SAP CO / El customizing de registros maestros de órdenes ínternas Por Aracelis Prado De Abreu

UNIDAD 3: CIERRE DE PERÍODO Y ÓRDENES INTERNAS

LECCIÓN 3: CUSTOMIZING DE REGISTROS MAESTROS DE ÓRDENES INTERNAS

OBJETIVOS:

Analizaremos las características de configuración de los maestros de órdenes internas a través de las clases de órdenes, gestión de status (sistema y usuario) y los tratamientos colectivos.

1. ESCENARIOS PARA LAS ÓRDENES DE CO

Contexto: Dentro de una Sociedad CO, las órdenes de CO permiten discriminar funciones individuales. Las órdenes tienen la capacidad de planificar, supervisar e imputar costos.

Objetivos de las Órdenes de CO:

1. Supervisar acciones internas liquidadas en los centros de costes:

Ejemplo: Órdenes de gastos generales, utilizadas para controlar y registrar los costos relacionados con operaciones internas que se liquidan en los centros de coste.

2. Supervisar las acciones internas liquidadas en activos fijos:

Ejemplo: Órdenes de inversión, que se emplean para gestionar y controlar las inversiones en activos fijos.

3. Compensar las contabilizaciones de costes analíticos calculados en Contabilidad interna:

Ejemplo: Órdenes de periodificación, que permiten distribuir y ajustar los costos a lo largo de diferentes períodos contables.

4. Visualizar las secciones de contabilidad de costes de los pedidos de cliente en la Gestión de pedidos de cliente:

Ejemplo: Órdenes con ingresos, que se utilizan para incluir los ingresos que no forman parte del proceso empresarial central de la empresa.

Funcionalidades de las Órdenes de CO:

1. Gestión de Costos y Actividades:

Las órdenes de CO permiten reflejar los costos de acuerdo a diferentes aspectos, proporcionando una visión más detallada y específica que la contabilidad de centros de costos.

2. Comparación de Producción Interna y Aprovisionamiento Externo:

Permiten comparar la producción interna con el aprovisionamiento externo, facilitando la toma de decisiones estratégicas.

2 | CLASES DE ORDEN

Necesidad de Clases de Orden:

· Las órdenes de CO necesitan una clase de orden para crearse como registro maestro.

Nuevo Concepto:

· Una clase de orden contiene parámetros por defecto que se transfieren al registro de la orden cuando se crea con referencia.

· La clase de orden define la finalidad de la orden y cómo se procesa en el sistema.

· También puede agrupar órdenes con características similares.

Parámetros por Defecto:

· Los parámetros por defecto definidos en la clase de orden se transfieren al registro de la orden al momento de su creación.

Controles Ofrecidos:

1. Gestión de Comprometidos:

Activada o Desactivada: Controla si la gestión de comprometidos está activa o no en la orden.

Ejemplo: Se puede activar la gestión de comprometidos para llevar un control de los compromisos financieros relacionados con la orden.

2. Contabilización de Ingresos:

Permitida: Permite la contabilización de ingresos en la orden.

Ejemplo: Una orden de proyecto que también registre ingresos puede tener esta opción activada.

3. Gestión del Status de las Órdenes:

Controla el estado de las órdenes (sistema y usuario).

Ejemplo: Permite establecer y seguir el estado de la orden, como "Abierto", "En proceso", "Cerrado".

4. Definición de las Características de los Campos:

Define si los campos en la orden son obligatorios, opcionales, etc.

Ejemplo: Algunos campos pueden ser obligatorios para asegurarse de que la información crítica se completa.

5. Composición del Rango de Números de las Órdenes:

Interna o Externa: Controla cómo se asignan los números de las órdenes, si de forma interna (automáticamente por el sistema) o externa (manualmente por el usuario).

Ejemplo: Un rango de números interno para órdenes de mantenimiento.

6. Parámetros Generales de la Liquidación, Planificación y Presupuestación:

Define parámetros generales que afectan cómo se liquidan, planifican y presupuestan los costos en la orden.

Ejemplo: Parámetros para la liquidación de costos de una orden de inversión.

7. Presentación de los Datos Maestros:

Define cómo se presentan los datos maestros en la orden.

Ejemplo: La estructura y visualización de los datos maestros al visualizar o editar una orden.

· Definición de Clases de Orden: Necesidad de una clase de orden para crear órdenes de CO.

