Listas de factura, Factura proforma y Venta al contado
Listas de facturas
Las listas de facturas nos permiten enviar documentos de facturación diversos (facturas, notas de cargo o abonos) a un responsable de pago de forma periódica o en determinadas fechas.
Todos estos documentos de facturación, se unen en la lista de facturas, la cual contiene el importe conjunto de todos los otros documentos y pueden aplicárseles descuentos.
Se deben actualizar los siguientes datos en customizing de las listas de facturas en comercial:
- Cada clase de factura debe tener asignada una clase de lista de factura.
- Se pueden definir condiciones de recargo o comisión por lista de factura. Las condiciones estándar a utilizar son RL00 y MW15.
De la misma manera, es necesario incluir los siguientes datos en los maestros:
- Definir el calendario de cliente que especifique los intervalos de tiempo o los días en que las listas de facturas pueden ser creadas. Se debe indicar en el maestro del cliente del pagador.
- Se debe actualizar el registro de las condiciones RL00 del pagador.
- Se deben crear los registros de condiciones para las clases de condiciones LR00 y RD01.
Es posible utilizar comunicaciones con transferencia de datos electrónica para enviar una factura al cliente una vez creada, o bien no hacerlo hasta que se haya creado la lista de facturas.
Audio: Las listas de factura también son unas clases de factura configuradas como lista de facturación. Es muy utilizado el proceso de lista de factura cuando el cliente no acepta que le entreguemos facturas en todos los días del mes, y procesamos una lista de factura con todas las facturaciones que se realizan durante todo el mes y que se envían un solo día del mismo. Hay rutinas de transformación de número legal acomodándolo al que determine la lista de factura para cada factura individual. O detalles de contabilización, como condiciones de pago o fechas bases, que son actualizadas o modificadas al crear la lista de factura.
Facturas proforma
En los procesos comerciales de exportación, es necesario en ocasiones presentar por disposiciones legales una Factura Proforma. La factura proforma es un documento modelo que se usa generalmente en comercio exterior, donde se le envía al cliente un documento borrador o preliminar de lo que se le facturará.
El módulo de SD proporciona una clase de factura para este proceso. De este modo, a partir de un Pedido se puede crear una Factura proforma (F5), y a partir de la Entrega de salida puede crear una Factura proforma (F8).
Las facturas proforma se pueden crear con referencia a pedidos o entregas.
=> No es necesario que se contabilice la salida de mercancías para crear una factura proforma.
La factura proforma no cierra el proceso de facturación. La facturación de una clase de factura proforma se puede realizar tantas veces como se desee o sea necesario, ya que no actualiza el status de factura en el documento modelo (el pedido o la entrega de salida).
Igualmente, no se traslada a finanzas FI ningún movimiento, puesto que la operación comercial de factura no se ha realizado completamente.
Para la clase de factura proforma hay una clase de mensaje de salida asignada, que tiene el formato legal y necesario para la factura proforma.
La factura proforma se utiliza como un bosquejo de lo que será la transacción comercial, y es de gran utilidad para todos los trámites del comercio exterior.
Se debe tener presente que no representa un documento o comprobante legal como factura.
Venta al contado
En el flujo de venta al contado, el pago y documento impreso de factura se da directamente en la aceptación de pedido. El módulo de SD posee un proceso de venta al contado de forma estándar.
La venta al contado tiene las siguientes características:
- El pedido y la entrega se crean en un paso, sin embargo se obtiene un documento para cada operación.
- La salida de mercancías se contabiliza posteriormente como una operación separada sin que el cliente tenga que esperar.
A partir del pedido se entrega una factura impresa al cliente. Posteriormente, se crea automáticamente la entrega de mercancías y el documento de facturación en el sistema mediante el procesamiento estándar.
Para que se imprima la factura automáticamente y se registre el pedido de venta, la clase de pedido BV (venta al contado) posee una clase de mensaje de salida, que realiza la impresión correspondiente a una hoja de factura en base al pedido.
El documento de facturación correspondiente se creará más tarde, cuando la contabilización de la salida de mercancías se haya realizado. El documento de facturación se hace en base a la clase de factura BV.
En el customizing de esta clase de factura se encuentran las siguientes funciones:
- Facturación por pedido.
- No posee determinación de mensaje, ya que esta tuvo lugar en el pedido.
- No posee determinación nueva de pedido, ya que los precios no deben modificarse, ni diferir del pedido que se tomó como factura.
- La contabilización en la contabilidad financiera se efectúa en una cuenta de compensación de caja y no en deudores (no hay determinación de cuenta asociada).
- Posee una clase de factura de anulación que es la SV.
Se debe considerar que en algunos países o localizaciones es obligatorio realizar el registro contable con la facturación. Por eso, el pedido de venta al contado no se puede realizar con el procedimiento anteriormente indicado.
Customizing y funcionamiento de las facturas proformas
Visualizamos un vídeo con el funcionamiento y tratamiento de la facturación proforma.
Al finalizar esta animación habremos visto conceptos sobre la facturación proforma.
La configuración de esta está en Comercial >> Facturación >> Documentos de facturación >> Definir clases de factura.
La facturación proforma es una clase de factura configurada como proforma, como por ejemplo la clase de factura "F8 - Proforma para entrega".
Hacemos doble clic sobre la clase de factura, y en la ventana que nos muestra su configuración, y si vemos el contenido del campo "Tipo doc. Comercial", su valor es "U" que es el de factura proforma.
Si accedemos a la transacción VA01 y creamos un pedido completo y lo entregamos (le informamos un Lote de material y un almacén).
Grabamos el pedido, y entramos en modificación y seleccionamos del menú Doc.Venta >> Suministrar. En la ventana de la entrega, realizamos el picking y hacemos la contabilización de la entrega.
Tras realizar la salida de mercancía, procedemos a crear la factura proforma. Para ello, vamos a la transacción VF01 y seleccionamos la clase de factura F8. La factura proforma permite entregar al cliente una factura modelo o borrador que sirve para realizar por ejemplo realizar trámites aduaneros o de comercio exterior.
Una vez grabada la factura proforma, cumple con la característica de que el documento de entrega o pedido no ha sido concluido para facturación, sino que el mismo puede facturarse con la transacción VF01 y seleccionando la clase de factura correspondiente, como por ejemplo F2.
Si observamos el flujo de documentos, vemos que se han generado todos los documentos comerciales, incluyendo la factura final y la factura proforma:
- Pedido estándar
- Entrega
- Orden de picking
- DM entrega de salida
- Proforma para entrega
- Factura
- Documento contable
Con esto culminamos la creación de una factura proforma.