✒️SAP SD / Las listas de facturas, la factura proforma y la venta al contado Por Sergio Herrera
SAP SD Las listas de facturas, la factura proforma y la venta al contado
Lista de facturas
Las listas de facturas nos permiten enviar documentos de facturación diversos (facturas, notas de cargo o abonos), a un responsable de pago de forma periódica o en determinadas fechas.
Se debe actualizar los siguientes datos en customizing de las listas de facturas en comercial:
1. Cada clase de factura debe tener asignada una clase de lista de factura.
2. Se pueden definir condiciones de recargo o comisión por lista de factura, las estándar son RL00 y MW15.
De la misma manera, es menester incluir ,los siguientes datos en los maestros:
1. Definir el calendario de cliente que especifique los intervalos de tiempo o los días en que las listas de facturas pueden ser creadas. Se debe indicar en el maestro del cliente del pagador.
2. Se debe actualizar el registro de las condiciones RL00 del pagador.
3. Cree los registros de condiciones para las clases de condiciones LR00 y RD01.
Es posible utilizar comunicaciones con transferencia de datos electrónica, para enviar una factura al cliente una vez creada, o no hacerlo, hasta que se haya creado la lista de facturas.
Facturas proformaEn los procesos comerciales de exportación, es necesario, en ocasiones, la presentación por disposiciones legales de una factura proforma.
El módulo comercial proporciona una clase de factura para este proceso.
Las facturas proforma se pueden crear con referencia a pedido o entregas. No es necesario que se contabilice la salida de mercancías para realizar la factura proforma.
La factura proforma no cierra el proceso de facturación, la facturación de una clase de factura proforma se puede realizar tantas veces como se desea o sea necesaria, ya que no se actualiza el status de factura en el documento modelo.
También y muy importante, no se traspasa a Finanzas FI ningún movimiento, puesto que la operación comercial de factura no se ha realizado completamente.
Para la clase de factura proforma hay una clase de mensaje de salida asignado, que tiene el formato legal y necesario para factura proforma.
Factura proforma:
La factura proforma, se utiliza como un bosquejo de lo que será la transacción comercial y es de gran utilidad para todos los trámites del comercio exterior.
Se debe tener presente que no representa un documento o comprobante legal como factura.
Venta al Contado
En el flujo de la venta al contado, el pago y documento impreso de factura se da directamente en la aceptación de pedido. El módulo de SD posee un proceso de venta al contado de forma estándar.
La venta al contado tiene las siguientes características:
ü El pedido y la entrega se crean en un paso, sin embargo, se obtiene un documento para cada operación.
ü La salida de mercancías se contabiliza posteriormente como una operación separada sin que el cliente tenga que esperar.
Para que se imprima la factura automáticamente y se registre el pedido de venta, la clase de pedido BV (venta al contado) posee una clase de mensaje de salida, que realiza la impresión correspondiente a una hoja de factura en base al pedido.
El documento de facturación correspondiente se creará más tarde, cuando la contabilización de la salida de mercancías se haya efectuado. El documento de facturación se hace en base a la clase de factura BV.
En el customizing de esta clase de factura se encuentran las siguientes funciones:
ü Facturación por pedido.
ü No posee determinación de mensaje, ya que ésta tuvo lugar en el pedido.
ü No posee determinación nueva de precio, ya que los precios no deben modificarse, ni diferir del pedido que se tomó como factura.
ü La contabilización en la contabilidad financiera se efectúa en una cuenta de compensación de caja y no en deudores (determinación de cuenta asociada)
ü Posee una clase de factura de anulación que es la SV.
Se debe considerar que en algunos países o localizaciones es obligatorio realizar la registración contable con la facturación. Por eso, el proceso de venta al contado no se puede realizar con el procedimiento anteriormente mencionado.
Customizing y funcionamiento de las facturas proformasVisualizamos un vídeo con el funcionamiento y tratamiento de la facturación proforma.
ü Al finalizar esta animación habremos visto conceptos sobre la facturación proforma.
La configuración de esta está en Comercial >> Facturación >> Documentos de facturación >> Definir clases de factura.
La facturación proforma es una clase de factura configurada como proforma, como por ejemplo la clase de factura "F8 - Proforma para entreg".
Hacemos doble clic sobre la clase de factura, y en la ventana que nos muestra su configuración, y si vemos el contenido del campo "Tipo doc. comercial", su valor es "U" que es el de factura proforma.
Si accedemos a la transacción VA01 y creamos un pedido completo y lo entregamos (le informamos un Lote de material y un almacén).
Grabamos el pedido, y entramos en modificación y seleccionamos del menú Doc.Venta >> Suministrar. En la ventana de la entrega, realizamos el picking y hacemos la contabilización de la entrega.
Tras realizar la salida de mercancía, procedemos a crear la factura proforma. Para ello, vamos a la transacción VF01 y seleccionamos la clase de factura F8. La factura proforma permite entregar al cliente una factura modelo o borrador que sirve para realizar por ejemplo realizar trámites aduaneros o de comercio exterior.
Una vez grabada la factura proforma, cumple con la característica de que el documento de entrega o pedido no ha sido concluido para facturación, sino que el mismo puede facturarse con la transacción VF01 y seleccionando la clase de factura correspondiente, como por ejemplo F2.
Si observamos el flujo de documentos, vemos que se han generado todos los documentos comerciales, incluyendo la factura final y la factura proforma:
Pedido estándar
ü Entrega
ü Orden de picking
ü DM entrega de salida
ü Proforma para entrega
ü Factura
ü Documento contable
Con esto culminamos la creación de una factura proforma.
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Sobre el autor
Publicación académica de Sergio Raúl Herrera, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP SD Nivel Avanzado.
SAP Expert
Sergio Raúl Herrera
Profesión: Licenciado en Ciencias de la Computación - Nicaragua - Legajo: HQ94G
✒️Autor de: 125 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Sergio Herrera
Disponibilidad Laboral: FullTime 