· Parámetros por Defecto: Se transfieren al registro de la orden al crearse.

· Controles Ofrecidos:

ü Gestión de comprometidos.

ü Contabilización de ingresos permitida.

ü Gestión del status de las órdenes.

ü Definición de las características de los campos.

ü Composición del rango de números de las órdenes.

ü Parámetros generales de liquidación, planificación y presupuestación.

ü Presentación de los datos maestros.

Definición: Los datos maestros determinan los atributos y características de una orden, incluyendo las asignaciones organizativas necesarias.

PASO 1: ASIGNACIÓN DE UNA ORDEN DE CO

· Una orden de CO se asocia a una sociedad y a una sociedad CO.

· Adicionalmente, es posible asignar la orden a una división específica en el registro maestro, en caso de que sea necesario contabilizar según la división.

PASO 2: REGISTRO EN LA CONTABILIDAD DE CENTROS DE BENEFICIOS (CEBE)

· Para que los saldos y valores se reflejen en la Contabilidad de Centros de Beneficios, es esencial registrar el CeBe en el registro maestro de la orden.

· Ejemplo: Al registrar una orden de CO, se debe incluir el CeBe para asegurar que los saldos se actualicen correctamente en los informes de beneficios.

PASO 3: ASIGNACIÓN A ELEMENTOS DE PLAN O ELEMENTOS PEP

· Si una orden se asigna a un elemento del plan de la estructura del proyecto o a un elemento PEP (Proyecto de Capital de Inversión), se puede gestionar y controlar el valor de la orden mediante el sistema de proyectos PS (Project System).

· Ejemplo: Asignar una orden de inversión a un proyecto específico permite controlar y visualizar los costos asociados de manera eficiente.

PASO 4: LIQUIDACIÓN AUTOMÁTICA DE ÓRDENES

· Es posible realizar automáticamente la liquidación de órdenes asignadas a elementos de proyectos durante el proceso de liquidación de los mismos.

· Ejemplo: Durante la liquidación de un proyecto, las órdenes asociadas se liquidan automáticamente, facilitando la gestión y control de los costos.

· Definición de Datos Maestros: Determinan atributos y características de una orden.

· Asignación de Órdenes de CO: A sociedades, sociedades CO y divisiones.

· Registro en CeBe: Es esencial para reflejar saldos y valores en la Contabilidad de Centros de Beneficios.

· Asignación a Elementos del Plan o PEP: Permite controlar y gestionar el valor de la orden mediante el sistema de proyectos PS.

· Liquidación Automática de Órdenes: Facilita la gestión de costos mediante la liquidación automática durante el proceso de liquidación de proyectos.

PASO 1: CREACIÓN DE DISEÑOS DE PANTALLA

· Es posible diseñar layouts de pantalla para la entrada de datos maestros de una orden. Estos diseños se pueden personalizar y asignar a una clase de orden específica.

· Importante: Si no se asigna ningún layout personalizado a la clase de orden, se mostrará el layout estándar con todos los campos disponibles.

PASO 2: REPRESENTACIÓN DE DATOS MAESTROS

· Los datos maestros de una orden de CO se pueden organizar en un máximo de cinco etiquetas dentro de una pestaña.

· Cada etiqueta representa una sección específica de información relacionada con la orden.

PASO 3: MARCOS DE GRUPO PREDEFINIDOS

· Los campos de datos maestros están organizados en marcos de grupo predefinidos.

· Estos marcos de grupo permiten agrupar campos relacionados y pueden configurarse para mostrarse u ocultarse según las necesidades.

· Configuración de Campos: Los campos dentro de los marcos de grupo pueden configurarse como obligatorios u opcionales según los requisitos de la organización.

PASO 4: DISTRIBUCIÓN DE MARCOS DE GRUPO EN ETIQUETAS

· Los marcos de grupo se pueden distribuir entre las diferentes etiquetas y se puede especificar en qué parte de la etiqueta aparecerán.

· Ejemplo: Un marco de grupo que contiene información de contacto podría ubicarse en la parte superior de una etiqueta de datos maestros.

PASO 5: DISPONIBILIDAD DEL NUEVO LAYOUT

· El nuevo diseño de las órdenes con etiquetas está disponible únicamente para ciertos tipos de órdenes:

ü Órdenes de gastos generales

ü Órdenes de periodificación

ü Órdenes tipo

ü Órdenes de fabricación de Contabilidad Interna (tipos de orden 01, 02, 03, 04)

· Creación de Diseños de Pantalla: Diseñar y asignar layouts personalizados para la entrada de datos maestros.

