependencias entre emisores y receptores del traspaso
• Valores del emisor: pueden ser importes contabilizados (permite trabajar con valores plan y reales), importes fijos o tarifas fijas.
• Se puede especificar un porcentaje menor a 100%, obteniendo como resultado un importe residual correspondiente al centro de coste emisor.
• Valores del receptor: pueden ser importes fijos, porcentajes fijos, partes fijas y partes variables.
• Base de referencia de la parte variable: valor contabilizado en el centro de coste como base de imputación. Se necesita definir si la parte variable se circunscribe a costos, consumos, valores estadísticos o actividades. Se pueden usar valores plan y reales como base de imputación.

4. EJECUTAR CICLOS SIMULTANEAMENTE

• Economía en los procesos de imputación: conviene crear ciclos independientes; si ocurre un error, sólo se repite ese ciclo. También se puede crear un proceso de imputación modular, programando la ejecución por separado.
• Dos tipos de programación de ciclos:

1. Ciclo dependiente: utiliza el resultado del ciclo anterior. Se ejecutan en un orden correcto, y se puede seleccionar el orden de procesamiento.
2. Ciclo independiente: se pueden procesar en paralelo si tienen mismo tipo de imputación. Se asignan a diferentes grupos de ejecución de ciclos, y la asignación es a nivel de cabecera del ciclo.

• Sólo se pueden iniciar ciclos simultáneamente en sesiones diferentes, si pertenecen a diferentes grupos de flujo de ciclo o si se utiliza la ejecución en procesos de fondo.
• Al finalizar, se pueden verificar los errores en el log de procesos.

5. DISTRIBUCION

• En CO los centros de costos pueden servir como emisores de facturación indirecta de la actividad. Los receptores pueden ser cualquier objeto de CO.
• En función del tipo de clase de actividad, se pueden usar dos métodos de imputación:

1. Cuando se puede determinar la actividad total del emisor: es viable la facturación indirecta de actividad
2. Para actividades que se pueden planificar en un objeto emisor, se recomienda el uso de tipo de clase de actividad 3 (entrada manual, facturación indirecta). El segmento correspondiente debe utilizar la regla del emisor "Volúmenes contabilizados". Todas las reglas de receptor son válidas salvo la de "cantidades fijas".

• El programa de distribución de CO es para transferir costos primarios contabilizados en un centro de coste emisor hacia otros objetos de CO receptores. Sólo los centros de costos o procesos empresariales pueden usarse como emisores (a diferencia del traspaso periódico).
• El receptor puede ser cualquier objeto de CO, y dentrro del Customizing se puede restringir el número de receptores posibles.
• El proceso de distribución sólo admite traspasos correspondientes a costos primarios.
• Durante todo el proceso de distribución, la clase de coste se mantiene como original. Las partidas individuales se reflejan como una contabilización en el emisor y receptor, lo que permite un registro detallado de las imputaciones.
• Las distribuciones se pueden anular cuando se necesite
• El proceso de distribución también usa la relación emisor-receptor a través de ciclos con segmentos.

6. COMPARACION: TRASPASO PERIODICO Y DISTRIBUCION

• La decisión de usar uno y otra se relaciona con el rendimiento y el contenido de la información.
• Para los traspasos periódicos no se anotan registros de abonos independientes al emisor. El registro de totales de la clase de coste se reduce en la parte del cargo, entonces el cargo original no se podrá verificar más adelante (abono con observaciones).
• Durante la distribución, se registran los totales para el abono (abono incondicional). La información en el receptor es la misma para el traspaso periódico y distribución (cargo incondicional).
• En la distribución, se realiza una actualización de los datos del interlocutor en el registro de totales del emisor. Es posible visualizar el interlocutor en el nivel de registro de totales .
• Debido al número de registros totales que se contabilizan durante el traspaso periódico, es mayor el rendimiento con la distribución.

7. SUBREPARTO

• Es un programa que permite la transferencia de costos primarios y secundarios, desde un centro de costos emisor hacia cualquier receptor (objetos de CO).
• También se puede restringir el número y tipo de receptores en el Customizing.
• Las contabilizaciones primarias y secundarias se transfieren mediante clases de costos de subreparto (tipo de clase secundario = 42). El sistema registra menos documentos, logrando mayor rendimiento que en el traspaso periódico o distribución.
• El emisor y el receptor reciben la contabilización de las partidas individuales, permitiendo un registro detallado de las imputaciones. El sistema no muestra las clases de costos originales en los receptores.
• Igual que en la distribución el interlocutor puede apreciarse en los registros de totales.
• Se puede anular una ejecución las veces que sea necesario.
• El método ciclos-segmento también se usa para las configuraciones de los subrepartos.

8. RESUMEN: TRASPASO PERIODICO, DISTRIBUCION Y SUBREPARTO

• Si la transferencia de saldos se refiere sólo a reclasificación de costos primarios: utilizar traspaso periódico o distribución. Los costos en emisor y receptor mantienen la misma clase de costos. Los costos secundarios no se ven afectados y se mantienen en el emisor.
• Si se quiere reclasificar los saldos tanto de costos primarios como secundarios: usar el subreparto. Las clases de costo primario originales se pierden, porque se utiliza la clase de costo de imputación tipo 42. Se puede usar más de una clase de costo para discriminar gastos.
• Rendimiento del sistema: el traspaso periódico es recomendable por sobre la distribución.
• Mejor performance: el subreparto la ofrece (mejor efectividad y eficiencia en tiempos y cantidad de registros), y permite la distribución de clases de costos primarias y secundarias

9. CICLOS E ITERACIONES

• Traspasos dentro de un ciclo: las relaciones de los segmentos pueden definirse para imputar en los centros de costos con diferentes segmentos (un centro de costo emisor luego es un receptor). Los centros de costos que se abonaron (recibieron un crédito), pueden volver a abonarse durante el procesamiento del ciclo.
• Mayor efectividad y que los mismos sean abonados en forma definitiva: marcar el ciclo como iterativo en todas las relaciones Emisor-receptor. El ciclo se procesará hasta que todos los emisores sean abonados de acuerdo a sus valores correspondientes.
• Una relación emisor/receptor en un segmento de un ciclo marcada como iterativa, tiene peor performance que una no marcada. En la no marcada los segmentos se ejecutan según la secuencia establecida.