✒️SAP SD / Las listas de facturas, la factura proforma y la venta al contado Por Damaris Cruz
SAP SD Las listas de facturas, la factura proforma y la venta al contado
Las listas de facturas, la factura proforma y la venta al contado
1| Las listas de facturas
Las listas de facturas nos permiten enviar documentos de facturación diversos (facturas, notas de cargo o abonos), a un responsable de pago de forma periódica o en determinadas fechas.
Se debe actualizar los siguientes datos en customizing de las listas de facturas en comercial:
· Cada clase de factura debe tener asignada una clase de lista de factura
· Se pueden definir condiciones de recargo o comisión por lista de factura, las estándar son RL00 y MW15.
De la misma manera, es menester incluir los siguientes datos en los maestros:
· Definir el calendario de cliente que especifique los intervalos de tiempo o los días en que las listas de facturas pueden ser creadas. Se debe indicar en el maestro del cliente del pagador.
· Se debe actualizar el registro de las condiciones RL00 del pagador
· Cree los registros de condiciones para las clases de condiciones LR00 y RD01
Es posible utilizar comunicaciones con transferencia de datos electrónica, para enviar una factura al cliente una vez creada, o no hacerlo, hasta que se haya creado la lista de facturas.
2| Las facturas proforma
En los procesos comerciales de exportación, es necesario, en ocasiones, la presentación por disposiciones legales de una factura proforma.
El módulo comercial proporciona una clase de factura para este proceso.
Las facturas proforma se pueden crear con referencia a pedido o entregas. No es necesario que se contabilice la salida de mercancías para realizar la factura proforma.
La factura proforma no cierra el proceso de facturación, la facturación de una clase de factura proforma se puede realizar tantas veces como se desea o sea necesaria, ya que no se actualiza el status de factura en el documento modelo.
También, y muy importante, no se traspasa a Finanzas FI ningún movimiento, puesto que la operación comercial de factura no se ha realizado completamente.
Para la clase de factura proforma hay una clase de mensaje de salida asignado, que tiene el formato legal y necesario para factura proforma.
Factura proforma: se utiliza como un bosquejo de lo que será la transacción comercial y es de gran utilidad para todos los trámites del comercio exterior.
Se debe tener presente que no representa un documento o comprobante legal como factura.
3| La venta al contado
En el flujo de la venta al contado, el pago y documento impreso de factura se da directamente en la aceptación de pedido.
El módulo de SD posee un proceso de venta al contado de forma estándar.
La venta al contado tiene las siguientes características:
· El pedido y la entrega se crean en un paso, sin embargo, se obtiene un documento para cada operación.
· La salida de mercancías se contabiliza posteriormente como una operación separada sin que el cliente tenga que esperar
Para que se imprima la factura automáticamente y se registre el pedido de venta, la clase de pedido BV (venta al contado) posee una clase de mensaje de salida, que realiza la impresión correspondiente a una hoja de factura en base al pedido.
El documento de facturación correspondiente se creará más tarde, cuando la contabilización de la salida de mercancías se haya efectuado. El documento de facturación se hace en base a la clase de factura BV.
En el customizing de esta clase de factura se encuentran las siguientes funciones:
· Facturación por pedido.
· No posee determinación de mensaje, ya que este tuvo lugar en el pedido.
· No posee determinación nueva de precio, ya que los precios no deben modificarse, ni diferir del pedido que se tomó como factura.
· La contabilización en la contabilidad financiera se efectúa en una cuenta de compensación de caja y no en deudores porque ya pagó (determinación de cuenta asociada)
· Posee una clase de factura de anulación que es la SV.
Se debe considerar que en algunos países o localizaciones es obligatorio realizar la registración contable con la facturación. Por eso, el proceso de venta al contado no se puede realizar con el procedimiento anteriormente mencionado.
4| El customizing y funcionamiento de las facturas proformas
Facturación proforma
SPRO à IMG referencia SAP à Comercial à Facturación à Documentos de facturación à Definir clases de factura
Crearemos un pedido, suministramos y contabilizamos la SM. Luego, seleccionamos la clase de factura F8
La factura proforma permite entregarle al cliente una factura modelo borrador que sirve para realizar por ejemplo trámites aduaneros o de comercio exterior.
Una vez grabada la factura proforma, cumple con la característica que el documento de entrega o pedido, no se concluye para la facturación.
1. Sin la Salida de Mercancías (SM) hecha
Es la opción ideal y la más habitual cuando estás en una etapa de negociación, trámite o autorización previa:
Comercio exterior y licencias: El cliente necesita presentar la proforma en la aduana o en su banco para obtener una carta de crédito, una licencia de importación o divisas antes de que tú empieces a mover o despachar la mercadería.
Cobro por adelantado (Anticipos): Le envías la proforma al cliente como una solicitud formal de pago anticipado antes de sacar el producto de tus estanterías o enviarlo a preparación.
Cero compromiso logístico: Si la venta se cancela o el trámite se demora, no moviste inventario ni bloqueaste stock físico.
2. Con la Salida de Mercancías (SM) hecha
Es la opción ideal cuando el proceso logístico ya arrancó, pero necesitas un control o documento de paso:
Documentación para el transporte o puerto: La mercadería ya se pesó, se embaló y salió del almacén (registrando las cantidades físicas reales), y necesitas un documento con el valor detallado para el transporte o despacho aduanero urgente.
Validación de despachos variables: Si vendes productos cuyas cantidades o pesos exactos se definen al momento de la carga en el camión (por ejemplo, graneles, líquidos o aceros), primero haces la SM para registrar lo que realmente se despachó y luego emites la proforma con esos datos reales para que el cliente la revise antes de hacer la factura contable.
En resumen:
· Si necesitas gestionar permisos, créditos o cobros previos, es mejor sin la SM.
· Si necesitas validar lo que verdaderamente se despachó o emitir documentos de embarque finales, es mejor con la SM.
5| Resumen
· Definir la utilización de la lista de facturas
· Configuración sobre la factura proforma y sus diferencias con la factura
· Recorrer el procedimiento de venta al contado
Escanear / Compartir
Sobre el autor
Publicación académica de Damaris Camila Cruz, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP SD Nivel Avanzado.
SAP SemiSenior
Damaris Camila Cruz
Profesión: Ingeniera Industrial - Argentina - Legajo: GQ10E
✒️Autor de: 31 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP SD Nivel Avanzado
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Ingeniera industrial con 5 años de experiencia utilizando los módulos operativos de sd, mm y fi. actualmente en formación para adquirir mayor visión técnica
Certificación Académica de Damaris Cruz
