LAS LISTAS DE FACTURAS, LA FACTURA PROFORMA Y LA VENTA AL CONTADO
Analizaremos la liquidaciòn centralizada de facturas, facturas de tratamiento para el comercio exterior y de condiciòn de contado.
1 - LISTAS DE FACTURAS
Las listas de facturas nos permiten enviar documentos de facturaciòn diversos (facturas, notas de cargo o abonos), a un responsable de pago de forma periòdica o en determinadas fechas .
Se debe actualizar los siguientes datos en Customizing de las listas de facturas en comercial :
> Cada clase de factura debe tener asignada una clase de lista de factura.
> Se pueden definir condiciones de recargo o comisiòn por lista de factura, las estàndar son RL00 y MW15.
De la misma manera, es menester incluir, los siguientes datos en los maestros :
> Definir el calendario de cliente que especifique los intervalos de tiempo o lo dìas en que las listas de facturas pueden ser creadas. Se debe indicar en el maestro del cliente del pagador.
> Se debe actualizar el registro de las condiciones RL00 del pagador
> Cree los registros de condiciones para las clases de condiciones LR00y RD01.
Es posible utilizar comunicaciones con transferencia de datos electrònica, para enviar una factura al cliente una vez creada, o no hacerla, hasta que se haya creado la lista de facturas.
NOTA :
Las listas de factura tambièn son una clase de factura, configuradas como lista de facturaciòn; es muy utilizado el proceso de lista de factura cuando el cliente no acepta que le entreguemos facturas todos los dìas del mes y procesamos una lista de factura con todas las facturaciones que realizamos durante el mes y la enviamos todas juntas una sola vez al mes. Hay rutinas de transformaciòn del nùmero legal acomodando al que determine la lista de factura para cada factura individual o detalles de contabilizaciòn como condiciones de pago o fechas base que son actualizadas o modificadas al crear la lista de factura.
2 - FACTURAS PROFORMA
En los procesos comerciales de exportaciòn, es necesario, en ocasiones, la presentaciòn por disposiciones legales de una factura proforma.
El mòdulo comercial proporciona una clase de factura para este proceso.
Las facturas proforma se pueden crear con referencia a pedidos o entregas. No es necesario que se contabilice la salida de mercancìas para realizar la factura proforma.
La factura proforma no cierra el proceso de facturaciòn, la facturaciòn de una clase de factura proforma se puede realizar tantas veces como se desea o sea necesario hacerlo, ya que no se actualiza el status de factura en el documento modelo.
Tambièn y muy importante, no se traspasa a finanzas FI ningùn movimiento, puesto que la operaciòn comercial de factura no se ha realizado completamente.
Para la clase de factura proforma hay una clase de mensaje de salida asignado, que tiene el formato legal y necesario para factura proforma.
NOTA : La factura proforma, se utiliza como un bosquejo de lo que serà la transacciòn comercial y es de gran utilidad para todos los tràmites del comercio exterior. Se debe tener presente que no representa un documento o comprobante legal como factura.
3 - LA VENTA AL CONTADO
El flujo de la venta al contado, el pago y documento impreso de factura se da directamente en la aceptaciòn de pedido. El mòdulo de SD posee un proceso de venta al contado de forma estàndar.
La venta al contado tiene las siguientes caracterìsticas :
> El pedido y la entrega se crean en un paso, sin embargo, se obtiene un documento para cada operaciòn.
> La salida de mercancìas se contabiliza posteriormente como una operaciòn separada sin que el cliente tenga que esperar.
Para que se imprima la factura automàticamente y se registre el pedido de venta, la clase de pedido BV (venta al contado) posee una clase de mensaje de salida, que realiza la impresiòn correspondiente a una hoja de factura en base al pedido. El documento de factuarciòn correspondiente se crearà màs tarde, cuando la contabilizaciòn de la salida de mercansìas se haya efectuado. El documento de facturaciòn se hace en base a la clase de factura BV (venta al contado).
En el Customizing de esta clase de factura se encuentran las siguientes funciones :
> Facturaciòn por pedido.
> No posee determinaciòn de mensaje, ya que èsta tuvo lugar en el pedido.
> No posee determinaciòn nueva de precio, ya que los precios no deben modificarse, ni diferir del pedido que se tomò como factura
> La contabilizaciòn en la contabilidad financiera se efectùa en una cuenta de compensaciòn de caja y no en deudores (determinaciòn de cuenta asociada ).
> Posee una clase de factura de anulaciòn que es la SV.
Se debe considerar que en algunos paìses o localizaciones es obligatorio realizar la registraciòn contable con la facturaciòn. Por eso, el proceso de venta al contado no se puede realizar con el procedimiento anteriormente mencionado.
4 - EL CUSTOMIZING Y FUNCIONAMIENTO DE LAS FACTURAS PROFORMAS
En esta lecciòn veremos el funcionamiento y tratamiento de la facturaciòn proforma.
Conceptos de la facturaciòn proforma: iremos a la configuraciòn de la facturaciòn proforma ingresamos a >> Spro-Customizing >> IMG referencia SAP >> Comercial >> Facturaciòn >> Documentos de facturaciòn >> Definir clases de factura . La facturaciòn proforma no es nada màs, ni nada menos que una clase de factura configurada como proforma, nos posisionarèmos en una clase de factura como la F8 si hacemos click podemos ver que el tipo de documento comercial es el de factura proforma, probaremos la configuraciòn de la clase de factura proforma, para esto crearemos un pedido completo y lo suministraremos, contabilizada la salida de mercancìas procederemos a crear la factura (/nvf01) proforma iremos a la transaciòn VF01 y seleccionarèmos la clase de factura F8 proforma para entrega, la factura proforma permite entregarle al cliente una factura mòdelo borrador que sirve para realizar por ejemplo: tràmites aduaneros o de comercio exterior, una vez grabada la factura proforma cumple con la caracterìstica que el documento de entrega o pedido no se concluye para la facturaciòn sino que el mismo puede facturarse como veremos a continuaciòn, podemos ver el flujo de documentos para corroborar que se ha tratado la creaciòn de todos los documentos comerciales como la factura proforma y la factura final del flujo