✒️SAP CO / El customizing de traspasos periódicos, distribuciones y subreparto Por Diego Pineiro

Leccion 3.2: Customizing de Traspasos periodicos, Distribuciones y Subreparto.

1. Traspaso periodico

! Definición: Sirve para colaborar en la contabilización primaria de partidas.

Las contabilizaciones primarias (Ej.: gastos telefonicos), se agrupan en un objeto de imputación ( Ceco, Orden de gastos generales, Procesos empresariales, Elementos PEP u Objeto de coste) , haciendo mas ágil la registracion.

Los costos se imputan en el cierre del ejercicio a los Objetos de CO, utilizando una clave definida por el usuario.

Los receptores de los traspasos periodicos pueden ser otros Cecos , Elementos PEP, Ordenes CO u Objetos de costos. El numero de tipos de receptor se puede restringir en el Customizing.

Importante: La actividad de traspaso se aplica solo para costos primarios (la Clase de Coste se mantiene).

Tanto en el emisor como receptor se registran partidas individuales, volviendo clara y detallada a la contabilización. SAP no graba la informacion del Ceco de compensación en los registros totales, permitiendo guardar memoria para grabar registros de datos.

! La anulacion de un traspaso periodico es posible las veces que desee realizarlo.

VIDEO: Traspasos o Recontabilizaciones Periodicas que se realizan en el cierre de periodo de CO. Ej.: Traspaso del gasto telefonico registrado en un Ceco a los Cecos correspondientes en base a las unidades consumidas por cada uno de estos.

* Veremos los valores de unidades telefonicas consumidas por los Cecos en el Sistema Info.

- Finanzas-> Controlling-> Contabilidad de Cecos-> Sistema Info-> Informes de la contabilidad Ceco-> Otros informes-> S_ALR_87013644 - Ceco: Estratificacion de costes. Seleccionamos los Cecos y ejecutamos; vemos que un Ceco tiene 400 unidades y el otro 600 unidades.

* Parametrizaciones que posee el ciclo de traspaso y el segmento

- Finanzas-> Controlling-> Contabilidad de Cecos-> Cierre de periodo-> Funciones individuales-> KSW5 - Traspaso periódico. Dentro vamos a Detalles>Ciclo>Modificar (Shift F6). En la modif. del ciclo de traspasos period. reales ponemos Ciclo (Ej. 001234 que corresponde a traspaso de gastos telef.) y Fecha de inicio. Luego visualizaremos el Primer Segmento: En solapa Cabecera, respecto a valores emisores considera norma de distribución (1.importes contabilizados,2.importes fijos,3.Tarifas Fijas) y porcentaje (ej. 100%) de val. reales o plan. Respecto a base receptora, considera norma receptora (1.partes variables (ej.),2.importes fijos,3.porcentajes fijos, 4.partes fijas), clase cuota o valor de trazabilidad (1.costes reales,2.costes plan,3.consumo real,4.consumo plan, 5.valores estadisticos reales (ej. unidades telefonicas), 6. valores estadisticos plan, 7.actividad real, 8.actividad plan, 9.costes reales estadisiticos,10. costes plan estadisticos) y sin Normaliz.bases ref.negativas. En solapa Emisor/Receptor vemos el Ceco emisor, la Clase de Coste (ej. costos telefonicos) y los Cecos receptores del traspaso. En solapa Base referencia receptores se ha definido como clase cuota el valor estadistico real y como criterio de seleccion las unidades telefonicas. Grabamos.

- Pasamos a ejecución de ciclos. Primero ejecutamos en Test el ciclo 001234 del ej. Vemos que traspaso de gastos telefonicos se ejecuta sin errores. Presionamos boton Segmentos y analizamos primer segmento que posee un emisor y 2 receptores. Presionamos boton emisor y vemos el importe que este traspasa (ej. usd1000). Presionamos boton receptores y vemos las bases de los calculos para el traspaso que son las unidades telefonicas de cada Ceco (ej. 400 y 600 unidades). Si hacemos doble click en Ceco podemos ver asiento con partidas de credito en el Ceco emisor y debito en los receptores con la Clase de Coste correspondiente y ponderacion conforme unidades telefonicas. Regresamos al inicio de la transaccion, quitamos tilde de test y ejecutamos (se realizo el traspaso y contabilizo con nro. de documento).

