La relación entre Joule y las acciones rápidas es la pieza que un consultor de Employee Central tiene que tener más clara. En los casos transaccionales de Employee Central, Joule no arma su propio formulario ni tiene su propia lógica: usa las plantillas de acciones rápidas configuradas en la instancia. La academia oficial lo dice entre las consideraciones de las acciones rápidas: Joule utiliza las plantillas configuradas cuando se le pide una acción.
De esa relación sale una lista de lo que Joule hereda de la configuración de Employee Central. Si no hay plantilla para el caso de uso, Joule no puede completar la acción desde la conversación. Si la plantilla muestra ciertos campos, Joule pide esos campos. Si la plantilla tiene un motivo de evento, el registro se guarda con ese motivo, porque el motivo de la plantilla gana sobre la derivación. Si el cambio dispara un flujo de trabajo, la solicitud sigue el flujo. Y si el usuario no tiene permiso sobre la plantilla o sobre el empleado, Joule responde que no tiene permiso.
Las notas de SAP lo confirman desde distintos ángulos. La 3564864 indica que, antes de usar un caso en Joule, hay que configurar las plantillas de acciones rápidas correspondientes, y remite a la guía de capacidades de Joule para los casos de uso de Employee Central. La 3517420 describe el error de permisos al probar acciones rápidas en Joule y su causa habitual: la población objetivo del permiso de la plantilla. La publicación de SAP que presentó las acciones rápidas incluye, entre los lugares donde se usan, las acciones rápidas en SAP Joule, con un video de una acción rápida usada desde el asistente.
Para un proyecto, esta relación ordena el trabajo. Activar Joule para Employee Central no empieza en Joule: empieza en las plantillas de acciones rápidas, sus permisos, los motivos de evento y los flujos. Un cliente que quiere que sus managers cambien el centro de costos desde Joule necesita primero una plantilla de cambio de centro de costos, otorgada a los managers, con un motivo que dispare la aprobación que corresponda. Si eso no está, Joule no tiene con qué trabajar.
Y la ordena también al revés: cada plantilla que se configura para el autoservicio es, potencialmente, una acción que Joule podrá ejecutar, si el caso de uso está en la lista de Joule para la versión. Por eso conviene diseñar las plantillas pensando en los dos canales.
En el caso del curso, la sección 3 de la L6 presenta esta relación con la Tabla 6.2, que resume lo que Joule hereda de la configuración. El ejemplo es la plantilla Cambiar modalidad de trabajo de la L5: si el caso de uso Cambiar ubicación está entre los que Joule admite, Joule usaría esa plantilla, con sus campos, su motivo y su flujo. El Video 6.1 cierra con la Tabla 6.2 en pantalla y el Video 6.2 muestra la plantilla al lado de una captura oficial.
En los ejercicios de la L6, la lista de lo que se revisa antes de la activación empieza por las plantillas de acciones rápidas y sus permisos.
