UNIDAD 3. EL CIERRE DE PERIODO Y LAS ORDENES INTERNAS
LECCION 2. EL CUSTOMIZING DE TRASPASOS PERIODICOS, DISTRIBUCIONES Y SUBREPARTO.
1. El traspaso periódico.
El traspaso periódico sirve de apoyo en la contabilización primaria de partidas, como los gastos telefónicos que se agrupan en un objeto de imputación, como un centro de coste, orden de gastos generales, procesos empresariales, elementos PEP u objeto de coste, de esta forma se registran en forma masiva una gran cantidad de entradas en Gestión Financiera haciendo más rápida su contabilización.
Estos costos se imputan durante el cierre de ejercicio a los objetos de la contabilidad interna respectivos, utilizando una clave definida por el usuario.
Los receptores de los traspasos periódicos pueden ser otros centros de costo, elementos PEP, ordenes CO u objetos de costos, pudiendo limitar el número de estos a través del Customizing.
Cabe destacar que, la actividad de traspaso solo aplica a los costos primarios, y durante este proceso la clase de coste se mantiene.
Tanto en el emisor como en el receptor se registran partidas individuales, lo cual permite que la contabilización sea clara y detallada. Adicionalmente el sistema no graba la información del centro de coste de compensación en los registros de totales durante un traspaso periódico, esto le permite grabar en memoria para almacenar los registros de datos.
Es posible anular un traspaso periódico las veces que desee.
2. Método de Segmento de Ciclo.
Se utiliza para definir el traspaso periódico y también para determinar la distribución y subreparto.
Al definir los elementos de un segmento es necesario conocer las relaciones de las imputaciones entre emisores y receptores:
ü ¿A partir de que objeto se imputan los costos?
ü ¿A que objeto se imputan los costos?
ü ¿Qué costos deben imputarse?
ü ¿Sobre qué base deberán derivarse los costos entre los receptores?
En un segmento se agrupan los centros de costes emisores en donde los valores se encuentran contabilizados y según las mismas reglas, se determinan la combinación de receptores de acuerdo a las bases de referencia.
Si las reglas de imputación son diferentes de un centro de coste a otro, se debe crear por separado otro segmento. Ejemplo: centro de coste teléfono, imputación costos de teléfono cuantificado por unidades.
Los segmentos se aglomeran o agrupan en un ciclo el cual es válido para toda la Sociedad CO.
Para facilitar la operación y el rendimiento del sistema se recomienda crear varios ciclos que puedan procesarse en forma consecutiva. Para el procesamiento de datos plan y reales se deben crear ciclos independientes.
3. Reglas de Emisor y Receptor
Es posible realizar combinaciones de dependencias entre emisores y receptores del traspaso mediante el uso de reglas. Los valores del emisor pueden ser valores contabilizados, importes fijos o tarifas fijas, si se utilizan importes contabilizados se pueden utilizar valores plan y reales.
Es posible especificar un porcentaje inferior al 100% con el fin de obtener un importe residual correspondiente al centro de coste emisor, por ejemplo, el caso de un centro de costo de comedor, en el que los empleados de este centro de coste también hacen uso de recursos del comedor.
En cuanto al receptor, es posible determinar importes fijos, porcentajes fijos, partes fijas y partes variables como reglas.
La base de referencia de la parte variable utiliza un valor contabilizado en el centro de coste como base de imputación. Es importante definir si la parte variable se encuentra relacionada a costos, consumos, valores estadísticos o actividades. Cabe destacar que se pueden utilizar valores plan y reales como base de imputación.
4. Ejecutar Ciclos Simultáneamente.
Es recomendable la creación de ciclos independientes debido a que si ocurre un error solo se debe repetir el ciclo en vez de todo el proceso de imputación, también, se puede crear un proceso de imputación modular programando la ejecución de imputaciones por separado.
Se pueden definir en la programación dos tipos de ciclos:
Ø Ciclo dependiente: es el que utiliza el resultado del ciclo anterior. Los mismos se ejecutan en una secuencia y orden específico para que se pueda garantizar el traspaso o distribución de valores en forma correcta sin algún error. De igual manera, dentro de la pantalla de selección es posible cargar los ciclos y el orden en el que serán procesados.
