✒️SAP SD / La estructura organizativa Por Arsenio Martinez Peregrino

Lección 1

1. Unidades Organizativas en Comercial: Las unidades organizativas en el Sistema SAP representan la estructura de una organización empresarial. Es decir, las unidades organizativas son las unidades legales y/o de organización dentro de una empresa.

Las unidades organizativas principales que utilizaremos son:

· Sociedad

· Área de ventas:

o Organización de ventas

o Canal de distribución

o Sector

· Centro

· Almacén

· Puesto de expedición

Las unidades como la sociedad y el centro son necesarias en Comercial y en otras áreas del sistema, si bien las mismas pertenecen a otros módulos.

Se debe tener prudencia con la cantidad de área de ventas que se crean, ya que para cada una se debe crear y mantener los datos maestros. De todas maneras se pueden crear canales y sectores comunes para que la administración de DM de materiales, precios y clientes sea más sencilla.

2. Sociedad: Es una unidad contable independiente, la misma representa una entidad legal, una empresa, una organización que tiene como finalidad la emisión del balance y cuadro de resultados. En la sociedad se registran todas las transacciones contables y la creación de todos los comprobantes para el cierre legal de una cuenta individual.

3. Organización de Ventas: Es una unidad organizativa del módulo de SD que agrupa la empresa según las necesidades comerciales. El fin de esta unidad es la responsabilidad de la distribución de las mercancías y servicios. En consecuencia, es también responsable de los productos vendidos y ante los derechos del cliente a reclamar. También cumple con la finalidad de poseer por ejemplo, un subsector regional, nacional o internacional del mercado.

· Una organización de ventas se asigna exclusivamente a una sociedad.

· Más de una organización de ventas puede asignarse a la misma sociedad, pero una sociedad no puede vender productos de una organización de ventas que pertenece a otra sociedad.

· La Organización de ventas, en la jerarquía, es el nivel más alto de totalización de valores

· Todos los documentos comerciales (pedidos, entregas de salida o despachos y documentos de facturación) y DM (Clientes, precios y material) serán asignados a una organización de ventas.

4. Canal de Distribución: Caracteriza la forma en que las mercancías y los servicios se distribuyen.

· La Organización de ventas puede tener asignados varios canales de distribución. Pueden establecerse según la estrategia de mercado u organización interna de la empresa. Esta unidad organizativa puede tener injerencia o aplicación en la modificación de los DM de clientes y precios, para las transacciones comerciales que ejecute. Permiten:

· Definir responsabilidades

· Llevar a cabo una estructura de precios flexible

· Diferenciar estadísticas de ventas

5. Sector: Cumple la función de agrupar materiales y servicios. Varios sectores se pueden asignar a una misma organización de ventas. De esta, manera puede restringir los acuerdos sobre precios con un cliente a un determinado sector, por ejemplo. Y también llevar a cabo análisis o reportes por sectores.

6. Área de Ventas: Define al canal de distribución que una organización de ventas utiliza para vender los productos de un determinado sector.

· Los documentos de ventas (Comerciales) se asignan solamente a un área de ventas y la misma no puede ser modificada

· Puesto que la organización de ventas se encuentra relacionada unívocamente con la sociedad, consecuentemente, el área de ventas, por esta vinculación, se mantiene ligada a una única sociedad.

· Al crear un documento comercial para un área de ventas, solo podrá utilizar los registros de DM disponibles en la misma.

7. Oficina de ventas y grupo de vendedores: La oficina de venta define los aspectos geográficos de las estructuras organizativas en adquisición y ventas. Puede verse como una oficina real o quizás como un territorio o región. Puede a varias áreas de ventas, puesto que una misma oficina de ventas se puede responsabilizar de varias áreas de ventas a la vez. Los empleados de una oficina de ventas se pueden asignar a un grupo de vendedores definidos para cada sector o canal de distribución. Los grupos de vendedores son asignados por lo tanto a las oficinas de ventas.

8. Centro y Almacén: El Centro es una unidad organizativa dependiente de MM y corresponde a una ubicación en la que el stock del material se guarda, generalmente representa las instalaciones de depósitos en la organización. En lo que respecta al ciclo comercial, un centro es la ubicación desde la que los materiales y los servicios se distribuyen y se corresponde con un centro de distribución y determinadas ubicaciones de almacén. El inventario de los productos disponibles para la venta se encuentra en estas combinaciones.

· Los stocks de material pueden describirse detalladamente al nivel de las diferentes ubicaciones de almacenes dentro de un centro.

· El centro puede ser o bien una ubicación para la planificación de necesidades MRP de materiales y producción, o directamente una ubicación de stocks de materiales muy próximos entre sí.

· Para que un centro pueda ser utilizado por el módulo SD, debe estar configurado como centro de suministro para ventas, puesto que serán estos los que se utilicen primeramente para verificar los stocks y posteriormente suministrar las mercancías que el cliente ha solicitado.

· Al asignarle un centro a una organización de ventas y a un canal de distribución, este se convierte en un centro suministrador.

· Un Centro puede asignarse a varias cadenas o canales de distribución, como también a diversas organizaciones de ventas.

· También es posible que se suministre desde un centro a otro centro del grupo corporativo (es decir, a un centro que pertenezca a otra sociedad del grupo). Esto es denominado venta multisociedad o transacción intercompañia.

· En el ciclo comercial, el centro desempeña una función centralizadora que:

o Es necesaria y se necesita mínimamente de un centro para ejecutar las funciones comerciales del sistema

o Cada centro se asigna de forma exclusiva a una sociedad

o La asignación entre las organizaciones de ventas y los centros no tiene que ser exclusiva

o El Centro es el disparador fundamental para la determinación del puesto de expedición.

9. Puesto de Expedición: Es la unidad organizativa de mayor nivel de la expedición, que controla las actividades de la expedición. Cada entrega de salida se realiza y trata por un único puesto de expedición. Para cada puesto de expedición se pueden determinar plazos para preparar y embalar las mercaderías.

· Puede estar compuesto por:

· Rampa de carga

· Un almacén de correos o ferrocarril

· Un grupo de empleados responsables de realizar entregas urgentes

· La asignación del puesto de expedición se encuentra dada por el Centro. Más de un puesto de expedición se asigna a un centro

· También más de un Centro se puede asignar a un puesto de expedición, pero esto es solo recomendable cuando los centros se encuentran cercanos entre sí.