✒️SAP SD / El maestro de clientes Por José Saavedra Rodríguez

MAESTRO DE CLIENTES

El maestro de clientes incluye todos los datos comerciales necesarios para el tratamiento de pedidos, entregas, facturas y pagos del cliente. Su información es compartida por el departamento comercial y el de finanzas.

Los datos del maestro de clientes se agrupan en 3 categorías:

Datos generales

Son relevantes para el área comercial y para el área contable. Se almacenan de forma centralizada para evitar redundancia de datos, siendo específicos del mandante. Son válidos para todas las unidades organizativas de un mismo mandante.

Datos del área de ventas

Son relevantes para el área comercial. Son válidos para el área de ventas respectiva (organización de ventas, canal de distribución y sector).

Datos de la sociedad

Son relevantes para la contabilidad. Son válidos para la sociedad en cuestión.

Los datos se suelen agrupar en diferentes pestañas para una mejor visualización de la información. Vemos a continuación los datos que contiene cada uno de cada una de las categorías del maestro de clientes:

Datos generales

Los datos generales se actualizan independientemente de las unidades organizativas definidas.

- Pestaña "Dirección": nombre, dirección idioma.

- Pestaña "Datos de control": información de impuestos.

- Pestaña "Pagos": datos bancarios.

- Pestaña "Marketing": clasificación del cliente y la industria.

- Pestaña "Puestos de descarga": horas de entrada de mercancías.

- Pestaña "Datos de exportación": datos para el control de exportaciones.

- Pestaña "Personas de contacto": dirección de interlocutores comerciales.

Datos del área de ventas

Se actualizan según el área de ventas (organización de ventas, canal de distribución y sector).

- Pestaña "Ventas": oficina de ventas, moneda, distrito de ventas, grupo de precios.

- Pestaña "Expedición": condiciones de expedición, centro suministrador, zona de transporte.

- Pestaña "Documento de facturación": clasificación de IVA repercutido, condiciones de pago.

- Pestaña "Funciones del interlocutor": destinatario de mercancías, destinatario de factura, pagador

Datos de sociedad

Son relevantes para la contabilidad.

- Pestaña "Gestión de cuentas": cuenta asociada.

- Pestaña "Trans. de pago": vías de pago, bloqueo de pago.

- Pestaña "Correspondencia": proceso de reclamación, responsable contabilidad.

- Pestaña "Seguros": importe asegurado.

Para el alta de clientes se utiliza la transacción VD01 para el mantenimiento de los segmentos generales y áreas de ventas, y la transacción XD01 para la creación de los segmentos.

Actualización del maestro de clientes

Como norma general, al modificar los datos de un registro maestro que ya ha sido utilizado para crear documentos (pedidos, entregas, facturas, etc.), estos cambios no afectan a los documentos ya creados. No obstante, la dirección que hay en el maestro de clientes es una excepcion.

Por tanto, si fuera necesario cambiar datos de un documento ya generado (excepto en el caso de la dirección) habría que cambiarlos manualmente.

Para modificar y visualizar clientes se utilizan las transacciones:

Mantenimiento de segmentos generales y áreas de ventas: VD02 y VD03.

Mantenimiento de segmentos: XD02 y XD03

(Logística -> Comercial -> Datos maestros -> Interlocutor comercial -> Cliente)

Grupos de cuentas

=> El grupo de cuentas es el modelo para crear registros maestros de clientes.

Cada vez que se da de alta un nuevo cliente, lo primero que se especifica es el grupo de cuentas del cliente. El grupo de cuentas controla:

- Las vistas y campos de datos.

- Especifica los campos de datos del registro maestro que se suprimen, visualizan, cuáles son obligatorios y cuales opcionales.

- El rango de numeración a utilizar.

Por ejemplo, supongamos que queremos un registro de maestro de clientes de destinatario de mercancía, que puede requerir información sobre la expedición y eliminar los campos relativos a la facturación.

Algunos ejemplos de grupos de cuentas que vienen con el sistema estándar son:

- 0001 Solicitante.

- 0002 Destinatario de mercancías.

- 0003 Pagador.

- 0004 Receptores de factura.

- 0005 Interesados.

- 0006 Competidores.

Si se comete algún error al crear un grupo de cuentas, podrá modificarse después de crearla con las transacción "XD07-Modificar grupo de cuentas".

Para ver la lista de pedidos de un cliente desde el maestro de clientes, visualizando el cliente a comprobar seleccionaremos: Menú Entorno -> Lista de documentos -> Órdenes. Desde ahí, en lugar de órdenes también podemos ver contactos, ofertas, pedidos abiertos, facturas, etc.

Los datos generales son independientes de las estructuras organizativas, por lo tanto son válidos para todas las sociedades.

Gestión de clientes en SAP

Para dar de alta un cliente, accedemos a Logística -> Comercial -> Datos maestros -> Interlocutor comercial -> Cliente.

Tenemos dos transacciones:

- VD01-Comercial: que nos permite dar de alta los datos comerciales del cliente

- XD01-Total: no solo nos permite dar de alta los datos comerciales del cliente, sino también los datos de sociedad para la gestión financiera.

En la transacción VD01, lo primero que se especifica es el grupo de cuentas del solicitante. A continuación se selecciona el área de ventas asociada al cliente. En el caso de que el grupo de cuentas tenga asociada numeración externa, el sistema nos informará de la situación y habrá que informar en el campo Deudor el id del cliente.

