✒️SAP CO / El customizing de registros maestros de órdenes ínternas Por Ana Molero De Medina

UNIDAD 3. EL CIERRE DE PERIODO Y LAS ORDENES INTERNAS

LECCION 3. CUSTOMIZING DE REGISTROS MAESTROS DE ORDENES INTERNAS.

1. Escenarios para las Órdenes de CO.

Dentro de una sociedad CO se pueden definir diferentes Ordenes de CO, ya que permite discriminar funciones individuales, por ejemplo, Ordenes de gastos generales, Ordenes de inversión, Ordenes de periodificación, Ordenes de ingresos, las cuales permiten planificar, supervisa e imputar costos.

Las ordenes de CO se utilizan con diferentes finalidades:

ü Supervisar las acciones internas liquidadas en los Centros de costes (ordenes de gastos generales)

ü Supervisar las acciones internas liquidadas en activos fijos (órdenes de inversión)

ü Compensar las contabilizaciones de costes analíticos calculados en Contabilidad interna (Órdenes de periodificación)

ü Visualizar las secciones de contabilidad de costes de los pedidos de cliente en la Gestión de pedidos de cliente e incluir los ingresos que no forma parte del proceso empresarial central de la empresa (Ordenes de ingresos)

Las órdenes CO incluyen como parte de su funcionalidad la gestión de costos y actividades de forma operativa, lo cual permite que:

Los costos se puedan reflejar de acuerdo a diferentes aspectos que los utilizados en la contabilidad de centros de costos.

La producción interna y el aprovisionamiento externo, se puedan comparar a efectos de toma de decisiones.

2. Clases de Orden

Las ordenes CO requieren de una Clase de Orden para su creación como registro maestro.

La clase de orden contiene parámetros por defecto definidos que se transfieren al registro de la orden al momento de crearse con referencia. Las clases de orden definen la finalidad de la orden y la forma en que esta se procesa ene l sistema, de igual manera puede servir para agrupar ordenes con características similares.

Algunos controles ofrecidos por la clase de orden son:

Ø Gestión de comprometidos (activada o desactivada)

Ø Contabilización de ingresos permitida.

Ø Gestión de estatus de las órdenes.

Ø Definición de las características de los campos (obligatorios, opcionales, etc.)

Ø Definición del rango de números de las órdenes (interno o externo).

Ø Parámetros generales de la liquidación, planificación y presupuestación.

Ø Presentación de los datos maestros.

3. Actualización de Datos Maestros

Los datos maestros definen los atributos de una orden, incluidas las asignaciones organizativas. Una orden CO se asigna a una sociedad y a una sociedad CO, también puede asignarse a una división en el registro maestro de ser necesario contabilizar en función de la división.

Si se desea que los saldos y valores se registren en la Contabilidad de Centros de Beneficios se debe registrar el CEBE en el registro maestro de la orden.

Si se asigna una orden a un elemento del plan de la estructura de proyecto o elementos PEP, se puede controlar el valor de la orden en el sistema de proyectos (modulo PS), también es posible procesar automáticamente la liquidación de las órdenes que se encuentren asignadas a elementos de proyectos durante la liquidación de los mismos.

4. Layouts de pantalla

En las ordenes CO se pueden diseñar layouts de pantalla para realizar el registro de los datos maestros de la orden. En caso de no asignar un layout a la clase de orden, se visualizarán todos los campos contenidos en el layout estándar de SAP.

Los datos maestros de una orden CO se encuentran dispuestos entre un máximo de cinco etiquetas en pestañas o solapas. Los campos de datos maestros se encuentran repartidos entre nuevos marcos de grupo predefinidos, estos campos de marcos de grupo pueden visualizarse u ocultarse y definirse como campos de entrada Obligatoria u Opcionales.

Dichos marcos de grupo se pueden distribuir entre las etiquetas y especificar en que parte de la etiqueta aparecerán.

El nuevo layout de las ordenes con etiquetas solo se encuentra disponible para las ordenes de gastos generales de periodificación, ordenes tipo y ordenes de fabricación de Contabilidad Interna (tipos de orden 01, 02, 03, 04).

