✒️SAP SD / La gestión de anticipos y pago a plazos Por Damaris Cruz

La gestión de anticipos y pago a plazos

1| La gestión de anticipos en comercial y en gestión financiera

Es frecuente, en ciertos escenarios de negocios establecer condiciones de anticipo con el cliente, por ejemplo, construcción e instalaciones.

Para una fecha determinada se le envía al cliente una factura correspondiente a la solicitud de un anticipo (documento de facturación de comercial) al cliente.

*es el documento inicial que le avisa al cliente cuánto debe adelantar para que el proyecto pueda arrancar*

La solicitud de anticipo facturada en Comercial se contabiliza como una solicitud de anticipo en gestión financiera, apunte estadístico.

La posición de cliente en este asiento estadístico contiene un indicador CME (cuenta de mayor especial), que realiza la contabilización estadística y además intercambia la cuenta asociada del maestro del cliente por la correspondiente para anticipos recibidos.

Cuando una solicitud de anticipo se encuentra cancelada por el cliente, para la gestión financiera, deja de ser un apunte estadístico y pasa a ser una contabilización real de anticipo.

La solicitud de anticipo no es un anticipo definitivo, sino un predocumento de finanzas que se convierte en documento contable al momento de completarse el pago del anticipo.

A nivel de finanzas, este documento no es un documento contable completo, sino que se denomina apunte estadístico y es un predocumento de finanzas, una especie de borrador no definitivo que luego se utilizará como predocumento de un pago de un anticipo.

Posteriormente, debemos cerrar las operaciones comerciales entregando el servicio o mercadería y, por consiguiente, tenemos que realizar el cierre de la facturación o facturaciones parciales. En este paso, realizamos el traspaso de los anticipos efectuados como anticipos a compensar.

Esto afecta la contabilidad financiera, gestionando una sustracción de la cuenta asociada especial (anticipo) y se introducen como en cualquier otro caso, en la cuenta asociada estándar (la que se encuentra en maestro del cliente). De esta manera, los anticipos a compensar aparecen en las partidas abiertas del cliente y en consecuencia se reduce la suma adeudada.

Solicitud de anticipo: es un paso anterior al anticipo. Permite diferenciar de un anticipo cobrado sobre uno que todavía no se ha dado como tal.

2| El acuerdo de anticipo en el pedido de cliente

Integrando los conceptos, podemos tener acuerdo de anticipos como gestión dentro del plan de facturación de un pedido.

Se pueden almacenar uno o varios acuerdos de anticipo como fechas en el plan de facturación.

El valor de anticipo puede estipularse, como un registro por importe, o como porcentaje del valor de la posición.

El control de esta definición, del acuerdo de anticipo en las fechas del plan de facturación, está dado por la regla de facturación:

· Regla de facturación 4: anticipo en caso de facturación parcial por porcentajes.

· Regla de facturación 5: anticipo en caso de facturación parcial por valores.

El acuerdo del anticipo puede ser posible para una posición del pedido o para todas.

3| La solicitud de anticipo

En cuanto se haya llegado a la fecha en el plan de facturación para el anticipo, se crea una factura de anticipo que se envía al cliente. En el sistema para la gestión comercial, se utiliza la clase de factura FAZ (de forma estándar)

Al igual que cualquier documento de facturación de la gestión comercial, requiere de un documento modelo (la solicitud de anticipo), se puede tratar de forma explícita o por pool de facturación para realizar el documento de facturación.

En el módulo de FI, esto impacta como una solicitud de anticipo de finanzas.

Al ingresar el pago, la gestión comercial actualiza el documento de apunte estadístico a un documento contable final cuando la contrapartida bancaria es recibida (pago desde el cliente).

4| La facturación parcial: Compensación completa

Cuando se utiliza la facturación parcial para la gestión de anticipos, en facturas parciales o facturas de cierre, estos anticipos se traspasan a la factura como anticipos a compensar.

En la clase de mensaje que posee la factura de cierre, se muestra el importe anticipado y vencido para la compensación, y puede restarse de los deudores. Es decir, no se efectúa ninguna compensación automática en la impresión de la factura.

En SAP, una cosa es el documento comercial impreso (lo que ve el cliente) y otra cosa es la contabilidad financiera (FI).

5| La facturación parcial: Compensación proporcional

En la facturación parcial, se puede modificar el importe del anticipo a compensar (se puede modificar el importe a través de la clase de condición AZWR en la determinación de precio de la posición)

Esto sirve para cuando no quieres (o no puedes) descontar todo el anticipo de un solo golpe en una sola factura parcial, sino que prefieres repartirlo o fraccionarlo de forma proporcional a lo largo de varias facturas.

Realizando la modificación, el importe para la compensación es el importe recibido como anticipo, menos los anticipos ya compensados.

Cuando se realice la facturación final o de cierre, se tendrán en cuenta todos los anticipos todavía no compensados.

6| El plan de cuotas

El plan de cuotas permite al cliente pagar a plazos. El documento de facturación de comercial es único, aunque haya diversos pagos. A partir de la factura se podrá imprimir una lista de cada fecha de pago y de los importes exactos.

La diferencia notable se encuentra en la contabilidad financiera, en donde por cada pago a plazo se crea un apunte contable o partida de deudor individual. Es un único documento contable, con tantas partidas de deudor como cuotas se establezcan.

Para realizar la determinación de un plan de cuotas, se realiza en el customizing de la condición de pago.

Para las condiciones de pago a plazos se debe determinar el número y el importe de los plazos en porcentajes y las condiciones de pago para cada pago a plazos. El sistema, genera el número de apuntes correspondientes en el documento contable automáticamente.

Las condiciones de pago son compartidas por FI, SD y MM si se han definido como condiciones que se utilizan tanto para deudores y para acreedores, se debe tener cuidado en la configuración de estas por el impacto de los tres módulos.

7| El customizing de condición de Pago

Customización de una condición de pago a plazos

TRX OBB8: La condición de pago tiene el flag de pago a plazos

A continuación, tendremos creadas dos condiciones, una con una cantidad de diez días y otra con una cantidad de 20 dias

Luego iremos a la trx OBB9, asignaremos la condición de pago a cuotas los porcentajes y a cada porcentaje, la condición de 10 y de 20 dias

Cargaremos un pedido de venta con la condición de pago:

Suministramos y facturamos, corroboramos también la condición de pago en la cabecera de la factura

Iremos a ver la cuenta corriente en la FBL5N

Corroboramos dos partidas, una a 10 días y otra a 20

8| Resumen

· Analizar los procesos que intervienen en la gestión de anticipos

· Definir las configuraciones de la gestión de anticipos

· Diferenciar entre los procesos de compensación de anticipos

· Realizar la determinación de un pago en cuotas