· Representación de Datos Maestros: Organizar datos en un máximo de cinco etiquetas dentro de una pestaña.

· Marcos de Grupo Predefinidos: Agrupar campos relacionados y configurarlos como obligatorios u opcionales.

· Distribución de Marcos de Grupo: Distribuir marcos de grupo entre etiquetas y especificar su ubicación.

· Disponibilidad del Nuevo Layout: Aplicable a órdenes de gastos generales, periodificación, órdenes tipo y órdenes de fabricación de Contabilidad Interna.

PASO 1: CICLO DE VIDA DE UNA ORDEN DE CO

· Definición: Una orden de CO sigue un ciclo de vida que comienza con su creación y finaliza con su cierre.

· Actividades durante el Ciclo de Vida: Durante este período, se llevan a cabo diversas actividades, como la planificación, contabilización de costos y liquidaciones.

PASO 2: FUNCIÓN DE LA GESTIÓN DE STATUS

· Propósito: La gestión de status indica el progreso de una orden a través de su ciclo de vida y controla las operaciones permitidas en cada fase.

· Control de Operaciones: Define las operaciones válidas que se pueden realizar en una orden en un momento específico.

PASO 3: ESTADOS PREDEFINIDOS EN SAP ESTÁNDAR

· SAP Estándar proporciona cuatro estados predefinidos:

ü Creado

ü Liberado

ü Cerrado técnicamente

ü Cerrado

PASO 4: UTILIZACIÓN DE STATUS DE USUARIO

· Necesidad: Si los estados estándar no son suficientes, se pueden crear status de usuario personalizados.

· Función de los Status de Usuario: Permiten definir indicadores más detallados sobre la orden y pueden controlar operaciones adicionales.

· Permisos y Restricciones: Con los status de usuario, es posible permitir operaciones con advertencia o prohibirlas completamente.

Ejemplo:

· Situación: Deseas que solo las órdenes autorizadas puedan contabilizarse.

o Solución: Creas un status de usuario inicial llamado "No autorizado". Cuando la orden es autorizada, cambias el status a "Autorizado". Junto con el status de "Creado" (sistema), esto permitirá la contabilización.

PASO 5: CONFIGURACIÓN ADICIONAL

· Selecciones de Campo Dependientes del Status:

Permiten controlar la actualización de campos en los datos maestros durante el ciclo de vida de la orden.

· Autorizaciones de Parametrizaciones del Status de Usuario:

Permiten definir qué usuarios están autorizados para procesar operaciones en diferentes momentos del ciclo de vida de la orden.

· Ciclo de Vida de una Orden de CO: Desde la creación hasta el cierre, con actividades de planificación, contabilización y liquidación.

· Función de la Gestión de Status: Indica el progreso y controla las operaciones permitidas en cada fase.

· Estados Predefinidos en SAP Estándar: Creado, liberado, cerrado técnicamente y cerrado.

· Utilización de Status de Usuario: Permite crear status personalizados para control adicional.

· Configuración Adicional: Selecciones de campo dependientes del status y autorizaciones de parametrizaciones.

PASO 1: DEFINICIÓN DEL PERFIL DE STATUS

· Concepto: Las definiciones de status de usuario y las reglas que los controlan se especifican en lo que se llama un perfil de status. Este perfil se asigna luego a una clase de orden.

PASO 2: FUNCIONES DEL PERFIL DE STATUS

· Definición de Status de Usuario:

o Acción: Permite definir diferentes status de usuario.

o Ejemplo: Definir status como "No autorizado" y "Autorizado".

· Asignación de Secuencia a los Status:

o Acción: Permite establecer el orden en el que los status pueden ocurrir.

o Ejemplo: El status "Autorizado" solo se puede alcanzar después de "No autorizado".

· Definición de un Status Inicial:

o Acción: Se determina un status inicial al crear la orden.

o Ejemplo: Al crear una orden, el status inicial puede ser "No autorizado".

· Configuración Automática de Status de Usuario:

o Acción: Permite configurar automáticamente un status de usuario durante la ejecución de una operación empresarial.

o Ejemplo: Cambiar automáticamente el status a "En proceso" cuando se inicia una operación específica.