2. Método de segmentos de ciclo

!Objetivo: Se usa para definir el traspaso periodico, la distribucion y subreparto.

En un segmento se agrupan los CeCos emisores, en los cuales se encuentran los valores contabilizados y se determinan según reglas, los receptores en las que actúan las bases de referencia. Si las reglas de imputación son diferentes de un CeCo a otro, es necesario crear otro segmento. Ej. CeCo Teléfono, imputa costos de telefono con referencia a unidades de teléfono.

! Los segmentos luego se agrupan en un ciclo, valido para toda la Sociedad CO.

Para facilitar el rendimiento del sistema, conviene crear varios ciclos que se procesen de forma consecutiva. En datos plan y reales se deben crear ciclos independientes.

3. Reglas del emisor y receptor

Es posible realizar combinaciones de dependencias entre emisores y receptores del traspaso mediante uso de reglas.

Los valores del emisor pueden ser :

1. Valores contabilizados (permite trabajar con valores plan y real)
2. importes fijos
3. tarifas fijas

Se puede especificar un porcentaje inferior al 100%, lo cual implica un importe residual en el emisor.

Los valores del receptor pueden ser:

1. Importes fijos
2. porcentajes fijos
3. partes fijas
4. partes variables

! La base de referencia de la parte variable, identifica un valor contabilizado en el CeCo como base de imputación. Es necesario definir si la parte variable se encuentra circunscrita a costos, consumos, valores estadísticos o actividades. Se pueden utilizar valores plan y reales como base de imputación.

4. Ejecutar ciclos simultaneamente

Es conveniente crear ciclos de forma independiente porque si se produce un error, basta con repetir el ciclo y no todo el proceso de imputación. También se puede crear un proceso de imputación modular programando la ejecución de imputaciones por separado.

Hay 2 tipos de ciclos dentro de la programacion:

- Ciclo dependiente: Usa el resultado del ciclo anterior, se ejecutan en un orden preciso para garantizar el correcto traspaso o distribución de los valores, sin caer en un error. Se cargan los ciclos y el orden en que se procesaran.

- Ciclo independiente: Se puede procesar en paralelo si son del mismo tipo de imputación, se asignan a diferentes grupos de ejecución de ciclos. La asignación de un ciclo a un grupo es a nivel cabecera de ciclo.

! No se pueden procesar el ciclo en el mismo grupo de flujo de ciclo de forma paralela. Solamente se pueden iniciar ciclos en paralelo en sesiones diferentes, si pertenecen a diferentes grupos de ciclo o si se utiliza la ejecución en fondo.

Finalizado el ciclo se pueden verificar los errores mediante el chequeo en el log de procesos.

5. Distribución

En CO los Cecos pueden servir como emisores de la facturación indirecta de la actividad. Los receptores pueden ser otros Cecos, elementos PEP, OI, objetos de costos o procesos empresariales.

Dependiendo del tipo de clase de actividad es posible usar dos métodos de imputación:

- Cuando se determina la actividad total del emisor: Es viable la facturación indirecta de actividad para distribuir los volúmenes de actividad contabilizados del emisor al receptor, basándose en el uso de claves específicas.

- Para las actividades que se pueden planificar en un objeto emisor: es recomendable el tipo de clase de actividad 3 (entrada manual, facturación indirecta). El segmento correspondiente, debe utilizar la regla de emisor "Volúmenes contabilizados". Todas las reglas de receptor son validas excepto "cantidades fijas".

! Objetivo: La distribución se encuentra diseñada en CO para transferir costos primarios contabilizados en un Ceco emisor hacia objetos CO como receptores. Solo los Cecos o procesos empresariales pueden utilizarse como emisores en este caso (a diferencia de traspaso periódico).