Ø Ciclo independiente: son los que se pueden procesar en forma simultánea o paralela si tienen el mismo tipo de imputación, estos se asignan a diferentes grupos de ejecución de ciclos. La asignación de un ciclo a un grupo se realiza a nivel de cabecera del ciclo.
No es posible procesar el ciclo en el mismo grupo de flujo de ciclo de forma paralela, solamente se pueden iniciar ciclos de manera simultánea en sesiones diferentes, si pertenecen a diferentes grupos de flujo de ciclo o si se utiliza ejecución en procesos de fondo.
Culminado este proceso, es posible verificar los errores accediendo al log de procesos, donde se proporcionan los mensajes de error que arroja la ejecución del proceso.
5. Distribución
El programa de distribución se encuentra dentro de la Contabilidad interna o de gestión y fue diseñado con el objetivo de transferir los costos primarios contabilizados en un centro de coste emisor hacia otros objetos de la contabilidad CO definidos como receptores, es decir, solo admite traspasos correspondientes a costos primarios, los costos secundarios no están contemplados en el proceso de contabilizaciones de distribución.
A diferencia del traspaso periódico, solo los centros de costes o procesos empresariales pueden utilizarse como emisores de la facturación indirecta de la actividad en la distribución.
Los receptores de una facturación interna de actividad pueden ser otros centros de costo, elementos PEP, ordenes de CO, objetos de costo o procesos empresariales. En el customizing de CO es posible restringir de numero de receptores posibles que pueden operar en una distribución.
De acuerdo al tipo de clase de actividad existen dos métodos de imputación:
ü Cuando se puede determinar la actividad total del emisor: es posible el uso de la facturación indirecta de actividad para distribuir los volúmenes de actividad contabilizados del emisor al receptor, con base en claves específicas.
ü Para las actividades que se pueden planificar en un objeto emisor, es recomendable el uso de un tipo de clase de actividad 3 (entrada manual, facturación indirecta), en este caso el segmento respectivo debe usar la regla de emisor “volúmenes contabilizados”. Todas las reglas de receptor son válidas a excepción de la regla “cantidades fijas”.
Como ejemplo de una distribución podría ser, las contabilizaciones primarias que se realizan por costos de energía en un centro de costo, y que durante el cierre del periodo se reclasifican mediante claves definidas por el usuario, como por ejemplo valores estadísticos, a los objetos de imputación CO definidos como receptores.
Durante todo el proceso de distribución la clase de coste se mantiene como original. Las contabilizaciones en el emisor y el receptor se reflejan como partidas individuales, lo que le permite un registro detallado de las imputaciones.
Las distribuciones se pueden anular con la frecuencia que amerite.
El proceso de distribución también utiliza la relación emisor-receptor mediante ciclos con segmentos.
6. Comparación: Traspaso Periódico y Distribución
La decisión de utilizar el método de traspaso o el de distribución depende del rendimiento y el contenido de la información.
En los traspasos periódicos no se anotan registros de abono independientes al emisor para la clase de coste del informe de totales. En su lugar, el registro de totales de la clase de coste se reduce en la parte del cargo, con lo cual el importe del cargo original no se podrá verificar más adelante (“abono con observaciones”)
Por otro lado, en la distribución, a diferencia del traspaso periódico, el sistema realiza un registro de totales para el abono (“abono incondicional”). La información en el receptor es la misma para el traspaso periódico y distribución (“cargo incondicional”).
En el proceso de distribución, a diferencia del traspaso periódico, se realiza una actualización de los datos del interlocutor en el registro de totales del emisor, lo cual permite visualizar el interlocutor en el nivel de registro de totales dentro del sistema de información, información útil para la toma de decisiones.
Desde el punto de vista del rendimiento, debido al número de registros totales que se contabilizan durante el traspaso periódico, es mayor el rendimiento establecido por la distribución.
7. Subreparto
Es un programa creado para posibilitar la transferencia de costos primarios y secundarios desde un centro de costo emisor hacia cualquier emisor (objetos de CO).
