✒️SAP HCM El registro de Suplencias y Presencias
SAP HCM El registro de Suplencias y Presencias
Registro de Suplencias y Presencias
Diferencias entre ausencias, presencias y suplencias:
Suplencias Infotipo 2003: Cambio de horario de trabajo por otro, siendo que este cambio sea por un reemplazo o sustitución de otro puesto de trabajo o bien por un mero cambio operativo de su horario. (Cambio de turno, reemplazo)
Presencias Infotipo 2002: justificar la ausencia que se va a generar en el sistema, ya que el empleado no va a concurrir a la empresa a trabajar pero el empleado va a estar presente en otro lugar cumpliendo tareas laborales. (curso, capacitación, tramites, etc)
Ausencias Infotipo 2001: horas de trabajo teórico no trabajadas, que pueden ser remuneradas o no. (enfermedad, vacaciones, etc)
Registro de Suplencias
En el caso de que los empleados deban cambiar su horario de trabajo por otro, siendo que este cambio sea por un reemplazo o sustitución de otro puesto de trabajo o bien por un mero cambio operativo de su horario. Una suplencia indica únicamente la modificación del horario teórico de trabajo de un empleado.
Subtipos de suplencias
- Cambio de turno: esta clase de suplencia será utilizada por lo encargados de tiempos para indicar el cambio en el horario de trabajo del empleado, cuando los cambios se realizan a diario y eventualmente. Se podrá elegir un horario ya parametrizado en el sistema, o directamente se podrá indicar una hora inicio y una hora fin.
- Reemplazo: esta clase de suplencia será utilizada cuando se reemplaza a un empleado por otro, entonces el que reemplaza tomará el horario de trabajo del reemplazado.
- Cambio de turno con cambio de categoría (se indica el subgrupo profesional)
Todos los tipos de suplencias tienen la posibilidad de asignarle un centro de costo distinto al original del empleado.
Definir subdivisiones de personal para clases de suplencia
En esta actividad IMG, se asignan agrupaciones según clases de suplencias y de servicios se guardia a las divisiones/subdivisiones de personal.
Como condiciones previas es necesario que existan las divisiones y subdivisiones de personal.
Una recomendación que nos hace SAP es que utilicemos en primer lugar la agrupación para subdivisiones de personal para clases de suplencias "01".
Menú: Guía de implementación de customizing SAP- Gestión de tiempos de personal- Entrada y gestión de datos de tiempos- Suplencias- Definir subdivisiones de personal para clases de suplencia.
Definir clases de suplencia
En esta actividad IMG, se definen las clases de suplencia y se especifican las clases de enlace temporal de la suplencia.
Antes de crear las clases de suplencia es necesario haber creado la agrupación de subdivisiones de personal para clases de suplencias.
Menú: Guía de implementación de customizing SAP- Gestión de tiempos de personal- Entrada y gestión de datos de tiempos- Suplencias- Definir clases de suplencia.
Fijar propuestas para clases de suplencia
En esta actividad IMG, se actualiza la característica determinación de la clase de suplencia (VTART).
Estos valores de propuesta pueden ser variados en función de la estructura de organización y de personal de su empresa.
Menú: Guía de implementación de customizing SAP- Gestión de tiempos de personal- Entrada y gestión de datos de tiempos- Suplencias- Fijar propuestas para clases de suplencia.
Registros de Presencias
Cuando se registran marcaciones, fichadas o cargas de asistencias para un empleado, el sistema asume que este empleado no ha venido.
Tipos de presencias: curso/capacitación, trámites para la empresa, viaje por trabajo, etc.
Configuración de presencias: se debe ajustar la configuración de cada presencia conforme los requerimientos planteados por cada cliente o empresa.
Definir clases de presencias
En esta actividad IMG, se definen las clases de presencias respecto a una agrupación de subdivisiones de personal para clases de presencias/absentismos.
También se especifica cómo debe reaccionar el sistema cuando se introduce una presencia en las operaciones diarias de un empleado y coincide con uno o varios días libres de éste.
Condiciones previas:
- Decida las clases de presencias que quiere definir para su empresa.
- Es necesario haber actualizado las agrupaciones de subdivisiones de personal para presencias/absentismos.
Parametrización estándar:
El sistema puede reaccionar de cuatros formas distintas si se introducen presencias en días festivos:
- E - El sistema rechaza la entrada.
- W - El sistema acepta la entrada pero emite un mensaje de advertencia.
- S - El sistema acepta la entrada pero advierte al usuario de la situación.
- BLANK - El sistema acepta la entrada.
Menú: Guía de implementación de customizing SAP- Gestión de tiempos de personal- Entrada y gestión de tiempos- Presencias/Horarios de trabajo reales- Definir clases de presencias.
Especificar Imagen de Entrada y Clase de enlace temporal
Con el número de imagen de entrada de una presencia, se determina con qué imagen de entrada se introduce, visualiza y actualiza el registro de una clase de presencia.
La clase de enlace temporal controla la reacción del sistema cuando, al introducir un nuevo registro del infotipo presencia (2002), éste se superpone con otro infotipo de tiempos del sistema.
Condiciones previas: en la sección definir presencias se han definido todas las clases de presencias necesarias.
Parametrización estándar:
- 2050 - Liquidación de contingentes.
- 2051 - No hay liquidación de contingentes.
Menú: Guía de implementación de customizing SAP- Gestión de tiempos de personal- Entrada y gestión de tiempos- Presencias/horarios de trabajo reales- Especificar imagen de entrada y clases de enlace temporal.
Especificar reglamentaciones de cómputo
En esta actividad IMG se especifica por clase de presencia/absentismo qué reglamentación se debe utilizar para el cómputo de presencias y absentismos.
Fijar indicador para Calendario Personal
Se especifica si se debe asignar un tipo a las presencias que se introducen en el calendario personal del empleado. El tipo de presencia es un indicador de una cifra que puede asignarse a una clase de presencia.
Condiciones previas:
- Es necesario haber configurado la clase de presencias.
- Es necesario que exista la agrupación de subdivisiones de personal para clases de presencias/absentismos.
Menú: Guía de implementación de customizing SAP- Gestión de tiempos de personal- Entrada y gestión de tiempos- Presencias/Horarios de trabajo reales- Fijar indicador para calendario personal.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Angela Felicia Nieves Manrique, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP HCM.
Angela Felicia Nieves Manrique
Profesión: Ingeniero de Sistemas - Panama - Legajo: EK22C
✒️Autor de: 85 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Angela Nieves