El receptor de una distribución puede ser un Ceco, elemento PEP, OI, un objeto de costo o un proceso empresarial, dentro del customizing co se puede restringir el numero de receptores para operar una distribucion. Solo los Cecos o procesos empresariales pueden usarse como emisores.

! El proceso de distribucion solo admite traspasos correspondientes a costos primarios, no secundarios..

-Durante la distribucion la clase de coste se mantiene como original. Las distribuciones se pueden anular con la frecuencia que se precise. El proceso de distribucion tambien usa la relacion emisor- receptor a traves de ciclos con segmentos.

6. Comparación: Traspaso periodico y Distribucion

La decision de usar uno de estos se relaciona con el rendimiento y el contenido de la información.

- Para los traspasos periodicos no se anotan registros de abono independientes al emisor, para la clase de coste del informe de totales. El importe del cargo original no se podra verificar mas adelante aqui ("abono con observaciones"). Para la distribución, el sistema registra totales para el abono ("abono incondicional"). La informacion en receptor es la misma en ambos procesos.

- En proceso de distribución, se realiza una actualización de los datos del interlocutor en el registro de totales del emisor. Haciendo que dentro del sistema de informacion se pueda visualizar el interlocutor en el nivel registro de totales (informacion útil para toma de decisiones).

- El numero de registros totales contabilizados en el traspaso periodico, es mayor al rendimiento establecido por la distribucion.

7. Subreparto

! Programa creado para posibilitar la transferencia de costos primarios y secundarios desde un Ceco emisor, hacia cualquier emisor (objetos de Co).

Los receptores pueden ser CeCos, Elementos PEP, OI, Objeto de costo o Proceso empresarial. Tambien puede restringirse el numero y tipo de receptores en el Customizing.

Las contabilizaciones primarias y secundarias se transfieren con el uso de clases de costos de subreparto (tipo de clase de coste secundario = 42), asi el sistema registra menos documentos y tiene mejor rendimiento en subreparto que traspaso periodico y distribucion.

El emisor y el receptor reciben la contabilizacion de las partidas individuales, permitiendo un registro detallado de las imputaciones. El sistema no muestra las Clases de costos originales en receptores por lo que en este proceso no es importante el desglose de los costos como resultado.

Audio: Siempre que sea posible utilice un subreparte puesto que la forma en la que realiza las alocaciones presenta una mejor performance en el sistema. Los subrepartos tambien se pueden utilizar para alocar procesos de planificación porque facilitan la registración de estos saldos en la contabilidad de planificacion de CO. Tambien es posible utilizar metodos de distribucion y traspaso periodico para la registracion de saldos de planificacion pero el subreparto tiene mayor rendimiento.

- De la misma manera que en la distribucion, el interlocutor se podrá apreciar en los registros de totales.

- El subreparto se puede anular las veces que sean necesarias.

- El método ciclos-segmento, también se usa para la determinacion de las configuraciones de los subreparto.

VIDEO: Veremos como contabilizar un traspaso mediante el Sub-reparto. Esta distribución aloca los valores contabilizados de un Ceco en otro pero utilizando una clase de costo secundario de sub-reparto sobre el total de una o mas clase de costo primarias del objeto emisor. En este caso se desea que los costos de oficina (imputados en ClCo 520111 y 520112) se aloquen en los Cecos con una única Clco (Clco 630111). Refiere al subreparto de gastos de oficina.

* Verifiquemos el Sist. Info del Ceco G1B55 para las Clco 520111 y 520112.

- Finanzas->Controlling-> Contabilidad de Ceco->Sistema Info-> Informes de contabilidad de Ceco-> Comparaciones plan/real-> S_ALR_87013611 - Centros coste: Real/ Plan/ Desviación. En Campo Selección Grupos ingresamos Grupo Ceco, Valor o Intervalo (en este caso valor g1b55) e ingresamos Grupo Clco, valor o intervalo (en este caso intervalo 520111 a 520112). Al dar ejecutar vemos que existe un saldo total del usd 5000 que deberán ser distribuidos.

