✒️SAP SD / El control de la clase de factura Por Damaris Cruz

El control de la clase de factura

1| Las clases de factura

Las clases de factura tienen el control sobre todo el documento de facturación.

Este tipo de documento se utiliza para cubrir la diversidad de operaciones comerciales, durante el tratamiento de la facturación.

SAP posee en su instalación inicial, un listado de clases de facturación definidas de forma estándar.

· F2 Factura

· F8 Factura proforma

· G2 Abono

· L2 Cargo

· RE Devoluciones

· S1 Factura de anulación

· S2 Abono de anulación

· LR Lista de facturas

· LG Lista de abonos

· IV Facturación interna (factura)

· IG Facturación interna (abono)

· CS Venta al contado

Si necesitamos crear nuevas clases de facturas, lo recomendable es utilizar el control de copia para mantener las conexiones necesarias.

2| El control de la clase de factura

Además de las clases de factura estándar se pueden crear nuevas clases de factura o modificar las existentes, en el sistema, para cubrir las necesidades, respecto a nuestro escenario de negocio.

Uno de los grandes controles que posee como parámetro principal la clase de factura, es el tratamiento posterior para el proceso de gestión financiera (bloqueo de contabilización y determinación de cuentas)

El bloqueo de contabilización en una clase de factura de SAP (módulo SD) es un parámetro de control que determina si una factura comercial generada en ventas se transfiere de forma automática a la contabilidad financiera (FI) o si, por el contrario, queda retenida.

Para entenderlo de forma práctica, funciona así:

Si el bloqueo está activo: Cuando creas la factura (por ejemplo, con la transacción VF01), el documento se genera correctamente en el sistema de ventas, pero no genera el asiento contable en el libro mayor ni afecta la cuenta corriente del cliente de inmediato. Se queda "congelado" a nivel financiero. Esto le da tiempo al departamento de contabilidad o créditos para revisar el documento, verificar que los datos sean correctos o aplicar controles adicionales. Para que pase a contabilidad, alguien debe liberar el documento manualmente (por ejemplo, desde la transacción VF02).

Si el bloqueo está inactivo: En cuanto se graba la factura en SD, SAP la procesa y la envía automáticamente a FI, generando el asiento contable al instante.

Este parámetro se configura a medida para cada clase de factura (como la estándar F2 para facturas de venta o G2 para notas de abono) porque no todos los documentos comerciales requieren el mismo nivel de supervisión antes de registrarse en la contabilidad. Va de la mano con la determinación de cuentas, que es la regla mediante la cual SAP sabe exactamente a qué cuenta de ingresos, impuestos o clientes debe imputar los valores una vez que la factura se libera para su contabilización.

Existen también otros campos del customizing de la clase de factura que tienen impacto en la contabilidad financiera: clase de documento (de FI), contabilización negativa, sucursal/central y abono con fecha valor.

Programa SDCHECKVOFA

Ejecutando el programa SDCHECKVOFA se puede establecer un reporte sobre las diversas parametrizaciones en clases de factura, para un control de mayor exactitud y coherencia.

Su propósito principal es revisar que la configuración realizada en las distintas clases de factura sea coherente y cumpla con las reglas del sistema, evitando errores comunes antes de que los documentos lleguen a la contabilidad financiera.

3| La propuesta de clase de factura

Para el tipo de posición de un documento de venta (pedido), se determina en el customizing si el mismo tiene relevancia de factura en base a la entrega o en base al pedido.

La determinación de una clase de factura propuesta automáticamente por el sistema, por contrario, se define a nivel clase de documento de venta (pedido); pero se debe definir una clase de factura en base a la entrega y una en base al pedido.

Esto se debe a que el mismo pedido puede tener posiciones con facturación relevante a la entrega o al pedido.

Ejemplo gráfico 523: el tipo de posición determinado en el pedido es el TAN que posee relevancia para factura en base a la entrega. La clase de documento de ventas OR posee la clase de factura por default F2, por lo tanto, esta será la determinada por el sistema

La razón por la cual en la cabecera del pedido (OR) se configuran ambos campos (F2 para entregas y F1 para pedidos) es simplemente para que el sistema tenga "las dos opciones en la guantera" y sepa exactamente a cuál de las dos ir a buscar según lo que dictamine la posición de cada producto.

