✒️SAP CO / El customizing de traspasos periódicos, distribuciones y subreparto Por Julia Rodríguez Ramírez

El customizing de traspasos periódicos, distribuciones y subreparto

El traspaso periódico

Sirve para colaborar en la contabilización primaria de partidas. Estas, como los gastos telefónicos, se agrupan en el objeto de imputación (CeCo, orden de gastos generales, procesos empresariales, elementos PEP) de esta forma se registra en forma cuantiosa la cantidad de entradas que se realiza en la Gestión Financiera, haciendo más ágil el registro.

Estos costos, se imputan durante el cierre de ejercicio a los objetos de Contabilidad Interna correspondiente, utilizando una clave definida por el usuario.

Los receptores de los traspasos periódicos pueden ser otros centros de costo, elementos PEP, ordenes de CO u objetos de costos. El número de tipos de receptores se puede restringir en el Custominizing. La actividad de traspaso solo aplica para costos primarios, durante este proceso la clase de coste se mantiene.

Tanto en el emisor / receptor se registran partidas individuales, con lo cual la contabilización se vuelve clara y detallada. Esta información no se graba, permitiendo al sistema SAP grabar la memoria para almacenar los registros de datos.

La anulación de un traspaso periódico es posible las veces que se desee realizarlo.

El método de segmentos de ciclo

Se utiliza para definir el traspaso periódico y también, determinar la distribución y subreparto.

Las relaciones de las imputaciones entre emisores y receptores;

1. ¿A partir de que objeto(s) se imputan los costos?
2. ¿A que objeto(s) se imputan los costos?
3. ¿Qué costos deben imputarse?
4. ¿Sobre qué basa deberán, derivarse los costos entre los receptores?

En un segmento, se agrupan los centros de costes emisores en los que los valores se encuentran contabilizados y se determinan según las mismas reglas, la combinación de receptores, en las que actúan las bases de referencia.

Si las reglas para la imputación son diferentes de un centro de coste a otro, es necesaria la creación separada de otro segmento.

"Los segmentos luego se aglomeran o agrupan en un ciclo, el mismo es validado para toda la sociedad CO."

Para facilitar la operación y el rendimiento del sistema es más conveniente crear varios ciclos que puedan procesarse de forma consecutiva. En cuanto a los datos plan y reales deberán crearse ciclos independientes.

Las reglas de emisor y receptor

Es posible las combinaciones de dependencias entre emisores y receptores del traspaso, mediante el uso de reglas.

Los valores del emisor pueden ser valores contabilizados, importes fijos o tarifas fijas. Si se utilizan importes contabilizados, se puede trabajar con valores plan y reales, Se puede especificar un porcentaje inferior al 100%, obteniendo como resultado un importe residual relativo al centro de coste emisor.

Por el lado del receptor, es posible determinar importes, porcentajes, partes fijos y partes variables como reglas.

La base de referencia de la parte variable identifica un valor contabilizado en el centro de coste como base de imputación. Se puede utilizar valores plan y reales como base de imputación.

Ejecutar ciclos simultáneamente

Si se desea economizar en los procesos de imputación, es conveniente la creación de ciclos en forma independiente. En caso de que ocurra un error basta con repetir el ciclo en vez de todo el proceso de imputación. Además, se puede crear un proceso de imputación modular programando la ejecución de imputaciones por separado.

Los dos tipos de ciclos dentro de la programación que existen:

1. Ciclo dependiente: aquel que utiliza resultado del ciclo anterior. Se ejecutan en una orden correcto y preciso para que se pueda garantizar el correcto traspaso o distribución de valores, sin caer en un error.
2. Ciclo independiente: se puede procesar en paralelo si tienen mismo tipo de imputación. Estos ciclos se asignan a diferentes grupos de ejecución de ciclos.

"No se pueden procesar el ciclo en el mismo grupo de flujo de ciclo, de forma paralela. solo se puede iniciar los ciclos de manera simultánea en sesiones diferentes, si pertenecen a diferentes grupos de flujo de ciclo, si se utiliza ejecución en procesos de fondos."

Una vez haya finalizado, es posible la verificación de los errores mediante el chequeo en el log de proceso, el cual proporciona los mensajes que arroja el sistema.

