✒️SAP SD / La estructura organizativa Por Damaris Cruz

La estructura organizativa

1| Las unidades organizativas en comercial

Representan la estructura de una organización empresarial. Las unidades organizativas son las unidades legales y/o de organización dentro de una empresa.

En el módulo de Ventas y Distribución SD, se utilizan unidades organizativas, diseñadas exclusivamente para reproducir procesos comerciales, como la organización de ventas y el canal de distribución.

Otras unidades como la sociedad o el centro, son necesarias en Comercial y en otras áreas del sistema

“Sea prudente en la cantidad de áreas que crea porque luego todos los maestros deberán crearse para todas las áreas de ventas necesarias.

En caso de que se tenga diversas áreas de ventas, podremos disponer de canales y sectores comunes para que la administración de los datos maestros de precios y materiales sea más sencilla”

2| La sociedad

Es una unidad contable independiente, la misma representa una entidad legal, una empresa, una organización que tiene como finalidad la emisión del balance y cuadro de resultados.

En la sociedad se registran todas las transacciones contables y la creación de todos los comprobantes para el cierre legal de una cuenta individual.

3| La organización de ventas

Es una unidad organizativa del módulo de SD que agrupa la empresa según las necesidades comerciales. Su fin es la responsabilidad de la distribución de mercaderías y servicios. En consecuencia, es también responsable de los productos vendidos y ante el derecho del cliente a reclamar.

La organización de ventas también cumple con la finalidad de poseer, por ejemplo, un subsector regional, nacional o internacional del mercado.

Una Organización de ventas se asigna exclusivamente a una sociedad.

Pueden haber mas de una organización de ventas asignadas a una misma sociedad, pero una sociedad no puede vender productos de una organización de ventas de otra sociedad.

Mínimamente, debemos tener creada una organización de ventas para utilizar el módulo de ventas y distribución.

La organización de ventas, en la jerarquía, es el nivel más alto de totalización de valores y deberemos tener en cuenta este detalle para las estadísticas de ventas de reportes que veremos en próximas unidades.

Además, TODOS los documentos comerciales (pedidos, entregas de salida o despachos y documentos de facturación) y datos maestros (clientes, precios y material) serán asignados a una organización de ventas.

Un ejemplo: una organización de ventas puede ser una región de un país (norte)

4| El canal de distribución

Caracteriza la forma en que las mercancías y los servicios se distribuyen.

La organización de ventas puede tener asignados varios canales de distribución.

Para que estén activas las funciones comerciales es necesario tener al menos, un canal de distribución creado.

Los canales de distribución pueden establecerse según la estrategia de mercado u organización interna de la empresa.

Esta unidad organizativa puede tener injerencia o aplicación en la modificación de los datos maestros de clientes y precios, para las transacciones comerciales que ejecute.

Los canales de distribución asignados a la organización de ventas nos permiten:

· Definir responsabilidades

· Llevar a cabo una estructura de precios flexibles

· Diferenciar estadísticas de ventas

5| Sector

Cumple la función de agrupar materiales y servicios. De esta manera, puede restringir los acuerdos sobre precios con un cliente a un determinado sector, por ej. Y también llevar a cabo análisis o reportes por sectores.

Varios sectores se pueden asignar a una misma organización de ventas. Para utilizar las funciones comerciales del sistema, se necesita por lo menos, un sector disponible.

6| El área de ventas

Es una combinación de:

· Organización de ventas

· Canal de distribución

· Sector

Es decir, define al canal de distribución que una organización de ventas utiliza para vender los productos de un determinado sector.

Los documentos de ventas (comerciales) se asignan solamente a un área de ventas y la misma no puede ser modificada.

Puesto que la organización de ventas se encuentra relacionada unívocamente a la sociedad, consecuentemente, el área de ventas, por esta vinculación, se mantiene ligada a una única sociedad.

No solo los documentos comerciales son creados dentro de un área de ventas específica. Los datos maestros de los interlocutores comerciales (solicitante, destinatario de mercancías, receptor de factura, etc.), materiales, maestros de precios y descuentos son creados a este nivel.

La verificación se lleva a cabo al momento de registrar el documento comercial, puesto que el mismo al ser creado para un área de ventas solo podrá utilizar los registros maestros disponibles en la misma.

