✒️SAP SD / La interfase SD/FI Por Aixa Romeu

LA CONEXIÓN CON GESTIÓN FINANCIERA

El sistema comercial traspasa los datos de facturación a Gestión Financiera y realiza la contabilización en las cuentas determinadas por la determinación de cuentas.

Datos modificables

Antes de que se haya creado el documento contable, se pueden modificar los siguientes datos en la factura:

• Fecha de facturación
• Determinación de precios
• Determinación de cuentas
• Determinación de mensajes

Una vez transferido el documento a contabilidad, solamente se podrán modificar los datos de determinación del mensaje.

BLOQUEO DE CONTABILIZACIÓN

En general, la transferencia a contabilidad se realiza automáticamente, pero es posible fijar un bloqueo de contabilización para las clases de factura deseadas; la contabilidad sólo se verá fijada si se ha liberado el documento para la facturación.

Usos del bloqueo de contabilización

• Mejorar el rendimiento del sistema mediante crear primeramente los documentos de facturación, imprimirlos y luego transferirlos a FI.
• Verificación de errores en la determinación de cuentas: solucionar el problema de la determinación y luego liberar la factura para su contabilización.

Legislación

En algunos países o localizaciones se usa el bloqueo de contabilización para cancelar la creación del documento contable hasta que no se reciba datos de un ente fiscal a través de una interfaz. Al recibirlos, la factura pasa a contabilidad.

NÚMEROS DE REFERENCIA Y NÚMEROS DE ASIGNACIÓN

SAP puede completar automáticamente los números de referencia y de asignación del documento contable con los números de los documentos de comercial.

Conceptos

Número de referencia

• Representa el número de factura legal
• Se encuentra en la cabecera del doc. contable
• Se usa para la compensación

Número de asignación

• Se encuentra a nivel de posición de deudor
• Se usa para la clasificación de partidas individuales

Definición del número de referencia y asignación

Cuando los campos de referencia y de asignación están en el documento de facturación, se puede definir qué número adoptar gracias al control de copia

· A – número de pedido de compras

· B – número de pedido de cliente

· C – número de entrega

· D – número de entrega externa

· E – número de documento de facturación

· F – si existe, número de entrega externa, si no, número de entrega

Legislación

Existen localizaciones estrictas (Argentina, Chile, Perú,..) que exigen que el número de referencia se complete con el número legal determinado por la autoridad fiscal. Esta numeración se lleva a cabo a partir de configuraciones de numeración específicas de país. En estos casos, hay que consultar los foros o Notas de SAP

NÚMEROS DE REFERENCIA EN LISTAS DE FACTURAS

La lista de facturas permite agrupar las facturas para enviar al cliente, pero antes de reunir los documentos de facturación, éstos tienen que estar contabilizados en la gestión financiera.

1. Se realiza el traspaso en FI
2. Se copia el número que se haya definido en la referencia gracias al control de copia
3. Al crearse la lista de facturas, el número de referencia actual de los documentos de facturación individuales se sobreescribe con el número de listas de factura.

Es posible contabilizar la entrada de pagos e indicar luego el número de lista de factura.

CLASES DE DOCUMENTOS POR OPERACIÓN

La clase de documento en FI tiene las siguientes características

• Distingue entre asientos o documentos contables
• Tiene control sobre la cabecera del documento
• Cambiar la clase de documento en gestión financiera

Ejemplos

• Tipo factura F2 → Gestión financiera: clase documento DR
• Tipo factura G2 → Gestión financiera: clase documento DG
• Tipo factura L2 → Gestión financiera: clase documento NN

Customizing

Por defecto, todos los documentos generados desde SD conllevan la generación de un documento RV como clase de documento en gestión financiera. Si en el customizing de la factura, el campo no está completo, se determina RV como documento. Importante: el cambio en la clase de documento tiene efectos de control para lo que es la contabilidad financiera, por lo que es posible necesitar la aplicación de una clase de documento en particular para una clase de factura.

LA CENTRAL/SUCURSALES

Desde el módulo de FI se puede actualizar el segmento de sociedad en el maestro y realizar una asignación entre dos clientes para asociarlos como central y sus sucursales. En SD, esto se puede realizar con una función de interlocutor en la que la sucursal de segmento de contabilidad sea el solicitante.

Funciones de interlocutor campo KUNNR

Se puede usar el campo Sucursal/Central en la clase de factura para controlar qué funciones de interlocutor de la factura se traspasan a gestión financiera. Las propiedades determinan si se indica el solicitante o el responsable de pago en el campo KUNNR (número de deudor) en la cabecera de la factura.

Reglas determinación

Si el campo KUNNR se deja en blanco, SAP no tiene en cuenta las relaciones guardadas en el campo central de Gestión financiera. En el resto de parametrizaciones, la relación guardada en FI tiene prioridad ante la relación de las funciones del interlocutor comercial.

CONTABILIZACIONES NEGATIVAS

En el estándar de SAP, la contabilización de anulaciones o cancelaciones se efectúa realizando un contra asiento o contra documento en FI. Al realizar una contabilización negativa, el asiento se efectúa con el mismo sentido (deber/haber) en la partida doble, pero con signos opuestos, por lo que crea un efecto cero en el balance de las cuentas de mayor.

Parámetros contabilización negativa

Para poder realizar las anulaciones o cancelaciones con una contra asiento o contra documento en FI, se tiene que fijar el campo de contabilización negativa para la clase de factura. Los parámetros a fijar son:

• La sociedad donde se efectúa la contabilización debe permitir contabilizaciones negativas
• La clase de documento asignada a la clase de factura debe permitir contabilizaciones negativas

ABONOS CON FECHA VALOR

En la creación de solicitudes de abono con referencia a un documento de facturación, la fecha base de ambos documentos es diferente, por lo que no se puede efectuar una reconciliación entre deudores y obligaciones. Sin embargo, es posible usar el periodo de la fecha base para plazo de pago como base para los abonos con fecha valor

• Fecha valor: fecha a partir de la cual un abono en cuenta comienza a reportar intereses o un adeudo deja de generarlos.

Control fijación fecha abono

El control de cómo proceder en la fijación de una fecha de abono se lleva a cabo con el campo “Abono con fecha valor” en el customizing de la clase de factura

Reglas de control

Indicador en blanco

• el abono vence inmediatamente con la fecha de factura
• fecha base para plazo de pago = fecha de factura del abono
• se paga la obligación en el próximo proceso de pago en FI

Indicador fijado

• documento de facturación de referencia no está compensado
• fecha base para plazo entrega es posterior a la fecha de factura del abono
• campo VALDT (fecha valor) se indica la fecha base para plazo de pago de la factura original

Sin embargo, si la fecha base para plazo de pago de la factura de referencia es anterior a la fecha de factura actual del abono no se efectúa ningún traspaso.

CUSTOMIZING Y FUNCIÓN DEL BLOQUEO DE CONTABILIZACIÓN

Bloqueo de contabilización

Dentro de una clase de factura podemos ver si el flag de bloqueo de contabilización está activo (mensaje al grabar la factura: documento XXX, documento contable no creado). En la transacción VFX3 podemos ver qué facturas no se han traspasado a contabilidad; seleccionando la línea se puede liberar la factura y también ver el error o motivo por el cual no se ha transferido a FI.

Ruta: SPRO > IMG de Referencia SAP > Comercial > Facturación > Documentos de facturación > Definir clases de factura