A continuación se informarán los datos generales que serán válidos para cualquier estructura organizativa. En la pestaña de dirección se introducen los datos del cliente: tratamiento, nombre, concepto de búsqueda, dirección.

Si pulsamos sobre el botón "Datos Área de Ventas" para ingresar los datos relevantes para el área comercial. En la pestaña "Ventas" comprobamos que el campo "Esquema de cliente" ya está informado, no obstante hay que tener en cuenta que es un dato muy importante, ya que junto a otros se usará para determinar cuál es el esquema de precios que se usará para los pedidos de ventas del cliente.

Se informa también el campo "Lista de Precios". Se utiliza para que el cliente acceda a la lista de precios según su categorización.

En la pestaña "Expedición" informamos el campo "Prioridad de Entrega", y también una "Condición de Expedición". Esta se utiliza para determinar el puesto de expedición desde donde se suministrará la mercadería. Para seleccionar el centro desde donde se suministrarán las mercancías, se informa el campo "centro suministrador":

En la pestaña "Factura" se informa el campo "Incoterms" (Los incoterms se usan en la gestión de comercio exterior. Ejemplo FOB = es Free on Board, donde los cargos de Seguro y flete corren a cargo del cliente; CIF = Cost, Insurance and Freight, donde se le cobra al cliente el cargo del seguro y del flete. Generalmente de acuerdo los incoterms se determinan precios diferentes) y la "Condición de pago". También informarmos el "Grupo de Imputación", que es importante porque el sistema lo utiliza como uno de los criterios para la determinación automática de cuentas de ingresos. Se informa también en la lista de impuestos a aplicar, el campo "Clasificación Fiscal del Cliente", que se utiliza para determinar la alícuota que le corresponde a este cliente respecto del impuesto que se esté informando.

En la pestaña "Documentos" se puede observar la agrupación de mensajes permitidas dentro de una determinada operación comercial, por ejemplo se pueden ver los mensajes utilizables para un pedido, para una factura, para una oferta, etc.

Si guardamos, el sistema informa que se ha creado el deudor x, para el área de ventas informada.

Si utilizamos la transacción VD02 podremos modificar los datos de un cliente. Si accedemos a la modificación del cliente anterior, en la solapa de Ventas podemos actualizar el valor del campo "Grupo de Precios", y al guardar el sistema nos informa que se han realizado las modificaciones.

Mediante la trnsacción VD03 podemos consultar la información general y comercial de un cliente. Mediante la XD03 también visualizaremos los datos de la sociedad del cliente. Si ejecutamos esta última transacción, y pulsamos el botón "Area de ventas del cliente", obtendremos una lista con las áreas de ventas en las que está dado de alta el cliente. Si el deudor no ha sido aún creado para el área de ventas seleccionada, el sistema informará de un error. Será necesario eliminar la información del campo de sociedad para poder continuar. En ventana de Visualizar Cliente, si pulsamos en el menú "Detalle", podemos seleccionar las opciones "Info grupo cuentas" y "Área de ventas" para visualizar la información de la sociedad del cliente.

Si accedemos al menú "Entorno" y "Modificaciones campo", podremos ver las modificaciones que se han realizado sobre los registros maestros, para lo cual deberemos situar el cursor en el campo de datos que queremos observar.

Si hacemos esto, veremos la información de las modificaciones, el valor anterior y el nuevo ordenadas por fechas, y si hacemos doble click nos indicará la fecha y usuario que realizaron los cambios.

Bloqueos

Si seleccionamos el menú "Detalles" y "Datos de bloqueos", el sistema nos muestra si el cliente tiene algún bloqueo para alguna estructura en particular:

- Bloqueo de contabilización (para las sociedades)

- Bloqueo comercial (bloqueo de pedido, de entrega o de factura, todos para algún área de venta en particular o para todas las áreas de ventas del sistema).

Si en el menú "Detalles" seleccionamos "Datos de gestión", se visualizará la ventana de datos de gestión con información sobre el grupo de cuentas del cliente y el usuario y fecha en que se dió de alta.

Si seleccionamos la transacción VD05-Bloquear, podremos bloquear un cliente. Para ello, primero seleccionamos por ejemplo el área de ventas, y después para alguno de los bloqueos podemos elegir sus valores (por ejemplo, bloqueo total, todo gratis o bloqueo test). Al guardar, habremos activado el bloqueo.

Si ejecutamos la transacción "VD06-Marcar para borrar", para marcar un cliente para borrado. Seleccionamos el cliente (deudor) y el área de ventas. La marca para borrado funciona igual que el bloqueo, podemos seleccionar un cliente para borrado en un área de ventas o para todas. Esto se realiza para "borrar" al cliente del sistema, bien porque ya no exista la empresa o porque se hayan introducido datos erróneamente.

Si ejecutamos la transacción "VD03-Comercial", y seleccionamos el cliente y el área de ventas anterior, se visualizará una ventana en el sistema indicando que el deudor en dicha área de ventas tiene realizada una petición de borrado.

Si ejecutamos la transacción "XD07-Modificar grupo de cuentas", seleccionamos un cliente y un área de ventas, y seleccionamos un nuevo grupo de cuentas, el sistema no permitirá cambiar a cualquiera de ellos, sino que deberá ser un grupo de cuentas equivalente al actual, por ejemplo no podemos cambiar el grupo de cuentas de un destinatario de mercaderías al grupo de cuentas pagador.