* Realicemos la contabilización del sub-reparto

- Finanzas->Controlling-> Contabilidad de Ceco-> Cierre de periodo-> Funciones individuales-> Imputaciones-> KSU5 Sub-Reparto.

- Le decisión de la gestión contable de la empresa es tener ciertas clases de cuenta de sub-reparto para ciertas clases de costo. Paro eso utilizaremos el esquema de imputación que verificaremos ingresando en Detalles> Actualizar esquema de imputaciones. En nuestro caso sera el Esquema de imputación A1, y en Asignaciones 40-Gastos de Oficina. El Origen de imputación de las Clcoste son el intervalo de Clcoste 520111 a 520112, también es posible utilizar un Grupo de Clco. La Clcoste de subreparto donde se imputara el sub-reparto sera la 630111 (subreparto oficina). Regresemos

- Veremos como se encuentra configurado el ciclo de traspaso. Vamos a Detalle>Ciclo>Visualizar. Verificamos el Ciclo de Gastos varios de Oficina. En Primer Segmento (Cab. Segm.) vemos que se ha seleccionado el Esquema de imputación A1 (si visualizamos vemos que corresponde al esquema anterior e Asignación, Origen y Clco subreparto). Los Valores Emisores tienen como norma distrib. 1-importes contabilizados, Porcentaje 100%, de Valores Reales. La Norma receptora refiere a 3-Porcentajes fijos. En solapa emisor/ receptor vemos que emisor es el Ceco G1B55 y los receptores los Ceco G1B53 y G1B54. En solapa Valores Emisores se encuentra el % total que se debe llegar que en este caso es del 100% de valores reales y el criterio de selección que en este caso es version 0. En solapa Base refer./ recept. debemos definir los % dados para cada Ceco que se distribuirá sobre el total (en el ej. G1B53 30% y G1B54 70%). Regresamos

- Ejecutamos el subreparto del Ciclo 011234 en ejecución de Test. El cliclo se ejecuta sin problemas donde se genera asiento con créditos en Ceco emisor y débitos en Ceco receptor por la suma total de usd5000 repartidos en 30% y 70% dados por la norma receptora y contabilizados por la Clcoste de subreparto.. Regresamos y ejecutamos de forma real generando un nro. de documento.

8. Resumen: Traspaso periodico, Distribucion y Subreparto

* Cuando la necesidad es la transferencia de saldos que refiere solo a la reclasificacion de costos primarios se debe utilizar el traspaso periódico o metodo de distribución. Los traspasos entre emisor y receptor utilizan la misma Clcoste. Los costos secundarios no se ven afectados manteniéndose en el emisor.

Por el contrario el sub-reparto reclasifica costes primarios y secundarios. La información de las Clco primario originales del emisor se pierden pues se imputan mediante una Clco tipo 42 (sub-reparto). Es posible utilizar mas de una Clco de sub-reparto para discriminar gastos.

* En rendimiento de sistema, el traspaso periodico es mas recomendable que la distribución dado que el sistema no registra relaciones emisor/ receptor en nivel de registros de totales.

Por otro lado subreparto es el que ofrece la mejopr performance, mejor efectividad y eficiencia en tiempos y cantidad de registros, además permite la distribucion de saldos de Clco primarias y secundarias.

9. Ciclos e Iteraciones

Cuando se ejecutan traspasos dentro de un ciclo, los segmentos pueden definirse para que tengan lugar las imputaciones de los CeCo con diferentes segmentos (donde un Ceco emisor, luego es un receptor). Los Ceco que se abonaron (recibieron un crédito), pueden volver a abonarse durante el procesamiento del ciclo.

Para lograr la mayor efectividad de que los Cecos hayan sido abonados de forma definitiva, es posible marcar el ciclo como ITERATIVO en todas las relaciones emisor/receptor que se definen en un ciclo; permitiendo que el ciclo se procese hasta que todos los emisores sean abonados de acuerdo a sus valores correspondientes.

! Debemos tener en cuenta que la relación emisor/receptor en un segmento de ciclo marcado como iterativo tiene peor performance que una no marcada. En el no marcado los segmentos se ejecutan según la secuencia establecida.