✒️SAP SD / La estructura organizativa Por Aixa Romeu

UNIDADES ORGANIZATIVAS EN COMERCIAL

Las unidades organizativas son las unidades legales y/o de organización dentro de la empresa y representan la estructura de la organización empresarial. En SD hay algunas unidades organizativas exclusivas del proceso comercial (org. Ventas y canal) y otras que son necesarias en varias áreas de sistema (sociedad o centro) e incluso que pertenecen a otros módulos como FI o MM. Las unidades organizativas principales del módulo SD son:

• Sociedad
• Área de ventas (ojo: todos los datos maestros se tienen que crear para cada área de ventas. Los canales y sectores comunes facilitan la administración de estos datos)
• Centro
• Almacén
• Puesto de expedición

LA SOCIEDAD

Una sociedad es una unidad contable independiente que representa

• una entidad legal y contable independiente
• una empresa
• una organización que tiene como finalidad la emisión del balance y cuadro de resultados (cuenta de pérdidas y ganancias)

En la sociedad se registran todas las transacciones contables y la creación de todos los comprobantes para el cierre legal de una cuenta individual.

LA ORGANIZACIÓN DE VENTAS

Se trata de una unidad organizativa de SD que agrupa la empresa según las necesidades comerciales (por ejemplo, zona Norte) y cumple con la finalidad de poseer un subsector regional, nacional o internalización de mercado. Se debe tener como mínimo una org. de ventas para usar el módulo de SD. Además, dentro de la jerarquía es el nivel más alto de totalización de valores, a tener en cuenta para las estadísticas de reportes de ventas.

Responsabilidades

Sus responsabilidades incluyen:

• distribución de mercancías y servicios
• responsable de los productos vendidos
• negociar condiciones de venta
• garantía de los productos, responde ante reclamaciones del cliente

Asignaciones

Sociedad

Una org. ventas se asigna exclusivamente a una sociedad, pero una sociedad puede tener diversas org. ventas. Sin embargo, una sociedad no puede vender productos de una org. ventas que pertenezca a otra sociedad. à Una sociedad solamente puede vender lo que esté bajo su paraguas, sea de la org. ventas que sea.

Documentos comerciales

Absolutamente todos los documentos comerciales (pedidos, entregas, despachos, facturas) se asignan a una org. de ventas.

Datos maestros

Absolutamente todos los datos maestros (clientes, precios y material) se asignan a una org. de ventas.

Ruta: SPRO > IMG Referencia SAP > Estructura de la empresa > Definición > Comercial > Definir, copiar, borrar, verificar organización de ventas.

EL CANAL DE DISTRIBUCIÓN

El canal caracteriza la forma en que se distribuyen las mercancías y servicios, y se establecen en función de la estrategia de mercado u organización interna de la empresa (por ejemplo, Venta mayoristas y Consumidores finales).

Asignaciones

Una org. de ventas puede tener varios canales de distribución, pero es necesario al menos tener un canal creado para activar las funciones comerciales.

Tareas

El canal puede aplicar e influir en la modificación de datos maestros de clientes y precios, puesto que permiten:

• Definir responsabilidades
• Llevar a cabo estructura de precios flexibles (según canal)
• Diferenciar estadísticas de ventas

Ruta: SPRO > IMG Referencia SAP > Estructura de la empresa > Definición > Comercial > Definir, copiar, borrar, verificar canal de distribución

EL SECTOR

Un sector representa un grupo de productos, es decir, agrupa materiales y servicios (por ejemplo, motocicletas y electrónica).

Asignaciones

Una org. ventas puede tener varios sectores, pero es necesario tener creado al menos un sector para utilizar las funciones comerciales.

Tareas

Un sector puede

• Restringir acuerdos sobre precios con un cliente según sector
• Llevar a cabo análisis o reportes por sectores

Ruta: SPRO > IMG Referencia SAP > Estructura de la empresa > Definición > Logística general > Definir, copiar, borrar, verificar sector

EL ÁREA DE VENTAS

Es una combinación de org. de ventas, canal y sector.

