✒️SAP SD / La interfase SD/FI Por Ana Sanchez Rodriguez

La interfase SD/FI

1 | Conexión con Gestión Financiera

El sistema comercial traspasa los datos de la facturación (facturas, abonos y cargos), a Gestión Financiera y realiza la contabilización en las cuentas seleccionadas por la determinación de cuentas.

Antes que el documento contable se haya creado se pueden modificar los siguientes datos de factura:

• Fecha de facturación.
• Determinación de precios.
• Determinación de cuentas.
• Determinación de mensajes.

Cuando el documento de facturación se haya transferido a la contabilidad sólo se podrán modificar los datos de determinación de mensaje y no otros campos.

2 | Bloqueo de contabilización

La transferencia a contabilidad, en general, se realiza automáticamente.

El traspaso a la contabilidad puede no desearse que se realice automáticamente, para ciertas clases de facturas. Para lograr esto se puede fijar un bloqueo de contabilización para esta clase de factura.

La contabilidad sólo se verá reflejada, si se ha liberado el documento para la facturación.

Esto permite, por ejemplo, crear los documentos de facturación de Comercial primero, a continuación imprimirlos y finalmente transferirlos a Gestión financiera; pudiendo de esta manera mejorar el rendimiento del sistema.

Otro uso del bloqueo de la contabilización es la verificación de los errores en la determinación de cuentas. Se puede solucionar el problema de la determinación y luego la factura es liberada para la contabilización.

En algunos países o localizaciones se utiliza el bloqueo de contabilización para cancelar la creación del documento contable hasta que se reciba (a través de una interfaz), datos de un ente fiscal. Cuando se reciben estos datos, la factura pasa a la contabilidad.

3 | Números de referencia y números de asignación

El sistema puede completar automáticamente los campos de Números de referencia y Número de asignación del documento contable, con los números de los documentos de comercial.

El número de referencia se encuentra en la cabecera del documento contable y se utiliza para la compensación, puesto que representa el número de factura legal.

El número de asignación se encuentra a nivel de la posición de deudor y se puede utilizar para clasificación de partidas individuales.

Desde el momento que estos dos campos (referencia y asignación), también se encuentra en el documento de facturación, y gracias al control de copia para facturas, se puede definir qué número se adopta como número de referencia o de asignación:

• A - Número de pedido de compras
• B - Número de pedido de cliente
• C - Número de entrega
• D - Número de entrega externa
• E - Número de documento de facturación
• F - Si existe, número de entrega externo; sino número de entrega

4 | Números de referencia en listas de facturas

Como hemos visto se pueden agrupar las facturas a enviar al cliente, gracias a un documento de lista de factura.

Antes de reunir los documentos de facturación, éstos deben estar contabilizados en la gestión financiera. Cuando el traspaso está efectuado (se realizó en FI), se copia en la referencia el número que se haya deseado gracias al control de copia.

Cuando la lista de factura se haya creado, el número de referencia actual de los documentos de facturación individuales se sobrescribe con el número de lista de facturas.

Por lo tanto, es posible la contabilización de la entrada de pagos, indicando luego, el número de lista de factura.

5 | Clases de documento por operación

En el módulo de FI, los asientos o documentos contables se distinguen entre sí mediante la clase de documento. La misma posee el control sobre la cabecera del documento.

Por estándar SAP, todos los documentos de facturación generados desde el ambiente comercial o SD conllevan a la generación de un documento RV como clase de documento. La clase de factura tiene la posibilidad de hacer el cambio a la clase de documento deseado. Pero si este campo no está completo, en el customizing de la clase de factura, se determinará RV como documento.

Tenemos que comprender que el cambio en la clase de documento tiene efectos de control para lo que es la contabilidad financiera, es por eso que se puede necesitar la aplicación de una clase de documento en particular para una clase de factura.

6 | Central / Sucursales

Desde el módulo de FI, es posible actualizar el maestro, en el segmento de sociedad, y realizar una asignación entre dos clientes para asociarlos como una central y sus sucursales.

