✒️SAP SD / La estructura organizativa Por Oriana Parra Orozco

LECCION 1

LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.

1| LAS UNIDADES ORGANIZATIVAS EN COMERCIAL

Las unidades organizativas del sistema SAP representan la estructura de una organización empresarial. Es decir, las unidades organizativas son las unidades legales y/o de organización dentro de una empresa.

En el módulo de Ventas y Distribución SD se utilizan diversas unidades organizativas, diseñadas exclusivamente para reproducir procesos comerciales, como la organización de ventas y el canal de distribución. Otras unidades organizativas, como la sociedad o el centro, son necesarias en Comercial y en otras áreas del sistema (si bien las mismas pertenecen a otro modulo).

Podemos ver en el grafico 211, que las Unidades organizativas principales que utilizaremos, en el proceso comercial son todas las listas; pero existen solo algunas que son pertenecientes a la configuración del modulo de ventas. Las otras son asignadas a SD pero creadas en otros modulos como FI Y MM.

2| LA SOCIEDAD

La sociedad, es una unidad contable independiente, la misma representa una entiedad legal, una empresa, una organización que tiene como finalidad la emisión del balance y cuatro de resultados.

En la sociedad se registran todas las transacciones contables y la creación de todos los comprobantes para el cierre legal de una cuenta individual.

3| LA ORGANIZACIÓN DE VENTAS.

La organización de ventas es una unidad organizativa del modulo de SD que agrupa la empresa según las necesidades comerciales. El fin de esta unidad es la responsabilidad de la distribución de mercaderías y servicios. En consecuencia, es también responsable de los productos vendidos y ante el derecho del cliente a reclamar.

La organización de ventas también cumple con la finalidad de poseer, por ejemplo, un subsector regional, nacional o internacional del mercado.

Una organización de ventas se asigna exclusivamente a una sociedad.

Mínimamente, debemos tener creada una organización de ventas para utilizar el modulo de ventas y distribución.

Más de una organización de ventas puede asignarse a la misma sociedad. Pero una sociedad no puede vender productos de una organización de ventas que pertenece a otra sociedad.

La organización de ventas, en la jerarquía, es el nivel mas alto de totalización de valores y deberemos tener en cuenta este detalle para las estadísticas de ventas de los reportes que veremos en próximas unidades.

Además, TODOS los documentos comerciales (pedidos, entregas de salidas o despachos y documentos de facturación) y datos maestros (clientes, precios y material) serán asignados a una organización de ventas.

Un ejemplo de Organización de ventas puede ser una región de un país: norte.

4| el canal de distribución.

El canal de distribución caracteriza la forma en que las mercancías t los servicios se distribuyen.

La organización de ventas puede tener asignados varios canales de distribución. Para que estén activas las funciones comerciales es necesario tener al menos, un canal de distribución creado.

Los canales de distribución pueden establecerse según la establecerse según la estrategia de mercado u organización interna de la empresa.

Esta unidad organizativa puede tener injerencia o aplicación en la modificación de los datos maestros de clientes y precios, para las transacciones comerciales que ejecute.

Los canales de distribución asignados a la organización de ventas nos permiten:

- Definir responsabilidades.

- Llevar a cabo una estructura de precios flexibles.

- Diferenciar estadísticas de ventas.

Ejemplos de canal de distribución pueden ser: Ventas Mayoristas y consumidores finales.

5| EL SECTOR.

El sector cumple la función de agrupar materiales y servicios.

Varios sectores se pueden asignar a una misma organización de ventas: Para utilizar las funciones comerciales del sistema, se necesita de por lo menos, un sector disponible.

El Sector representa un determinado grupo de productos. De esta manera, puede restringir los acuerdos sobre precios con un cliente a un determinado sector, no por ejemplo. Y también llevar a cabo análisis o reportes por sectores.

Un ejemplo de sectores puede ser: Motocicletas y Electronica.

6| EL AREA DE VENTAS.

El área de ventas es una combinación de:

- Organización de ventas.

- Canal de distribución.

- Sector.

Es decir que un área de ventas define al canal de distribución que una organización de ventas utiliza para vender los productos de un determinado sector.

Los documentos de ventas (comerciales) se asignan solamente a una área de ventas y la misma no puede ser modificada.

Puesto que la organización de ventas se encuentra relacionada unívocamente a la sociedad, consecuentemente, el airea de ventas, por esta vinculación, se mantiene ligada a una única sociedad.

No solo los documentos comerciales son creados dentro de un aurea de ventas específica. Los datos maestros de los interlocutores comerciales (solicitante, destinatario de mercancías, receptor de factura, etc), materiales, maestros de precios y descuentos son creados a este nivel.

