✒️SAP CO / El customizing de traspasos periódicos, distribuciones y subreparto Por Luis Rivera Gloria

Lección 2. Customizing de traspasos periódicos, distribución y Subrepartos.

1. Traspaso periódicos.

SIRVE PARA COLABORAR EN LA CONTABILIZACIÓN PRIMARIA DE PARTIDAS.

Las contabilizaciones realizadas de forma primaria, como los gastos telefónicos, se agrupan en un objeto de imputación (Ceco, Orden gtos generales, Elemento PEP, Proceso Empresarial) haciendo más ágil la registración. Estos costos se imputan durante el cierre del ejercicio a los objetos de contabilidad interna.

Los receptores de los traspasos periódicos pueden ser otros centros de costo, elementos PEP, Ordenes CO u objetos de Costos. El número de tipos de receptor se puede restringir en el customizing. La actividad de traspaso aplica solo para los costos primarios, tanto el emisor como receptor se registran partidas individuales, con esto la contabilidad se vuelve clara y detallada. El sistema no graba la información del centro de coste de compensación en los registros de totales durante el traspaso periódico.

La anulación de un traspaso periódico es posible las veces que se desee realizarlo.

2. Método de Segmento de Ciclo

El método de segmento de ciclo se utiliza para definir el traspaso periódico y también para determinar la distribución y subreparto.

Relación entre emisores y receptores:

- ¿A partir de que objeto(s) se imputan los costos?

- ¿A qué objetos(s) se imputan los costos?

- ¿Qué costos deben imputarse?

- ¿Sobre qué base deberán derivarse los costos entre los receptores?

En un segmento se agrupan los centros de coste emisores en los que los valores se encuentran contabilizados y se determina según las mismas reglas de combinación de receptores, en los que las bases de referencia se determinan con las mismas reglas.

Los segmentos luego se aglomeran o agrupan en un ciclo, este mismo es válido para todo la Sociedad CO.

Es conveniente crear varios ciclos que puedan procesarse de forma consecutiva, esto para facilitar la operación y el rendimiento del sistema. Se deben crear ciclos independientes para Plan y Real.

3. Reglas de Emisor y Receptor

Es posible realizar combinaciones de dependencias entre emisor y receptor del tarspaso mediante uso de reglas.

Los valores del emisor pueden ser valores contabilizados, importes fijos o tarifas fijas, si trabajan con importes contabilizados estos pueden ser valores plan o real. Se puede especificar un porcentaje menos al 100%, de esto se puede obtener un importe residual relativo en el CeCo emisor, por el lado receptor, es posible determinar importes fijos, porcentajes fijos, partes fijas y partes variables como regla.

IMPORTANTE: La base de referencia de la parte variable identifica un valor contabilizado en el centro de coste como base de imputación. Es necesario definir si la parte variable se encuentra circunscrita a costos, consumos, valores estadísticos o actividades. Se puede utilizar plan y reales como base de imputación.

4. Ejecutar ciclos simultáneamente

Es conveniente la creación de ciclos en forma independiente. Si existe un error se puede repetir el ciclo en vez de todo el proceso, también se puede crear un proceso de imputación modular programando la ejecución de imputaciones por separado.

Existen 2 tipos de ciclos:

- Ciclo dependiente: El que utiliza resultados del ciclo anterior, ejecutados en un orden correcto y preciso. Así garantiza el correcto traspaso o distribución.

- Ciclo Independiente: Se pueden procesar en paralelo si tienen el mismo tipo de imputación, son asignados a diferentes grupos de ejecución, esta asignación a nivel de cabecera de grupo.

CONSEJO: No se pueden procesar el ciclo en el mismo grupo de flujo de ciclo de forma paralela. Solo se puede iniciar de forma simultánea en sesiones diferentes., si pertenecen a diferentes grupos de flujo de ciclo o en ejecución de fondo.

Una vez finalizado se puede checar en el log de procesos.

5. Distribución

Dentro de la contabilidad interna, los centros de costos pueden servir como emisores de facturación indirecta y los receptores de facturación indirecta pueden ser otro centro de costo, elemento PEP, órdenes de CO, objetos de costo o procesos empresariales.

Depende tipo de actividad = posible método de imputación:

- Cuando se determina la actividad total del emisor: Viable la facturación indirecta de la actividad para la distribución los volúmenes de actividad contabilizados.

- Planificar las actividades en un objeto emisor: Es recomendable el uso de tipo de clase de actividad 3 (entrada manual, facturación indirecta). Todas la reglas de receptor son válidas salvo la de “cantidad fija”.

