✒️SAP CO / El customizing de registros maestros de órdenes ínternas Por Diego Pineiro

Lección 3.3: Customizing de registros maestros de OI

1. Escenarios para lar Ordenes de CO

Dentro de una Sociedad CO, las Ordenes de CO, permiten discriminar funciones individuales con la posibilidad de planificar, supervisar e imputar costos.

Objetivos para las que se usan las OI:

• Supervisar acciones internas liquidadas en CeCos ({órdenes de gastos generales)
• Supervisar las acciones internas liquidadas en activos fijos (órdenes de inversión)
• Compensar las contabilizaciones de costes analíticos calculados en CO (órdenes de periodificación)
• Visualizar las secciones de contabilidad de costes de los pedidos de cliente en gestión de pedidos de cliente e incluir los ingresos que no forman parte del proceso empresarial (órdenes con ingresos).

Las OI incluyen en sus funciones la gestión de los costos y actividades operativas, logrando que: los costos se reflejen de acuerdo a diferentes aspectos utilizados en la contabilidad de CO, la producción interna y el aprovisionamiento externo se puedan comparar para tomar decisiones.

2. Clases de Orden

Las OI necesitan para crearse como registro maestro una clase de orden.

! La clase de orden contiene parámetros por defecto que se transfieren al registro de la orden al momento de crearse con referencia. Las clases de orden definen la finalidad de la orden y la forma en que esta se procesa en el sistema. Asimismo, la clase de orden puede servir para agrupar ordenes con características similares.

Algunos de los Controles ofrecidos por la clase de orden son:

• Gestión de comprometidos (activada o desactivada)
• Contabilización de ingresos permitida
• Gestión de status de las Ordenes
• Definición de las características de los campos (obligatorios, opcionales, etc.)
• Como esta compuesto el rango de números de las ordenes (interna o externa)
• Parámetros generales de la liquidación, planificación y presupuestación
• La presentación de los datos maestros.

3. Actualización de datos maestros

Datos Maestros: Definen los atributos de una orden incluidas las asignaciones organizativas.

Una OI se asigna a una Sociedad FI y CO. También se puede asignar a una division en el registro maestro.

Para que los saldos y valores se registren en la contabilidad de centros de beneficios, se debe registrar el CEBE en el registro maestro de la orden.

Si se asigna una orden a un elemento plan de la estructura de proyecto o elemento PEP, se puede controlar el valor de la orden en el sistema de proyectos PS. Además es posible procesar automáticamente la liquidación de las ordenes que se encuentran asignadas a elementos de proyectos durante la liquidación de los mismos.

4. Layouts de Pantalla

Se pueden diseñar layouts de pantalla, para registrar los datos maestros de la orden, luego este layout se asigna a la clase de orden. Si no se le asigna a la clase orden, se visualizaran todos los campos contenidos en el layout estándar.

-Los datos maestros de una orden de CO, se representan en un máximo de cinco etiquetas en una lengüeta.

Los campos de los datos maestros se encuentran repartidos entre nuevo marcos de grupos predefinidos. Los campos de marcos se pueden visualizar, ocultar y definir, como campos de entrada Obligatorios u Opcionales. Se pueden distribuir entre etiquetas y especificar en que parte de la etiqueta aparecerá.

- El nuevo layout de las ordenes con etiquetas solo esta disponible para ordenes de gastos generales, periodificación, ordenes tipo y ordenes de fabricación de contabilidad interna ( 01, 02, 03, 04).

5. Gestion de Status de Ordenes de Gastos Generales

El ciclo de vida de una orden de CO: inicia con creación y finaliza con cierre.

En ese lapso se llevan planificaciones y contabilizaciones de los costos o mismo liquidaciones. La gestión de status notifica hasta que operación o fase del ciclo de vida de la orden se ha llegado, además controla operaciones validas para una orden en un momento determinado.

- SAP Estándar cuenta con 4 estados. ya parametrizados: Creado, Liberado, Cerrado técnicamente, cerrado.

- Si los estados estándar no llegan a ser suficientes, se puede usar el status de usuario que tiene indicadores mas detallados, donde es posible permitir una operación con advertencia o prohibir una operación.

! Por ejemplo, puede establecerse un status que cuando las ordenes se encuetren autorizadas recién pueda contabilizarse sobre las mismas. Para esto, cuando se crean los ordenes se puede definirlas con un status usuario original que sea "no autorizado" y luego se puede mover a "autorizado" que junto con el status creado (status de sistema) permitan la contabilización.

También es posible definir campos dependientes de status, asi como autorizaciones de las parametrizaciones de usuarios. Las primeras permiten controlar la actualización de campos de los datos maestros durante el ciclo vital de la orden. Las segundas, permiten definir los usuarios que están autorizados para procesar operaciones en diferentes momentos de dicho ciclo.

6. Status de Usuario

Se define en perfil de status y este se asigna a una clase de orden.