La verificación se lleva a cabo al momento de registrar el documento comercial, puesto que el mismo al ser creado para una área de ventas solo podrá utilizar los registros maestros disponibles en la misma.

Es importante saber que una estructura organizativa compleja con muchas combinaciones de áreas de ventas puede requerir el mantenimiento de maestros continuamente.

7| LA OFICINA DE VENTAS Y EL GRUPO DE VENDEDORES.

La oficina de ventas define los aspectos geográficos de las estructuras organizativas en adquisiciones y ventas. Una oficina de ventas puede verse como una oficina real o quizás como un territorio o región. Esta unidad organizativa puede asignarse a varias áreas de ventas, puesto que una misma oficina de ventas se puede responsabilizar de varias áreas de ventas a la vez.

Es importante que si se coloca un pedido de un cliente para una oficina de ventas, la oficina de ventas este autorizada para transaccionar dentro de la organización de ventas correspondiente.

Los empleados de una oficina de ventas pueden asignarse a Grupos de Vendedores definidos para cada sector o canal de distribución. Los grupos de vendedores son asignados por lo tanto en las oficinas de ventas.

En el registro maestro del empleado se asignara luego a que Grupo de Vendedores pertenece, generando de esta manera una conexión, en lo que veremos en las próximas lecciones, con una función de interlocutor de un documento de ventas.

8| EL CENTRO Y EL ALMACEN.

Centro: es una organizativa dependiente del módulo de MM y corresponden a una ubicación en la que el stock del material se guarda, generalmente representa las instalaciones de depósitos en la organización.

En lo que respecta al ciclo comercial, un centro es la ubicación desde la que los materiales y los servicios se distribuyen, y se corresponde con un centro de distribución y determinadas ubicaciones de almacén. El inventario de los productos disponibles para la venta se encuentra en estas combinaciones.

Los stocks de material pueden describirse detalladamente al nivel de las diferentes ubicaciones de almacenes dentro de un centro.

El centro puede ser o bien una ubicación para la planificación de las necesidades MRP de materiales y producción, o directamente una ubicación de stocks de materiales muy próximas entre si.

Para que un centro pueda ser utilizado por el modulo de ventas (SD), debe estar configurado como centro de suministro para ventas; puesto que serán estos lo que se utilicen primeramente para verificar los stocks y posteriormente suministrar las mercancías que el cliente ha solicitado.

Al asignarse un centro a una organización de ventas y a un canal de distribución, este se convierte en un centro suministrador.

Al hacer que dependa del canal de distribución puede diferenciarse además entre centros de distribución que alimentan a una misma organización de ventas. Esto permitirá utilizar el canal de distribución como una opción de venta directa en determinados centros de una organización de ventas, pero no en los otros.

Un centro puede asignarse a varias cadenas o canales de distribución, como también a diversas organizaciones de ventas.

También es posible que se suministre desde un centro a otro centro del grupo corporativo (es decir a un centro que pertenezca a otra sociedad del grupo). Esto es denominado venta multisociedad o transacción intercompañia.

En el ciclo comercial el centro desempeña una función centralizadora que:

Ø Es necesaria y se necesita mínimamente de un centro para ejecutar las funciones comerciales del sistema.

Ø Cada centro se asigna de forma exclusiva a una sociedad.

Ø La asignación entre las organizaciones de ventas y los centros no tiene que ser exclusiva.

Ø El centro es el disparador fundamental para la determinación del puesto de expedición.

9| EL PUESTO DE EXPEDICION

Las expediciones están integradas al ciclo del modulo comercial. El puesto de expedición es la unidad organizativa de mayor nivel de la expedición, que controla las actividades de expedición. Cada entrega de salida se realiza y trata por un único puesto de expedición.

Puesto de expedición: Unidad organizativa de jerarquía superior en las expediciones. Todas las actividades de expedición se originan desde un único puesto de expedición.

Para cada puesto de expedición se pueden determinar plazos para preparar y embalar las mercaderías.

El puesto de expedición puede estar compuesto por una:

-rampa de carga.

-un almacen de correos o ferrocarril.

- un grupo de empleados responsables que realiza entregas urgentes.

La asignación del puesto de expedición se encuentra dada por el centro. Más de un puesto de expedición se asigna a un centro. Un puesto de expedición es el que define como default.

También más de un centro se puede asignar a un puesto de expedición, pero esto es SOLO recomendable cuando los centros se encuentran cercanos entre sí.