OBJETIVOS: el programa de distribución se encuentra diseñado dentro de la contabilidad de gestión para transferir costos primarios contabilizados en un centro de coste emisor hacia otros objetos de contabilidad CO como receptores. SOLO LOS CENTROS DE COSTO O PROCESOS EMPRESARIAS pueden utilizarse como emisores en este caso (a diferencia con el traspaso periódico).

El receptor puede tratarse dentro de la distribución como un centro de costo, elemento PEP, una orden CO, un objeto de costo o un proceso empresarial. Dentro del customizing es posible registrar el número de receptores posibles.

IMPORTANTE: El proceso de distribución solo admite traspasos correspondientes a costos primarios, los costos secundarios no están dentro del aspecto de las contabilizaciones de distribución.

Dentro del proceso de distribución la clase de coste se mantiene como original, las partidas individuales se reflejan como una contabilización tanto en el emisor como en el receptor.

LA distribución se puede anular con frecuencia que se precise, el proceso de distribución también utiliza la relación emisor – receptor a través de ciclos con segmentos.

6. Comparación: Traspaso Periódico y Distribución.

Este relacionado con el rendimiento y el contenido de la información.

Para los traspasos periódicos no se anotan registros de abono independientes al emisor para la clase de coste del informe de totales. El registro de totales de las clases de coste se reduce en la parte de cargo, sin embargo, durante la distribución, el sistema registra un registro de totales para el abono, la información en el receptor es la misma para el traspaso periódico y distribución (cargo y abono incondicional).

En el proceso de distribución, a diferencia que el traspaso periódico, se realiza una actualziación de los datos del interlocutor en el registro de totales del emisor.

Debido al número de registros totales que se contabilizan durante el taspaso periódico, mayor es el rendimiento establecido para la distribución.

7. Subreparto

EL SUBREPARTO ES EL PROGRAMA QUE SE ENCUENTRA CREADO PARA POSIBILITAR LA TRANSFERENCIA DE COSTOS PRIMARIOS Y SECUNDARIOS DESDE UN CENTRO DE COSTO EMISOR HACIA CUALQUIER EMISOR (OBJETO CO).

Las contabilizaciones primarias y secundarias se transfieren mediante el uso de clases de costos de subreparto (tipo de clase de costo secundario =42). De esta manera el sistema registra menos documentos, generando un mejor rendimiento en el proceso de subreparto que el traspaso periódico y la distribución.

Tanto emisor como receptor reciben contabilizaciones de partidas individuales, el sistema no muestra las clases de costos originales en los receptores. Cuando se utiliza este proceso esta definido que no importa el desglose de los costos como resultado.

NOTA: Siempre que sea posible trate de usar subreparto, puesto que mejora el rendimiento en el sistema en las distribuciones de costos.

De la misma manera que el proceso de distribución, el interlocutor se podrá apreciar en los registros de totales. Si hay necesidad de anular una ejecución de subreparto se puede realizar las veces necesarias, el método ciclo-segmento también se usa para la determinación de las configuraciones de los Subrepartos.

8. Resumen: traspasos periódicos, Distribución y Subrepartos.

Cuando la necesidad es la transferencia de saldos se refiere a sólo a la reclasificación de costos primarios se debe utilizar el traspaso periódico o el método de distribución. En estos procesos los costos secundarios nos e ven afectados y se mantiene el emisor.

Al contrario el subreparto tiene la capacidad de reclasificar o re contabilizar los saldos tanto de costos primarios como secundarios. La información de las clases de costo primario originales del emisor se pierde, ya que los costos se imputan mediante una clase de costo de imputación 42. Es posible utilizar más de una clase de costos de subreparto.

A los rendimientos del sistema el traspaso periódico es más recomendable que la distribución, ya que este no registra ninguna relación emisor/receptor en el nivel de registro de totales.

El subreparto es el método que ofrece la mejor performance puesto que representa la mejor efectividad y eficiencia en tiempos y cantidad de registros. Permite la distribución de saldos tanto en contabilizaciones de clases de costo primarias y secundarias.

9. Ciclos e iteraciones.

Cuando se ejecutan los traspaso dentro de un ciclo, las relaciones de los segmentos pueden definirse para que tengan lugar las imputaciones de los centros de costos con deferentes segmentos. (donde el emisor luego es receptor), los centros de costo que se abonaron pueden volver a abonarse durante el procesamiento del ciclo.

Para lograr la mayor efectividad que los mismos son abonados de forma definitiva es posible marcar el ciclo como ITERATIVO en todas las relaciones emisor/receptor que se definen en un ciclo.

NOTA: debemos tomar en cuenta que una relación emisor/receptor en un segmento de un ciclo marca como iterativa tiene peor performance que una no marcada. En la no marcada los segmentos se ejecutan según la secuencia establecida.