La distribución

Dentro de la contabilidad interna, los centros de costos pueden servir como emisores de la facturación indirecta de la actividad.

Dependiendo el tipo de clase de actividad, es posible utilizar dos métodos de imputación:

1. Cuando se puede determinar la actividad total del emisor: en este caso es viable la utilización de la facturación indirecta de actividad para distribuir los volúmenes de actividad contabilizados del emisor al receptor, basándose en clave específicas.
2. Para las actividades que se pueden planificar en un objeto emisor, es recomendable el uso de tipo de clase de actividad 3.

El programa de distribución se encuentra diseñado dentro de la Contabilidad de Gestión para transferir costos primarios contabilizados en un centro de coste emisor, hacia a otros objetos de la Contabilidad de CO. Solo los centros de costos o procesos empresariales pueden utilizarse como emisores en este caso.

El receptor de una distribución puede tratarse de un centro de costo, un elemento PEP, una orden de CO, un objeto de costo o un proceso empresarial. Es posible dentro del Customizing de CO, restringir el número de receptores posibles que pueden operar en una distribución.

El proceso de distribución solo permite traspasos correspondientes a costos primarios, los costos secundarios no están dentro del espectro de las contabilizaciones de distribución.

Durante todo el proceso de distribución, la clase de coste se mantiene como original. Las partidas individuales se reflejan como una contabilización tanto en el emisor, como para el receptor, con lo cual se permite un registro detallado de las imputaciones. Las distribuciones se pueden anular con la frecuencia que se precise. También se utiliza la relación de emisor-receptor a través de ciclos con segmentos.

La comparación: Traspaso periódico y Distribución

La decisión de utilizar traspaso periódico o distribución está relacionada con el rendimiento y el contenido de la información.

Para los traspasos periódicos no se anotan registros de abono independientes al emisor, para la clase de coste del informe de totales. Durante la distribución, al sistema registra un registro de totales para el abono.

En el proceso de distribución, se realiza una actualización de los datos del interlocutor en el registro de totales del emisor.

Debido al número de registros totales que se contabilizan durante el traspaso periódico, es mayor es el rendimiento establecido por la distribución.

El subreparto

Es un programa que se encuentra creado para posibilitar la transferencia de costos primarios y secundarios, desde un centro de costo de emisor hacia cualquiera emisor.

Para las contabilizaciones primaria y secundarias se transfieren mediante el uso de clases de costos de subreparto (tipo de clase de coste secundario = 42), así se registra menos documentos, generando un mejor rendimiento en el proceso de subreparto que el traspaso periódico y la distribución.

El subreparto se puede anular cuantas veces se desee.

EL método ciclos-segmentos, también se usa para la determinación de las configuraciones de los subrepartos.

El resumen: Traspaso periódico, la distribución y subreparto

Cuando es necesario la transferencia de saldos se refiere solo a la reclasificación de costos primarios se debería utilizar el traspaso periódico o el método de distribución. Si los costos que se traspasan entre el emisor y el receptor, siempre lo hacen con la misma clase de costo.

El subreparto tiene la capacidad de reclasificar o recontabilizar los saldos tanto de costos primarios, como de secundarios. Esta información se pierde cuando los costos se imputan mediante una clase de costo de imputación (tipo 42).

Si desea un efecto del rendimiento del sistema, el traspaso periódico es más recomendable en lugar de la distribución, dado que le sistema no registra para que esa ninguna relación emisor/receptor en el nivel de los registros de totales.

El subreparto es el método que ofrece la mejor perfomance, ya que representa la mejor efectividad y eficiencia en tiempos y cantidad de registros.

Los ciclos e iteraciones

Dentro de estos hay una relación intrínseca, entre dos centros de costos en el ciclo A, también entre el centro de costos del ciclo A y B, siendo posible, que se realicen imputaciones entre los centros de costos, el abono o crédito que contabilizan el traspaso puede no realizarse por completo.

Cuando se ejecutan los traspasos dentro de un ciclo, las relaciones de los segmentos pueden definirse para que tengan lugar las imputaciones de los centros de costos con diferentes segmentos.

Para una mayor efectividad los mismos son abonados de forma definitiva, es posible marcar el ciclo como ITERATIVO en todas las relaciones emisor/receptor que se definen en un ciclo.