✒️SAP SD / La estructura organizativa Por Adriana Araujo

La estructura organizativa: Unidad 2 Mòdulo SD nivel avanzado

1- Las unidades organizativas en comercial:Las unidades organizativas de sistema SAP representan la estructura de una organizaciòn empresarial ; Son las unidades legales y/o de organizaciòn dentro de una empresa.

En el mòdulo de Ventas y Distribuciòn SD se utilizan diversas unidades organizativas, diseñadas exclusivamente para reproducir procesos comerciales, como la organizaciòn de ventas y el canal de distribuciòn. Otras unidades organizativas, como la Sociedad o el Centro, son necesarias en Comercial y en otras àreas del sistema.

Las Unidades organizativas principales que utilizaremos, en el proceso comercial son todas las listas; pero existen solo algunas que pertenecen a la configuraciòn del mòdulo de ventas. Las otras son asignadas a SD pero creadas en otros mòdulos como por Eje: FI y MM

2- Sociedad

La sociedad es una unidad contable independiente, la misma representa una entidad legal, una empresa, una organizaciòn que tiene como finalidad la emisiòn del balance y cuadro de resultados.

En la sociedad se registran todas las transacciones contables y la creaciòn de todos los comprobantes para el cierre legal de una cuenta individual.

3- La organizaciòn de ventas

La organizaciòn de ventas es una unidad organizativa del mòdulo de SD que agrupa la empresa segùn las necesidades comerciales. El fin de esta unidad es la responsabilidad de la distribuciòn de mercaderìas y servicios. En consecuencia, es tambièn responsable de los productos vendidos y ante el derecho del cliente a reclamar.

La organizaciòn de ventas tambièn cumple con la finalidad de poseer, por ejemplo, un subsector regional, nacional o internacional del mercado.

" Una Organizaciòn de ventas se asigna exclusivamente a una Sociedad.

Mìnimamente, debemos tener creada una organizaciòn de ventas para utilizar el mòdulo de ventas y distribuciòn. "

Màs de una organizaciòn de ventas puede asignarse a la misma sociedad. Pero una sociedad no puede vender productos de una organizaciòn de ventas que pertenecen a otra sociedad.

La organizaciòn de ventas, en la jerarquìa, es el nivel màs alto de totalizaciòn de valores y debemos tener en cuenta este detalle para las estadìsticas de ventas de los reportes que veremos en pròximas unidades.

Ademàs, TODOS los documentos comerciales ( pedidos, entregas de salidas o despachos y documentos de facturaciòn) y datos maestros ( clientes, precios y material ) seràn asignados a una organizaciòn de ventas.

Un ejemplo de Organizaciòn de ventas puede ser una regiòn de un paìs : Norte

4- El canal de distribuciòn

El canal de distribuciòn caràcteriza la forma en que las mercancìas y los servicios se distribuyen.

La organizaciòn de ventas puede tener asignados varios canales de distribuciòn. Para que estèn activas las funciones comerciales es necesario tener al menos, un canal de distribuciòn creado. Los canales de distribuciòn pueden establecerse segùn la estrategia de mercado u organizaciòn interna de la empresa.

Esta unidad organizativa puede tener injerencia o aplicaciòn en la modificaciòn de los datos maestros de clientes y precios, para las transacciònes comerciales que ejecute.

Los canales de distribuciòn asignados a la organizaciòn de ventas nos permiten :

> Definir responsabilidades

> Llevar a cabo una estructura de precios flexibles

> Diferenciar estadìsticas de ventas

Los Eje: de Canal de distribuciòn pueden ser : Ventas Mayoristas y Consumidores finales.

5 - El sector: El sector cumple la funciòn de agrupar materiales y servicios.

Varios sectores se pueden asignar a una misma organizaciòn de ventas. Para utilizar las funciones comerciales del sistema, se necesita de por lo menos, un sector disponible.

El Sector representa un determinado grupo de productos. De esta manera, puede restringir los acuerdos sobre precios con un cliente a un determinado sector, por ejemplo. Y tambièn llevar a cabo anàlisis o reportes por sectores. Un ejemplo de sectores puede ser : Motocicletas y Electrònica.

6 - El àrea de ventas : El àrea de ventas es una combinaciòn de :

> Organizaciòn de ventas.

> Canal de distribuciòn

> Sector

Es decir que un àrea de ventas define al canal de distribuciòn que una organizaciòn de ventas utiliza para vender los productos de un determinado sector.

Los documentos de ventas (comerciales) se asignan solamente a una àrea de ventas y las mismas no pueden ser modificadas. Puesto que la organizaciòn de ventas se encuentra relacionada unìvocamente a la sociedad,consecuentemente, el àrea de ventas, por esta vinculaciòn, se mantiene ligada a una ùnica sociedad.

