El control de los textos
1| Los textos
Los textos están almacenados en diferentes objetos de los documentos de SAP: como ser el registro maestro de clientes, el maestro de materiales y el registro info, entre otros.
El registro maestro de cliente contiene textos centrales, textos que son específicos del departamento de Contabilidad FI y Comercial SD, así como los textos que incluyen en los datos de contacto, sobre diferentes personas.
Por otra parte, en el registro maestro de materiales existe el texto de orden compra y un texto de ventas.
Los documentos contienen textos en la cabecera y en el nivel de posición.
Se puede introducir textos en varios idiomas diferentes.
2| Los textos de los procesos empresariales
Los textos pueden estar almacenados en los datos maestros y copiarse de ahí a los documentos de ventas u otros documentos.
También, se pueden copiar estos textos de un documento fuente a un documento destino, durante el proceso de ventas.
Ejemplo, de oferta a pedido, de pedido a entrega, y de entrega a factura.
Estos textos se encuentran en un idioma determinado y concreto.
Las condiciones de copia de estos textos y como deben copiarse pueden determinarse. Por ejemplo, si la prioridad del texto en la copia está dada por el maestro o por el documento anterior.
3| El resumen del control de textos (documentos de ventas)
El control de texto sirve para determinar automáticamente textos, durante la creación de un objeto de texto.
Se puede definir diferentes esquemas de textos para cada objeto de texto. Por ejemplo, la cabecera de un documento de ventas o el texto central para un cliente.
Los esquemas de texto, contiene todas las clases de texto, que pueden mantenerse para un objeto de texto.
Se debe asignar cada característica de un objeto de texto a uno de los esquemas definidos. Esto implica que cuando se crea un registro maestro de clientes, el sistema utilizará el esquema de texto que se asignó al grupo de cuentas de este cliente en particular.
4| La clase de textos del control de textos
Como en las otras parametrizaciones de las funciones básicas del modulo de SD, la función de textos tiene como clave la técnica de condiciones.
Para esto, se deben definir clases de textos para un objeto de texto específico.
Están disponibles una gran variedad de clases de textos. Además de las existentes, se pueden optar por las propias.
5| La secuencia de acceso del control de textos
Como en los precios y en la determinación de cuentas, la secuencia de acceso constituye una serie de pasos individuales de acceso. La misma, se utiliza para determinar la estrategia de búsqueda, que utilizará SAP para fijar automáticamente un texto.
Cada paso de acceso en una secuencia contiene un objeto de texto especificado como texto fuente para el acceso.
La principal función de la secuencia de acceso es delimitar la búsqueda a:
· Funciones específicas de interlocutor
· Idiomas específicos
· Cualquier otra condición que se le ocurra
Si es necesario crear una secuencia o modificar las que se encuentran de forma existente en el sistema estándar, se deberá crear los pasos para poder activar la secuencia nueva o las modificaciones correspondientes.
6| Los objetos permitidos del control de texto
En cada acceso, se encuentra un paso que posee un objeto de texto específico dado como texto fuente para ese acceso en particular.
Los textos disponibles desde el módulo de SD son los que mencionan en el gráfico 726.
7| El esquema de textos del control de textos
Para un objeto de texto, se definen todas las clases de texto contenidas en un esquema de texto.
Dependiendo si se trata de un objeto de texto de clientes o de documento, los atributos del esquema de texto sufren variaciones.
Es factible permitir y definir, si se desea copiar o referenciar el texto:
Por otra parte, el esquema también permite:
· Definir si un texto es obligatorio.
· Si el texto se debe tomar automáticamente.
· Si el texto debe aparecer en una ventana emergente cuando se transfiere el documento.
8| La asignación de procedimientos del control de textos
Es necesario realizar una asignación de un objeto de texto a uno de los esquemas de texto definidos.
Por ejemplo, debemos asignar a un grupo de cuentas de clientes, un esquema o procedimiento de texto, logrando que: cuando se cree un maestro sobre este grupo de cuenta, se utilizará este y no otro procedimiento.
De la misma forma, se parametriza una asignación de un esquema a una clase de documento de ventas. Para cuando las órdenes de venta se crean, tienen lugar los textos de la cabecera sobre el procedimiento o esquema asignado.
Asimismo, para la posición se tomarán en cuenta los tipos de posición para la asignación del correspondiente esquema o procedimiento.
9| El análisis de determinación para los textos
VA03
Vemos que existe un esquema de determinación de texto (cabecera --> textos)
Vemos una clase de texto y una secuencia que se determinó
10| Los usos de textos como referencia
En el esquema de texto, para cada clase de texto, se define si el texto a adoptar se debe copiar o referenciarse desde el documento modelo.
Al referenciarse un texto ocurre lo siguiente:
· Si el texto del documento B hace referencia al texto del documento A, no se podrá modificar.
· Si el texto del documento A se modifica, el texto en el documento B será modificado.
· Si se modifica el texto del documento de ventas B, se realizará una copia automáticamente. Cualquier modificación que se introduzca en el texto del documento de ventas A, no afectará ya, al texto del documento B.
Referencia de texto: La referencia, en lo que respecta a textos, es tomar un objeto de texto desde otro documento o maestro, sin copiar en el documento destino de la referencia (como un documento compartido en Google Docs, no copia, vincula)
Es mucho más eficiente la referencia de los textos frente a la copia por cuestiones de espacio que el mismo ocupa en la base de datos. Los textos generalmente se toman de los maestros y se referencian también por una cuestión de administración centralizada de los mismos.
Un ejemplo son los textos que pueden encontrarse en los materiales, que pueden ser textos de calidad o de seguridad para servir de gran ayudar al momento de tener formularios en los que hay que enviar esta información como algo requerido por cuestiones de calidad o logística de los suministros que vendemos o los servicios que prestamos.
11| Copiar textos
Un texto, también, puede copiarse de un documento de ventas a otro.
La copia de textos tiene una diversidad de consecuencias.
· Se puede modificar el texto duplicado en el documento.
· Si se modifica el texto en el documento de ventas A, los cambios no afectan al documento de ventas B
La copia de textos se determina mediante una rutina de transferencia dada por la transacción VOFM.
Cuando los textos se copian (a diferencia de los textos con referencia) se requiere más memoria, por lo tanto, se debe ser cauteloso, en cuanto a los textos que se copian.
Transacción VOFM
Permite la definición de todas las rutinas de control de copia, determinación de precios, cláusulas condicionales, etc. Así también, define la forma de transferencia y copia de textos.
12| Resumen
· Definir los elementos fundamentales de la configuración de los textos.
· Comprender, analizar y definir la determinación de textos a través de la técnica de condiciones.
· Fijar textos para ser transferidos como referencia o copia.