✒️SAP SD / La interfase SD/FI Por Damaris Cruz

La interfase SD/FI

1| La conexión con gestión financiera

El sistema comercial traspasa los datos de la facturación (facturas, abonos y cargos), a Gestión Financiera y realiza la contabilización en las cuentas seleccionadas por la determinación de cuentas.

Antes que el documento contable se haya creado se pueden modificar los siguientes datos de factura:

· Fecha de facturación

· Determinación de precios

· Determinación de cuentas

· Determinación de mensajes

Cuando el documento de facturación se haya transferido a la contabilidad solo se podrán modificar los datos de determinación de mensaje y no otros campos.

2| El bloqueo de contabilización

La transferencia a contabilidad, en general, se realiza automáticamente.

El traspaso a la contabilidad puede no desearse que se realice automáticamente, para ciertas clases de factura. Para lograr esto se puede fijar un bloqueo de contabilización para esta clase de factura.

La contabilización solo se vera reflejada, si se ha liberado el documento para la facturación.

Esto permite, por ejemplo, crear los documentos de facturación de Comercial primero, a continuación, imprimirlos y finalmente transferirlos a Gestión financiera; pudiendo de esta manera mejorar el rendimiento del sistema.

Otro uso del bloqueo de la contabilización es la verificación de los errores en la determinación de cuentas. Se puede solucionar el problema de la determinación y luego la factura es liberada para la contabilización.

En algunos países o localizaciones se utiliza el bloqueo de contabilización para cancelar la creación del documento contable hasta que se reciba (a través de una interfaz), datos de un ente fiscal. Cuando se reciben estos datos, la factura pasa a la contabilidad.

*Es una medida de seguridad informática para que una empresa no registre contablemente ninguna venta hasta estar 100% segura de que el gobierno ya la aprobó y autorizó electrónicamente

3| Los números de referencia y números de asignación

El sistema puede completar automáticamente los campos de Números de referencia y Número de asignación del documento contable, con los números de los documentos de comercial.

El número de referencia se encuentra en la cabecera del documento contable y se utiliza para la compensación, puesto que representa el número de factura legal.

*El campo Número de asignación es un código de ordenamiento que sirve para agrupar, clasificar y conciliar automáticamente los movimientos contables.

El número de asignación se encuentra a nivel de la posición de deudor y se puede utilizar para clasificación de partidas individuales.

Desde el momento que estos dos campos (referencia y asignación), también se encuentra en el documento de facturación, y gracias al control de copia para facturas, se puede definir que número se adopta como número de referencia o de asignación:

· A – Número de pedido de compras

· B – Número de pedido de cliente

· C – Número de entrega

· D – Número de entrega externa

· E – Número de documento de facturación

· F – Si existe, número de entrega externo; sino número de entrega

Existen localizaciones estrictas como Argentina, Chile, Perú y muchas más que exigen que el número de referencia se llene con el número legal determinada por la autoridad fiscal. Esta numeración se lleva a cabo a partir de configuraciones de numeración específica del país.

En estos casos visite los foros en notas de SAP para ayudarnos en la búsqueda de información relevante a la localización que debemos implementar.

4| Los números de referencia en listas de facturas

Como hemos visto se pueden agrupar las facturas a enviar al cliente, gracias a un documento de lista de factura.

Antes de reunir los documentos de facturación, estos deben estar contabilizados en la gestión financiera. Cuando el traspaso está efectuado (se realizó en FI), se copia en la referencia el número que se haya deseado gracias al control de copia.

Cuando la lista de factura se haya creado, el número de referencia actual de los documentos de facturación individuales se sobrescribe con el número de lista de facturas.

Por lo tanto, es posible la contabilización de la entrada de pagos, indicando luego, el número de lista de factura (por ej, un pago total de todas las facturas)

5| Las clases de documento por operación

En el módulo de FI, los asientos o documentos contables se distinguen entre sí mediante la clase de documento. La misma posee el control sobre la cabecera del documento.

Por estándar SAP, todos los documentos de facturación generados desde el ambiente comercial o SD conllevan a la generación de un documento RV como clase de documento. La clase de factura tiene la posibilidad de hacer el cambio a la clase de documento deseado. Pero si este campo no está completo, en el customizing de la clase de factura, se determinará RV como documento.