“Es importante saber que una estructura organizativa compleja con muchas combinaciones de áreas de ventas puede requerir el mantenimiento de maestros continuamente”

7| La oficina de ventas y el grupo de vendedores

Oficina de ventas: define los aspectos geográficos de las estructuras organizativas en adquisiciones y ventas. Puede verse como una oficina real o un territorio/región. Esta unidad organizativa puede asignarse a varias áreas de ventas, puesto que una misma oficina de ventas se puede responsabilizar de varias áreas de ventas a la vez.

Es importante que, si se coloca un pedido de un cliente para una oficina de ventas, la oficina de ventas esté autorizada para transaccionar dentro de la organización de ventas correspondiente

Los empleados de una oficina de ventas pueden asignarse a Grupos de Vendedor definidos para cada sector o canal de distribución. Los grupos de vendedores son asignados por lo tanto a las oficinas de ventas.

En el registro maestro del empleado se asignará luego a que Grupo de Vendedores pertenece, generando de esta manera una conexión con una función de interlocutor en un documento de ventas.

8| El centro y el almacén

Centro: es una unidad organizativa del módulo MM y corresponden a una ubicación en la que el stock del material se guarda, generalmente representa las instalaciones de depósitos en la organización.

En lo que respecta al ciclo comercial, un centro es la ubicación desde la que los materiales y los servicios se distribuyen, y se corresponde con un centro de distribución y determinadas ubicaciones de almacén. El inventario de los productos disponibles para la venta se encuentra en estas combinaciones.

El centro puede ser o bien una ubicación para la planificación de las necesidades MRP de materiales y producción, o directamente una ubicación de stocks de materiales muy próximas entre sí.

Para que un centro pueda ser utilizado por el módulo de ventas (SD), debe estar configurado como centro de suministro para ventas. De esta manera, se utilizará para verificar stocks y suministrar las mercancías que el cliente solicite.

Al asignarse un centro a una organización de ventas y a un canal de distribución, éste se convierte en un centro suministrador

Al hacer que dependa del canal de distribución puede diferenciarse además entre centros de distribución que alimentan a una misma organización de ventas. Esto permitirá utilizar el canal de distribución como una opción de venta directa en determinados centros de una organización de ventas, pero no en los otros.

"Al hacer que dependa del canal de distribución puede diferenciarse además entre centros de distribución..."👉 Significa: SAP te permite configurar que el Canal de Distribución "Venta Directa" esté activado solo para los centros que tú quieras, aunque todos pertenezcan a la misma empresa."...Esto permitirá utilizar el canal de distribución como una opción de venta directa en determinados centros de una organización de ventas, pero no en los otros."👉 Significa: Si un cliente va al Centro B, el sistema le permitirá hacer una compra rápida en el mostrador (Venta Directa). Pero si intentas registrar una "Venta Directa" en el Centro A, el sistema SAP te dará un error y te dirá: "Este centro no está autorizado para venta directa, solo para distribución mayorista".

Un centro puede asignarse a varias cadenas o canales de distribución, como también a diversas organizaciones de ventas.

También es posible que se suministre desde un centro a otro centro del grupo corporativo (a un centro que pertenezca a otra sociedad del grupo) à Se llama venta multisociedad o transacción intercompañia (empresa hermana)

En el ciclo comercial, el centro cumple con una función centralizadora que:

· Es necesaria y se necesita mínimamente de un centro para ejecutar las funciones comerciales del sistema

· Cada centro se asigna de forma exclusiva a una sociedad

· La asignación entre las organizaciones de ventas y los centros no tiene que ser exclusiva

· El centro es el disparador fundamental para la determinación del puesto de expedición

9| El puesto de expedición

Es la unidad organizativa de mayor nivel de la expedición, que controla las actividades de expedición. Cada entrega de salida se realiza y trata por un único puesto de expedición.

Para cada puesto de expedición se pueden determinar plazos para preparar y embalar las mercaderías.

El puesto de expedición puede estar compuesto por una:

· Rampa de carga

· Un almacén de correos o ferrocarril

· Un grupo de empleados responsables que realizan entregas urgentes.

En resumen: es el punto de salida logístico de la mercadería (determina cómo y desde dónde se realiza físicamente la salida de la mercancía)

La asignación del puesto de expedición se encuentra dada por el centro. Más de un puesto de expedición se asigna a un centro.

También más de un centro se puede asignar a un puesto de expedición, pero esto es SOLO recomendable cuando los centros se encuentran cercanos entre sí.

10| Resumen

· Unidades organizativas relevantes para el módulo comercial en SAP

· Características esenciales de cada unidad organizativa

· Relaciones entre las unidades organizativas