Asignaciones

Sociedad

Se asigna a una única sociedad puesto que una org. ventas está unívocamente ligada a una sociedad solamente.

Documentos ventas

Los documentos de ventas se asignan a una sola área de ventas y no puede ser modificada.

Datos maestros

Los datos maestros de los interlocutores comerciales (solicitante, destinatario, receptor factura, …), materiales y condiciones de precios y descuentos se crean a nivel de área de ventas. La verificación se lleva a cabo al registrar el documento comercial, ya que al ser creado para un área de ventas solamente, sólo podrá usar los datos maestro de la misma.

Importante: los datos maestros se tienen que crear para cada área de ventas, por lo que es recomendable no tener muchas, aunque los canales y sectores comunes facilitan la administración de estos datos.

Tareas

Un área de ventas define al canal que usa una org. ventas para vender los productos de un sector determinado.

Ruta: SPRO > IMG Referencia SAP > Estructura de la empresa > Asignación > Comercial > Crear área de ventas.

LA OFICINA DE VENTAS Y GRUPO DE VENDEDORES

Una oficina de ventas puede ser una oficina real o un territorio o región.

Asignaciones

Se puede asignar a varias áreas de venta y ser responsable de ellas, pero dicha oficina debe estar autorizada a transaccionar dentro de la org. de ventas correspondiente.

Tareas

Define los aspectos geográficos de las estructuras organizativas de ventas y adquisiciones.

Grupo de vendedores

Los empleados de una oficina constituyen el grupo de vendedores, que se definen por sector o por canal y que se asignan a una oficina de ventas. En el registro maestro del empleado se asigna a qué grupo de vendedores pertenece.

Ruta: SPRO > IMG Referencia SAP > Estructura de la empresa > Definición > Comercial > Actualizar oficina de ventas

Ruta: SPRO > IMG Referencia SAP > Estructura de la empresa > Definición > Comercial > Actualizar grupo de vendedores

CENTRO Y ALMACÉN

El centro es una ubicación en la que se guarda el estoc (suele representar las instalaciones de depósitos de la empresa) desde donde se distribuyen los servicios y materiales; se corresponde con un centro de distribución y determinadas ubicaciones de almacén. Se trata de una unidad organizativa que depende de MM.

Un centro puede ser una ubicación para la planificación de las necesidades MRP de materiales y producción o una ubicación de stocks de materiales próximas entre sí. Es el disparador fundamental para determinar el puesto de expedición.

Inventario

Se encuentra disponible en las combinaciones de centro y ubicaciones de almacén. Los estocs se pueden describir en detalle al nivel dentro de las ubicaciones de almacén de un centro.

Centro suministrador

Un centro se convierte en centro suministrador al asignarse a una org. de ventas y a un canal de distribución. Si no está configurado como tal, no se puede usar en el módulo de SD porque son los que verifican y suministran estoc. Al depender de un canal, estos centros suministradores se pueden diferenciar entre ellos e incluso tener la opción de venta directa en determinados centros.

Asignaciones

Un centro se puede aginar a varios canales y cadenas y también a diferentes organizaciones de venta, pero solamente a una sociedad de forma exclusiva. Es necesario tener creado al menos un centro para ejecutar las funciones comerciales.

Venta multisociedad

También llamado intercompany, se refiere a suministrar desde un centro a otro centro que pertenece a una org. de ventas distinta.

PUESTO DE EXPEDICIÓN

Un puesto de expedición es la unidad organizativa de jerarquía superior en las expediciones, es decir, la de mayor nivel puesto que controla todas las actividades de expedición. Cualquiera de estas actividades (ej. entrega de salida) se origina desde un único puesto de expedición. Cada puesto de expedición puede determinar los plazos para preparar y embalar las mercancías.

Asignaciones

Un puesto de expedición puede estar asignado a más de un centro, aunque un puesto de expedición es el que se define por defecto. Es posible asignar más de un centro a un puesto de expedición, pero no es recomendable a menos que los centros estén cercanos entre sí.

Composición

Un puesto de expedición puede estar compuesto por

• Rampa de carga
• Almacén de correos o ferrocarril
• Grupo de empleados responsables de realizar entregar urgentes