5. Gestión de estatus de órdenes de gastos generales

Toda orden CO cumple un ciclo de vida, se inicia con la creación y se finaliza con el cierre. Durante este lapso ejecuta planificaciones y contabilizaciones de los costos o liquidaciones. La gestión de estatus notifica hasta que operación o fase del ciclo d vida de la orden se ha alcanzado, además controla las operaciones validas para una orden en un momento determinado.

Como estándar de SAP tiene preestablecido cuatro estados parametrizados por defecto: Creado, liberado, cerrado técnicamente y cerrado.

En caso de no ser suficientes los estatus proporcionados en forma estándar por SAP, es posible la utilización de un estatus de usuario donde se pueden dar indicaciones mas detallados sobre el maestro de la orden. Mediante estos estatus también es posible permitir una operación con advertencia o prohibir una operación. Por ejemplo: si se quiere establecer un estatus para que una vez que las ordenes se encuentren autorizadas puedan contabilizarse sobre las mismas, para ello al crear la orden se define un estatus de usuario original que sea “No autorizado” y luego se pueda cambiar a “Autorizado” que conjuntamente con el estatus “Creado” permitan la contabilización.

También es factible definir selecciones de campo dependientes del estatus, así como autorizaciones de las parametrizaciones del estatus de usuario, las primeras permiten controlar la actualización de campos de los datos maestros durante el ciclo vital de la orden, y las segundas permiten definir los usuarios que están autorizados para procesar operaciones en diferentes momentos de dicho ciclo.

6. Estatus de usuario

El estatus de usuario y las normas que lo controlan se definen en el perfil de estatus el cual es asignado a una clase de orden. El perfil permite:

ü Definir los estatus del usuario

ü Asignar una secuencia a los estatus (orden en el que se pueden dar)

ü Definir un estatus inicial que se determina al momento de crear la orden

ü Determinar la configuración automática de un estatus de usuario durante la ejecución de determinada operación empresarial.

ü Autorizar o prohibir operaciones específicas.

El numero de estatus asigna la secuencia de los estatus de usuario a un perfil de estatus. Solo es posible tener un estatus de usuario con un numero de estatus activado a la vez, si se asigna un numero de estatus a un estatus de usuario, también se especificará un numero de estatus inferior y otro superior, esto controla los estatus de usuarios posteriores.

No es obligatorio definir un numero de estatus para un estatus de usuario, si este no posee numero de estatus, se puede activar o desactivar en cualquier momento, aun cuando otros estatus de usuario estén marcados.

La definición de estatus de usuarios configurados en forma de cadena hace complicado la administración de maestros. La gestión de estatus de usuario en cadena puede realizarse con Business Workflow para vincular el procesamiento de los estatus a gestiones más agiles, además la gestión de estatus de usuario puede contener objetos de autorización, para que solo ciertos usuarios tengan los permisos correspondientes para migrar o modificar el estatus de la orden.

7. Tratamiento colectivo manual de Ordenes de CO

Es posible modificar o procesar varios maestros de ordenes de gastos generales simultáneamente, para lo cual las variantes de selección son de gran utilidad para agrupar órdenes en una relación individual para el tratamiento colectivo, por ejemplo, la actualización de datos maestros o liquidación de órdenes.

Adicional a los campos del maestro de la orden, también es posible realizar selecciones de acuerdo a:

Ø Formulas Booleanas

Ø Datos de clasificación de ordenes

Ø Receptores de liquidación de ordenes

Se puede crear un grupo de ordenes a partir de las órdenes seleccionadas y utilizar en la ejecución de informes.

8. Tratamiento colectivo automático

Esta funcionalidad permite modificar varias órdenes en una sola etapa, con el fin de actualizar el estatus de las ordenes o sustituir los valores en el registro maestro de las mismas.

Dentro de las opciones de tratamiento colectivo se encuentran las normas de sustitución, ideales si la selección de ordenes implica criterios complejos. Cada norma consta de dos componentes:

ü La condición previa: se refiere a la definición de una variante de selección que encuentra las ordenes que se deben procesar, la cual se define mediante expresiones booleanas. Los valores relevantes solo se sustituirán si se cumple la condición previa.

ü Sustitución: contiene los valores que se sustituirán a los campos respectivos.