El perfil permite:

• Definir los status de usuario
• asignar una secuencia a los status
• definir un status inicial.
• Determinar la configuración automática de un status de usuario, durante la ejecucion de una operación empresarial.
• autorizar o prohibir operaciones especificas.

El numero de status, asigna la secuencia de los status de usuario a un perfil de status. Es posible tener uno activado a la vez. Tambien se especificara un nro. de stastus inferior y superior (controla status de usuarios posteriores).

No es mandatorio definir un nro. de status para un status de usuario.

AUDIO: La definicion de status de usuario configurada en cadena hace que la configuracion de datos maestros sea tediosa. La gestion de status de ordenes de usuario en cadena puede gestionarse con business workshop para gestiones mas agiles. Tambien la gestion de status de usuario puede contener objetos de autorizacion para que solo ciertos ususarios tengan el permiso correspondiente para modificar el status de la orden.

7. Tratamiento colectivo Manual de ordenes

Es posible modificar o procesar, varios maestros de ordenes de gastos generales de forma simultanea.

Las variantes de selección se usan para agrupar órdenes para su tratamiento colectivo (Ej.: actualización de datos maestros o liquidación de ordenes). Además de los campos del maestro de la orden, también se pueden efectuar selecciones de acuerdo a:

• fórmulas booleanas
• datos de clasificación de órdenes
• receptores de liquidación de órdenes

Se puede crear un grupo de órdenes a partir de la selección y utilizar este grupo de informes.

8. Tratamiento Colectivo Automatico

Modalidad que permite modificar varias ordenes en una sola etapa. Se puede actualizar el status de las ordenes o sustituir valores en el registro maestro de estas.

Dentro de las opciones del tratamiento colectivo se encuentran las normas de sustitucion, con ellas se puede actualizar el status de las ordenes o sustituir los valores en el registro maestro de las ordenes.

Si la selección de la ordenes tiene criterios complejos, las normas de sustitucion son la herramienta ideal. Cada norma tiene 2 componentes:

a) Condición previa: definición de una variante de selección que encuentra las órdenes que se deben procesar, y que se define mediante expresiones booleanas. Los valores encontrados se reemplazan sólo si se cumple la condición previa.

b) Sustitución: Contiene los valores que se sustituirán a los campos pertinentes.

VIDEO: Veremos como se realiza el tratamiento colectivo de OI mediante el uso de sustituciones automaticas.

- SPRO -> IMG Referencia SAP-> Controlling-> Controlling general-> Logica de imputación -> Definir sustitucion. Luego iremos a Entorno> Sustitucion.

- Modificar sustitucion Resumen: Presionaremos en Ordenes y seleccionaremos "Crear sustitucion" para crear un grupo de sustituciones: Le brindamos a sustitucion un Codigo y Descripcion. Luego seleccionamos "Paso" para crear un paso de sustitucion: El lider ha pedido que ordenes que tenga un Cebe G0001 se reemplace por G0000. Para ello realizamos una busqueda el campo a sustituir Cebe y presionamos valor constante (metodo de sustitucion). Vamos a agregarle al "paso" un nombre (ej. sustituir Cebe). Luego vamos a presionar dentro de Paso la Condicion (casos donde aplica la sustitucion): Elegimos Estructura AUFK (datos maestros de ordenes) y buscamos el campo Cebe - AUFK-PRCTR. Le hacemos doble click para que pase a parte superior. Luego elegimos el operador "=" y por ultimo la constante donde cargamos el Cebe G0001. Luego vamos a presuonar dentro de Paso las Sustituciones y en el campo Valor Constante Cebe cargaremos G0000. ESTO HARA QUE CADA OI QUE TENGA EL CEBE G0001 SE REEMPLAZARA POR EL CEBE G0000 EN EL MAESTRO DE LA OI. Regresamos.

- Tenemos que asignar la sustitucion al evento en la Soc. CO. Presionamos "entradas nuevas", cargaremos la sociedad 8000 y el evento de orden 0020, luego la sustitucion (ej. ordenes) y le daremos el grado de actividad 1 (significa activo).

* Verificaremos si el maestro de una OI esta creada y posee el Cebe erroneo.

- Transaccion KO03 - Visualizar orden

* Vemos la sustitucion

- Finanzas-> Controlling->Ordenes CO-> Datos maestros-> Funciones especiales-> Tratamiento colectivo KOK4 - Automatico.

- Creamos una "variante de seleccion" para que SAP busque las ordenes a tratar. Le damos un nombre a nuestra variante y presionamos "crear". Luego cargamos los parametros de seleccion como Soc. CO 8000, Clase de Orden 1100. Grabamos variante y le damos una descripcion (sign.) como ser ordenes comerciales. Regresamos.

- Clickeamos en "seleccion funciones". Tildamos "sustitucion" y la buscamos. Primero realizamos la ejecucion en Test con lista detallada. Al ejecutar podemos ver que se realizara la sustitucion de la orden que habiamos visto anteriormente.

- Destildamos test y ejecutamos en modo real. Voviendo a transaccion Ko03 podemos apreciar que la OI fue modificada en su Cebe.