Esta relación desde el módulo comercial se puede dar por una función de interlocutor, haciendo posible que la sucursal del segmento de contabilidad actúe como solicitante.

Se puede utilizar el campo Sucursal / central en la clase de factura, para controlar qué funciones de interlocutor del documento de facturación se traspasan a gestión financiera. Para ello, las propiedades determinan si se indica el solicitante o el responsable de pago en el campo KUNNR (número de deudor) de la cabecera de la factura.

En caso de dejar este campo en blanco, el sistema no tiene en cuenta las relaciones almacenadas en el campo central de Gestión financiera. En las otras parametrizaciones, la relación almacenada en gestión financiera tiene prioridad, ante la relación descrita en las funciones de interlocutor comercial.

7 | Contabilizaciones negativas

En el sistema estándar SAP, la contabilización de anulaciones o cancelaciones se efectúan realizando un contra asiento o contra documento en la gestión financiera.

Contabilización negativa: Cuando se realiza la contabilización negativa, el asiento se efectúa con el mismo sentido (debe/haber) en la partida doble pero con signos opuestos; teniendo un efecto cero en el balance de las cuentas de mayor alcanzadas originalmente.

Para poder realizar las anulaciones de esta manera, se debe fijar el campo de Contabilización negativa para la clase de factura. Para poder utilizar este método, en la anulación o cancelación, se deben fijar varios parámetros:

• La sociedad donde se efectúa la contabilización debe permitir contabilizaciones negativas.
• La clase de documento asignada a la clase de factura debe permitir contabilizaciones negativas.

8 | Abonos con fecha valor

Hasta ahora, en la creación de solicitudes de abono con referencia a un documento de facturación, la fecha (como fecha base para plazo de pago) de ambos documentos de facturación es difente. Por lo tanto, no se puede efectuar ninguna reconciliación entre los deudores y las obligaciones.

Es posible utilizar el periodo de la fecha base para plazo de pago del documento de facturación como base para los abonos con fecha de valor.

El control de cómo se procede en la fijación de una fecha del abono, se lleva a cabo mediante el campo Abono con fecha valor, en el customizing de la clase de factura.

Si el indicador está fijado en blanco, el abono vence inmediatamente con la fecha de factura. La fecha base para plazo de pago corresponde a la fecha de factura del abono. En el próximo proceso de pago en la Contabilidad financiera se paga la obligación.

Si, en cambio, el campo se encuentra tildado en la clase de factura para el abono, el documento de facturación de referencia no se ha compensado y si la fecha base para plazo de pago del documento de facturación base es posterior a la fecha de factura del abono; en el campo VALDT (fecha valor) del abono se indica la fecha base para plazo de pago del documento de facturación original.

Sin embargo, si la fecha base para plazo de pago de la factura de referencia es anterior a la fecha de factura actual del abono, no se efectúa ningún traspaso.

9 | El customizingy función del bloqueo de contabilización

INTERFACE SD FI

A través de esta animación entenderemos la configuración de bloqueo de contabilización para las clases de facturas. Iremos al:

SPRO - IMG referencias SAP – Comercial – Facturación - Documento de facturación y por último - definir clase de factura.

Dentro de una clase de factura podemos ver si el flag de bloqueo de contabilización se ha marcado. Problemas el correspondiente bloqueo de contabilización. Un pedido de ventas. Lo facturaremos. Podemos chequear que el estatus en la contabilidad de la factura es bloqueada para la transferencia de la contabilidad financiera. Al grabar la factura nos indica que el documento contable no ha sido creado. Iremos ahora a la transacción VF03, que controla la factura. Que no han pasado la contabilidad. Definimos los parámetros de selección y corremos el reporte. Podemos ver que se encuentra el comprobante recién creado y bloqueado para la contabilidad. Seleccionamos la línea y presionamos liberación, contabilidad. De esta forma podemos ver que el log del documento se ha marcado como correcto y transferido a la contabilidad. Hemos visto todo lo que refiere al bloqueo de contabilizaciones para clase de factura, los espero en la próxima elección para aprender mucho más.