En este método los receptores pueden ser centros de costos, elementos PEP, una orden de CO, un objeto de costos o un proceso empresarial, y también es posible restringir el número y tipo de receptores desde el Customizing.
Las contabilizaciones primarias y secundarias se transfieren mediante el uso de clases de costos de subreparto (tipo de clase de coste 42), que permite que el sistema registre menos documentos generando un mejor rendimiento en el proceso de subreparto que en el traspaso periódico y la distribución.
Tanto en el emisor como en el receptor se realizan contabilizaciones de las partidas individuales lo que permite un registro detallado de las imputaciones.
Durante el proceso de Subreparto, el sistema no muestra las clases de costos originales en los receptores, es por ello que está definido que no es importante el desglose de los costos como resultado.
Al igual que en el proceso de distribución, el interlocutor se puede apreciar en los registros totales.
Es posible realizar la anulación del subreparto las veces que se necesiten.
El método ciclos-segmento, también es utilizado en la determinación de las configuraciones de los subrepartos.
Siempre que sea posible utilice el subreparto, debido a que la forma en la que realiza las transferencias en los receptores presenta un mejor rendimiento para la performance del sistema. También es aconsejable utilizar subrepartos en los procesos de planificación, dado que facilita el registro de los saldos en la contabilidad de planificación de CO, de igual manera pueden ser utilizados los métodos de traspasos periódicos y de distribución en el registro de saldos de planificación, solo que el subreparto presenta mejor rendimiento.
8. Resumen: Traspaso Periódico, Distribución y Subreparto
Cuando la necesidad de transferencia de saldos tiene como finalidad la reclasificación de costos primarios es recomendable utilizar el traspaso periódico o el método de distribución, dado que los costos se traspasan entre emisor y receptor siempre utilizando la misma clase de costo. En ambos procesos los costos secundarios no se ven afectados y se mantienen en el emisor.
El subreparto por el contrario, permite reclasificar o recontabilizar los saldos tantos de los costos primarios como de los secundarios. En este proceso la información de las clases de costos primarios originales del emisor se pierde, debido a que los costos se imputan mediante una clase de costo de imputación (tipo 42), además es posible utilizar más de una clase de costos de subreparto con el fin de discriminar los gastos de forma diferenciada.
Desde el punto de vista del rendimiento del sistema, en el traspaso el sistema no registra ninguna relación emisor-receptor en el nivel de los registros totales por lo que es más recomendable que la distribución en este aspecto. El subreparto por su parte ofrece mejor performance puesto que representa la mejor efectividad y eficiencia en tiempo y cantidad de registros, y al mismo tiempo permite la distribución de saldos tanto en contabilizaciones de clases de costos primarias como secundarias.
9. Ciclos e iteraciones
En aquellos casos en los que se tienen dos ciclos diferentes (A y B), con diferentes relaciones emisor-receptor, dentro de los cuales existe una relación intrínseca entre dos centros de costos de un mismo ciclo (A), adicionalmente entre centros de costos de diferentes ciclos (A y B). Bajo este escenario, es posible que se realicen imputaciones entre los centros de costos, el abono o crédito que contabiliza el traspaso puede no realizarse por completo.
Cuando se ejecutan traspasos dentro de un ciclo, las relaciones de los segmentos pueden definirse para que tengan lugar las imputaciones de los centros de costos con diferentes segmentos, en donde un centro de costo emisor luego pasa a ser receptor. De esta manera, los centros de costos que se abonaron (recibieron un crédito) pueden volver a abonarse durante el procesamiento.
Para lograr la mayor efectividad que los centros que son abonados de forma definitiva, es posible marcar como Iterativo en todas las relaciones Emisor-Receptor que se definen en un ciclo, de esta manera se procesara hasta que todos los emisores sean abonados de acuerdo a sus valores correspondientes.
Es importante destacar que, la relación emisor – receptor en un segmento de un ciclo marcada como Iterativa tiene muy mal performance que una sin marcar, dado que en este caso los segmento se ejecutan según la secuencia establecida.