Este valor propuesto se puede modificar al momento de crear el documento de facturación, pero tenemos que recordar que el control de copia se encuentre permitido entre los documentos.

SAP no te deja mezclar documentos alegremente. Para que el sistema te permita cambiar o generar una factura usando una clase diferente a la que venía predefinida, tiene que existir una regla configurada en el Customizing llamada Control de Copia (transacción VTFA para pasar de pedido a factura, o VTFL para pasar de entrega a factura).

Si en el control de copia está permitido pasar datos desde tu pedido/entrega hacia esa nueva clase de factura que elegiste manualmente, el sistema te dejará hacerlo. Si no está configurado y permitido, SAP te arrojará un error y te bloqueará la creación de la factura.

4| Las facturas basadas en la entrega

Al crearse la factura, puede hacer referencia a un pedido o a una entrega.

Si el objetivo es garantizar que las mercancías se hayan enviado antes de crear la factura, cree una factura en relación con la entrega.

Se puede realizar un documento de factura que haga referencia a un pedido y a una entrega al mismo tiempo. Ejemplo: facturación de un producto y el servicio de instalación.

5| Las facturas basadas en el pedido

Si la intención es facturar a un cliente por los servicios prestados, se deberá crear una factura con relación al pedido de cliente, puesto que no es meramente necesario la entrega como proceso comercial para finalizar con la facturación.

6| La factura colectiva y la partición de facturas

El sistema permite la agrupación en una única factura de todas operaciones compatibles.

Está permitido la inclusión en un solo documento de facturación tanto de posiciones de pedido como de entrega.

Puede existir la posibilidad que los datos de interlocutores y otros campos de cabecera del documento de facturación puedan dar lugar a una partición de factura y los documentos modelo no se puedan facturar de forma colectiva:

· Condición de pago diferente en los pedidos

· Diferentes pagadores

· Diferentes fecha de factura

· La partición de la factura puede ser dependiente de la posición

La partición de la facturación puede darse por parametrizaciones del control de copia de la posición, determinando que no se agrupen documentos comerciales para el documento de facturación.

Tabla VBRK:

Dentro de esta tabla, que corresponde a los datos de la cabecera de la factura, el campo VBRK-ZUKRI se utiliza en la cabecera de factura para almacenar estos criterios de partición adicionales.

Los campos que causan una partición se visualizan en el análisis de la partición.

Además, podemos configurar para que el sistema SAP solo cree un documento de facturación por documento comercial, para esto debemos seleccionar la rutina de transferencia de datos 3 en el customizing del control de copia (con esta condición se introduce el número del documento modelo en el campo VBRK-ZUKRI)

Análisis de la partición: es un elemento que posee el programa de facturación, que permite analizar la determinación de factores que desencadenaron en la partición de los documentos modelo hacia el documento de facturación.

7| El análisis de configuración de la clase de factura en el IMG

Características principales de configuración de la clase de factura

SPRO à IMG referencia SAP à Comercial à Facturación à Documento de facturación à Definir clases de factura [VIDEO]

Selecccionamos definir clases de factura:

Elegimos una para visualizar su configuración: rango de números que posee, si posee bloqueo de contabilización al momento de grabar, la clase de documento de finanza, se puede definir la contabilización negativa para anular, también se considera sucursal y clase de lista dadas por el módulo FI, si es relevante para la gestión de rappel, se puede cargar una clase de factura de anulación.

Dentro de la conexión con FI: permite la asignación de una cuenta de mayor y para precios, un esquema de documento, puede tener definida una clase de mensaje, es posible asignar un esquema de interlocutor tanto en cabecera como en posición, también un esquema de texto.

Definición de rango de números para factura

Cada número de intervalo tiene un principio, un fin y un consumo, así como asignación interna/externa.

8| Resumen

· Analizar las clases de factura y sus controles fundamentales

· Revisar el proceso de facturación colectiva y la partición de factura

· Determinar el documento modelo para la facturación (pedido o entrega)