LECCION 2
1_ MAESTRO DE CLIENTES
En la leccion 1 vimos que una de las fuentes de datos en el documento comercial es el maestro de clientes. Ahora veremos como se estructura el maestro de clientes que datos guarda y cuales son sus efectos en los documentos comerciales.
- El maestro de clientes incluye todos los datos necesarios para tratar pedidos entregas facturas y pagos de cliente
- Esta informacion se comparte entre el departamento de finanzas y el comercial
- Para una mejor comprension los datos se agrupan en
- Datos generales : Datos relevantes tanto para el area comercial como para el area contable. Se almacenan centralmente (son especificos del mandante) con el fin de evitar la redundancia de datos Son validos para todas las unidades organizativas de un mandante (unidad autocontenida del sistema SAP) Los datos generales se actualuzan independientemente de las unidades organizativas Se organizan en solapas (ejemplo direccion, datos de control, pagos, marketing, puesto de descarga, datos de exportacion, personas de contacto)
- Datos de la sociedad : Datos relevante para la contabilidad Son validos para la sociedad en cuestion. Para una mejor visualizacion estos campos se agrupan en distintas solapas como gestion de cuentas, trans. de pago, correspondencia seguros.
- Datos comerciales : Datos relevantes para el area comercial. Son validos para el area de ventas respectiva (organizacion de ventas, canal de distribuicion y sector) Los datos del area de ventas se actualizan segun el area de ventas (organizacion de ventas canal de distribucion y sector) Las solapas para esta area serian ventas, expedicion, documento de facturacion, funciones del interlocutor.
TIPS Hay que tener presente que en las transacciones de visualizacion o actualizacion como son VD01, 02, 03 o la XD01, 02, 03 si no se ingresan las sociedad con la cual se esta trabajando no van a poder actualizar ni visualizar los datos de la sociedad asi mismo pasa con los datos de area de ventas si no ingresan el area de ventas en la cual trabajan no podran ni actualizar ni modificar dichos datos
TRANSACCION CREACION DE CLIENTES
Para el alta de clientes podemos utilizar la transaccion VD01 para el mantenimiento de los segmentos generales y area de ventas, o XD01 para la creacion de todos los segmentos
- Logistica>> Comercial>> Datos Maestros>> Interlocutor>> Cliente>> Crear>> VD01 - comercial
o XD01- total
2_ ACTUALIZACION EN EL MAESTRO DE CLIENTES
Cuando se modifica un registro despues de haberlo utilizado para crear documentos (pedidos entregas facturas etc), estos datos no afectan a los documentos ya creados. No asi para la DIRECCION que hay en el maestro de cliente es una excepcion Por tanto si fuese necesario tendria que cambiar los datos (pero no la direccion) en los documentos manualmente
TRANSACCION MODIFICACION Y VISUALIZACION DE CLIENTES
Para la modificacion / visualizacion de clientes podemos utilizar las transacciones VD01 y VD03 para el mantenimiento de los segmentos generales y area o XD02 y XD03 para acceder a los segmentos
- Logistica>> Comercial>> Datos maestros>> Interlocutor comercial>> Cliente>> Modificar>> VD02- Comercial
o XD02 - total
- Logistica>> Comercial>> Datos maestros>> Interlocutor>> Cliente>> Visualizar>> VD03 - Comercial
o XD03 - total
3_ GRUPO DE CUENTAS
El grupo de cuentas es el modelo para crear registros maestros de cliente
Cada vez que creamos un nuevo cliente los primero que especificamos es el grupo de cuentas
Grupo de cuentas controla
- Las vistas y campos de datos
- Especifica los campos del registro maestro que se suprimen, visualizan que son obligatorios u opcionales
- El rango de numeracion que se utilizara
Pensemos por ejemplo en un registro maestro de clientes de DESTINATARIO DE MERCANCIAS el cual requiere informacion sobre la expedicion y elimina los campo relativos a la facturacion
Algunos ejemplos de grupos de cuentas que viene con el sistema estandar son
- 0001 - solicitante
- 0002 - destinatario de mercancias
- 0003 - pagador
- 0004 - receptores de factura
- 0005 - interesados
- 0006 - competidores
CONSULTAS DE INTERES_
1_ DIFERENCIA ENTRE TRANSACCION XD01 Y VD01
- La transaccion XD01 permite crear todos los segmentos del maestro de clientes: datos generales sociedad y area de ventas
- La transaccion VD01 solo permite crear los segmentos de: datos generales y area de ventas pero no sociedad
2_COMO SE GENERA EL NUMERO DE CLIENTE UTILIZADO EN EL CAMPO DE DEUDOR?
El numero se genera de acuerdo a una asignacion del rango de numero en el customizing (personalizado) del grupo de cuentas
3_UTILIZANDO LA TRANSACCION VD01 APARECE UN MENSAJE "GRUPO CUENTAS SOLICITANTE TIENE ASIGNACION DE NUMEROS EXTERNA" NO ME QUEDO CLARO ESTE TEMA?
Lo que sucede es que estas usando un grupo de cuentas que tiene configurada asignacion de numeros externa lo que significa que deberas colocar tu el numero. La asignacion interna donde el sistema le va dando una numeracion consecutiva al numero de clientes.
4_ES POSIBLE QUE A UN CLIENTE SE LE ENTREGE LA MERCANCIA DESE MAS DE UN CENTRO DE DISTRIBUCION
Para el segmento area de ventas se coloca 1 solo cemtro de distribucion pero este centro ES SOLO UNA PROPUESTA para el momento de la determinacion de centros en la creacion de documentos de ventas. Luego en el tratamiento de los pedidos o documentos de ventas podras modificarlo.
5_EN LA TRANSACCION VD01 SE INTRODUCEN LOS DATOS DE AREA DE VENTAS EN LA SOLAPA DE FACTURA PODRAS EXPLICAR SOBRE LOS ICOTERMS
Los incoterms se usan en la gestion de comercio exterior ejemplo
- FOB >es FREE ON BOARD donde los cargos de seguro y flete corren a cargo del cliente
- CIF >es COST INSURANCE AND FREIGHT donde se le cobra al cliente el costo, el cargo de seguro y flete
Generalmente de acuerdo los incoterms se determinan precios diferentes
6_EL PORQUE DE LA SOLICITUD DE BLOQUEO DE CLIENTE Y DE BORRADO DE CLIENTE
Los bloqueos se solicitan por que no se desea que se opere con el cliente por diversas cuestiones que la empresa vea conveniente y evitar que los usuarios operen con el mismo. Sobre el borrado puede ser porque la empresa no existe mas o por que sus datos fueron mal cargados y se debe crear de nuevo