No sòlo los documentos comerciales son creados dentro de un àrea de ventas especìfica. Los datos maestros de los interlocutores comerciales (solicitante, destinatario de mercancìas, receptor de factura, etc. ),materiale, maestros de precios y descuentos son creados a este nivel.

La verificaciòn se lleva a cabo al momento de registrar el documento comercial, puesto que el mismo al ser creado para un àrea de ventas sòlo podrà utilizar los registros maestros disponibles en la misma.

Es importante saber que una estructura organizativa compleja con muchas combinaciones de àreas de ventas puede requerir el mantenimiento de maestros continuamente.

7 - La oficina de ventas y el grupo de vendedores

La Oficina de Ventas define los aspectos geogràficos de las estructuras organizativas en adquisiciones y ventas. Una oficina de ventas puede verse como una oficina real o quizàs como un territorio o regiòn. Esta unidad organizativa puede asignarse a varias àreas de ventas, puesto que una misma oficina de ventas se puede responsabilizar de varias àreas de ventas a la vez.

Es importante que si se coloca un pedido de un cliente para una oficina de ventas, la oficina de ventas estè autorizada para transaccionar dentro de la organizaciòn de ventas correspondiente.

Los empleados de una oficina de ventas pueden asignarse a Grupos de Vendedores definidos para cada sector o canal de distribuciòn. Los grupos de vendedores son asignados por lo tanto a las oficinas de ventas.

En el registro maestro del empleado se asignarà luego a què Grupo de Vendedores pertenece, generando de esta manera una conexiòn, con una funciòn se interlocutor de un documento de ventas.

8- El centro y el almacèn

Centro : es una organizativa dependiente del mòdulo de MM y corresponden a una ubicaciòn en la que el stock del material se guarda, generalmente representa las instalaciones de depòsitos en la organizaciòn.

En lo que respecta al ciclo comercial, un centro es la ubicaciòn desde la que los materiales y los servicios se distribuyen, y se corresponde con un centro de distribuciòn y determinadas ubicaciònes de almacèn. El inventario de los productos disponibles para la venta se encuentra en estas combinaciones.

Los stocks de material pueden describirse detalladamente al nivel de las diferentes ubicaciones de almacenes dentro de un centro.

El centro puede ser 0 bien una ubicaciòn para la planificaciòn de las necesidades MRP de materiales y producciòn, o directamente una ubicaciòn de stocks de materiales muy pròximas entre sì.

Para que un centro pueda ser utilizado por el mòdulo de ventas de (SD), debe estar configurado como centro de suministro para ventas; puesto que seràn estos los que se utilicen primeramente para verificar los stocks y posteriormente suministrar las mercancìas que el cliente solicitò.

Al asignarse un centro a una organizaciòn de ventas y a un canal de distribuciòn, èste se convierte en un centro suministrador.

Al hacer que dependa del canal de distribuciòn puede diferenciarse ademàs entre centros de distribuciòn que alimentan a una misma organizaciòn de ventas. Esto permitirà utilizar el canal de distribuciòn como una opciòn de venta directa en determinados centros de una organizaciòn de ventas, pero no en los otros.

Un centro puede asignarse a varias cadenas o canales de distribuciòn, còmo tambièn a diversas organizaciones de ventas.

Tambièn es posible que se suministre desde un centro a otro centro del grupo corporativo (es decir a un centro que pertenezca a otra sociedad del grupo). Esto es denominado venta multisociedad o transacciòn intercompañìa.

En el ciclo comercial el centro desempeña una funciòn centralizada que :

> Es necesarìa y se necesita mìnimamente de un centro para ejecutar las funciones comerciales del sistema.

> Cada centro se asigna de forma exclusiva a una sociedad.

> La asignaciòn entre las organizaciones de ventas y los centros no tiene que ser exclusiva.

> El centro es el disparador fundamental para la determinaciòn del puesto de expediciòn.

9 - El puesto de expediciòn

Las expediciones estàn integradas al ciclo del mòdulo comercial. El puesto de expediciòn es la unidad organizativa de mayor nivel de la espediciòn, que controla las actividades de expediciòn. Cada entrega de salida se realiza y trata por un ùnico puesto de expediciòn.

Puesto de expediciòn: Unidad organizativa de jerarquìa superior en las expediciones. Todas las actividades de expediciòn se originan desde un ùnico puesto de expediciòn.

Para cada puesto de expediciòn se pueden determinar plazos para preparar y embalar las mercaderìas.

El puesto de expediciòn puede estar compuesto por una :

> Rampa de carga.

> Un almacèn de correos o ferrocarril.

> Un grupo de empleados responsables que realiza entregas urgentes.

La asignaciòn del puesto de expediciòn se encuentra dada por el centro. Màs de un puesto de expediciòn se asigna a un centro. Un puesto de expediciòn es el que se define como default.

Tambièn màs de un centro se puede asignar a un puesto de expediciòn, pero esto es SÒLO recomendable cuando los centros se encuentran cercanos entre sì.