Tenemos que comprender que el cambio en la clase de documento tiene efectos de control para lo que es la contabilidad financiera, es por eso que se puede necesitar la aplicación de una clase de documento en particular para una clase de factura.

6| La central/sucursales

Desde el módulo de FI, es posible actualizar el maestro, en el segmento de sociedad, y realizar una asignación entre dos clientes para asociarlos como una central y sus sucursales.

• KUNNR / FILKD: Son los nombres técnicos de las celdas en la base de datos de SAP para identificar los números de cliente (Central o Sucursal).

• Posiciones abiertas: Es el término contable que usa SAP para decir "Facturas pendientes de cobro" o deudas que todavía nadie pagó.

Esta relación desde el módulo comercial se puede dar por una función de interlocutor, haciendo posible que la sucursal del segmento de contabilidad actúe como solicitante.

Se puede utilizar el campo Sucursal/central en la clase de factura, para controlar qué funciones de interlocutor del documento de facturación se traspasan a gestión financiera. Para ello, las propiedades determinan si se indica el solicitante o el responsable de pago en el campo KUNNR (número de deudor) de la cabecera de la factura.

En caso de dejar este campo en blanco, el sistema no tiene en cuenta las relaciones almacenadas en el campo central de Gestión financiera. En las otras parametrizaciones (A o B), la relación almacenada en gestión financiera tiene prioridad, ante la relación descrita en las funciones de interlocutor comercial.

7| Las contabilizaciones negativas

En el sistema estándar SAP, la contabilización de anulaciones o cancelaciones se efectúan realizando un contra asiento o contra documento en la gestión financiera.

Contabilización negativa: Cuando se realiza la contabilización negativa, el asiento se efectúa con el mismo sentido (debe/haber) en la partida doble, pero con signos opuestos; teniendo un efecto cero en el balance de las cuentas de mayor alcanzadas originalmente.

Para poder realizar las anulaciones de esta manera, se debe fijar el campo de Contabilización negativa para la clase de factura.

Para poder utilizar este método, en la anulación o cancelación, se deben fijar varios parámetros:

· La sociedad donde se efectúa la contabilización debe permitir contabilizaciones negativas.

· La clase de documento asignada a la clase de factura debe permitir contabilizaciones negativas.

8| Los abonos con fecha valor

Hasta ahora, en la creación de solicitudes de abono con referencia a un documento de facturación, la fecha (como fecha base para plazo de pago) de ambos documentos de facturación es diferente. Por lo tanto, no se puede efectuar ninguna reconciliación entre los deudores y las obligaciones.

Es posible utilizar el período de la fecha base para plazo de pago del documento de facturación como base para los abonos con fecha de valor.

El control de como se procede en la fijación de una fecha del abono, se lleva a cabo mediante el campo Abono con fecha valor, en el customizing de la clase de factura.

Si el indicador está fijado en blanco, el abono vence inmediatamente con la fecha de factura. La fecha base para plazo de pago corresponde a la fecha de factura del abono. En el próximo proceso de pago en la Contabilidad financiera se paga la obligación.

Si en cambio, el campo se encuentra tildado en la clase de factura para el abono, el documento de facturación de referencia no se ha compensado y si la fecha base para plazo de pago del documento de facturación base es posterior a la fecha de factura del abono; en el campo VALDT (fecha valor) del abono se indica la fecha base para plazo de pago del documento de facturación original.

Sin embargo, si la fecha base para plazo de pago de la factura de referencia es anterior a la fecha de factura actual del abono, no se efectúa ningún traspaso.

9| El customizing y función del bloqueo de contabilización

Configuración del bloqueo de contabilizaciones para clases de factura

SPRO à IMG referencia SAP à Comercial à Facturación à Documentos de facturación à Definir clases de factura

Vemos el flag de bloqueo de contabilización marcado

Vamos a probarlo con la facturación de un pedido.

Podemos chequear que el status en la contabilidad para la factura es bloqueado para la transferencia de la contabilidad financiera

Al grabar la factura nos indica que el documento contable no ha sido creado

TRX VFX3: Controla las facturas que no pasaron a la contabilidad

Completamos los parámetros de selección

De esta forma lo liberamos

10| Resumen

· Conocer los campos compartidos de conciliación entre módulos de SD y FI

· Interpretar el uso de la contabilización negativa y su impacto en FI

· Configurar los aspectos de sucursal y centrales

· Determinar la fecha para el vencimiento de abonos