· Autorización o Prohibición de Operaciones Específicas:

o Acción: Permite autorizar o prohibir ciertas operaciones específicas.

o Ejemplo: Prohibir la contabilización de costos en una orden con el status "No autorizado".

PASO 3: GESTIÓN DEL NÚMERO DE STATUS

· Asignación de Números a los Status de Usuario:

• Acción: Asigna una secuencia de números a los status de usuario dentro de un perfil de status.

• Ejemplo: Asignar el número 1 a "No autorizado" y el número 2 a "Autorizado".

· Control de Status Posteriores:

• Acción: Especificar un número de status inferior y otro superior para controlar los status que siguen.

• Ejemplo: El número de status 1 debe preceder al número 2.

· Flexibilidad en la Definición de Números de Status:

• Acción: No es obligatorio definir un número de status para un status de usuario.

• Ejemplo: Un status de usuario sin número se puede activar o desactivar en cualquier momento, incluso si otros status de usuario están activados.

· Definición del Perfil de Status: Establece y controla los status de usuario.

· Funciones del Perfil de Status: Permite definir, asignar secuencias, establecer status iniciales, configurar automáticamente status y autorizar o prohibir operaciones.

· Gestión del Número de Status: Asigna y controla la secuencia de números de status y permite flexibilidad en la definición de números.

PASO 1: MODIFICACIÓN SIMULTÁNEA

· Definición: Es posible modificar o procesar múltiples órdenes de gastos generales al mismo tiempo utilizando el tratamiento colectivo manual.

PASO 2: UTILIZACIÓN DE VARIANTES DE SELECCIÓN

· Función: Las variantes de selección ayudan a agrupar órdenes para tratamiento colectivo.

· Aplicaciones: Permiten realizar acciones como la actualización de datos maestros o la liquidación de órdenes.

PASO 3: CRITERIOS DE SELECCIÓN ADICIONALES

· Fórmulas Booleanas: Utilizan expresiones lógicas para seleccionar órdenes.

o Ejemplo: Seleccionar órdenes donde los costos superen un cierto valor.

· Datos de Clasificación de Órdenes: Seleccionar órdenes basadas en atributos específicos.

o Ejemplo: Órdenes clasificadas por tipo de proyecto.

· Receptores de Liquidación de Órdenes: Seleccionar órdenes según los receptores de los costos.

o Ejemplo: Seleccionar órdenes que se liquidan en un centro de coste específico.

PASO 4: CREACIÓN DE GRUPOS DE ÓRDENES

· Función: Las órdenes seleccionadas se pueden agrupar y utilizar en informes para un análisis más detallado.

o Ejemplo: Crear un grupo de órdenes para proyectos específicos y generar informes de costos.

PASO 1: MODIFICACIÓN EN UNA SOLA ETAPA

· Definición: Esta modalidad permite modificar múltiples órdenes en una sola operación utilizando tratamiento colectivo automático.

· Aplicaciones: Se puede actualizar el status de las órdenes o cambiar los valores en el registro maestro.

PASO 2: USO DE NORMAS DE SUSTITUCIÓN

· Función: Las normas de sustitución permiten actualizar el status de las órdenes o cambiar los valores de los campos en el registro maestro.

· Aplicaciones: Ideales para seleccionar y procesar órdenes basadas en criterios complejos.

PASO 3: COMPONENTES DE LAS NORMAS DE SUSTITUCIÓN

· Condición Previa: Define una variante de selección para encontrar las órdenes que se deben procesar.

o Definición: Utiliza expresiones booleanas para definir las condiciones.

o Ejemplo: Solo se sustituyen valores si la condición previa es cumplida (por ejemplo, todas las órdenes con más de $5000 en costos).

· Sustitución: Contiene los valores que se reemplazarán en los campos pertinentes.

o Ejemplo: Cambiar el campo "Centro de Coste" de todas las órdenes seleccionadas a un nuevo valor.

· Tratamiento Colectivo Manual: Permite modificar varias órdenes simultáneamente utilizando variantes de selección.

· Criterios de Selección Adicionales: Fórmulas booleanas, datos de clasificación de órdenes y receptores de liquidación.

· Creación de Grupos de Órdenes: Agrupar órdenes seleccionadas para informes.

· Tratamiento Colectivo Automático: Modificación en una sola etapa utilizando normas de sustitución.

· Componentes de Normas de Sustitución: Condición previa (variantes de selección) y sustitución (valores que se reemplazarán).

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