✒️SAP PM / La planificación de ciclos individuales o únicos de mantenimiento Por Ciro Montiel Aponte

1. LA PLANIFICACION DE CICLOS UNICOS DE MANTENIMIENTO.

En una compañia, muchas veces es necesario controlar cuales maquinas y centro necesitan ser chequeados o controlados en base al tiempo de ejecucion.

Un plan de mantenimiento es usado para generar un objeto de llamada automaticamente para una fecha especifica,

Un objeto de llamada puede ser una orden de mantenimiento, un aviso de mtto, o unas hojas de entrada de servicio.

Una orden y un aviso pueden ser generados, tambien, al mismo momento.

2. LA ESTRUCTURA DEL PLAN DE MANTENIMIENTO.

La posicion del plan de mantenimiento contiene los siguientes datos:

Datos de planificacion:

• Centro de planificacion del mantenimiento.
• Grupo de planifiacion del mantenimiento,
• Clase de orden.
• Clase de actividad de mantneimiento,
• Puesto de trabajo principal
• Division
• Objetos tecnico de referencia
• Hoja de ruta,

El intervalo de mantenimiento (ciclo) es asignado a nivel de plan de mantenimiento.

• Intervalo: ciclo, offset, texto del ciclo.

Un plan de mantenimiento cosiste en diversas posiciones del plan de mantenimiento. En ese caso, una orden (un aviso o una hoja de entrada de servicios) es creada para cada posicion del plan de mantenimiento.

En un plan de mantenimiento, diferente componentes de una bomba de agua deberia ser mantenida.

Por ejemplo: podriamos crear una posicion de mantenimiento por la bomba por si misma, otro por los componentes como el motor electrico, una tercera por los engranajes de la bomba, etc. Cada posicion del plan de mantenimiento tendra su propia hoja de ruta. Todas las posiciones son parte de un mismo plan de mantenimiento, por lo tanto todas poseen las mismas fechas (la misma informacion de programacion).

2.1 EL PLAN CICLO INDIVIDUAL

Un plan de mantenimiento puede ser ingresado en una sola pantalla que contiene toda la informacion relevante:

• Ciclo,
• Objeto
• Datos de planificacion
• Hoja de ruta.

TRANSACCON IP41: Permite la creacion de planes de mantenimiento preventivo del tipo de ciclo individual.

El plan de mantenimiento puede generar ordenes de mantenimiento automaticamente.

La orden es el objeto de lanzamiento que puede seleccionarse cuando el plan de mantenimiento es creado usando la categoria correspondiente en el plan de mantenimiento.

2.2. EL PLAN DE MANTENIMIENTO CON HOJAS DE RUTA.

Podemos asignar una hoja de ruta en la posicion del plan de mantenimiento. Esta hoja de ruta define las operaciones que seran ejecutadas en los objetos especificados en la posicion del plan.

Tambien, tenemos la opcion de crear una nueva lista de tareas de mantenimiento desde el plan de mantenimiento (instrucciones de PM, hoja de ruta de equipos, y hoja de ruta de ubicaciones tecnicas).

2.3 EL PLAN DE MANTENIMIENTO SIN HOJAS DE RUTA.

Si no se ingreso una hoja de ruta para la posicion del plan de mantenimiento el sistema copia el texto corto del plan de mantenimiento en la primera operacion de la orden de mantenimiento que se crea gracias al plan.

De esta manera, ordenes de descripcion corta son generadas sin una hoja de ruta.

El planifiacador puede añadir operaciones adicionales a la orden de mantenimiento, si lo necesita.

3. LA PROGRAMACION DE UN PLAN DE CICLO INDIVIDUAL O UNICO.

La programacion de un plan de mantenimiento activo en la compañia debe ser configurado de tal manera, que los grupos de planes de mantenimiento puedan ser creados y programados en el horario que se determine mas acorte para la ejecucion del plan.

En la programacion tenemos las siguientes acciones:

• Comienzo: el plan de mantenimiento comienza por primera vez. Si la fecha de inicio fue ingresada en los parametros de programacion se toma esta fecha para el inicio, de lo contrario debe ser ingresada.
• Reinicio: si accidentalmente, se ingreso una fecha incorrecta para el incio del plan, o si el marco de condiciones ha sido modificado, el plan de mantenimiento debe reiniciarse. Todas las fechas planificadas sera borradas. Esto no afecta todos los lanzamiento que ya han llevado a cabo (ordenes de mantenimiento ya generadas).
• Programacion: se calculan nuevas fechas planificadas, fechas de lanzamiento (si es aplicable) y fechas de las nuevas ordenes de mantenimiento. La programacion puede ser ejecutada manualmente, pero usualmente es programada para lanzamineito automatico mediante el uso de un job o proceso de fondo.
• Lanzamiento manual: si tambien lo queremos, podemos programar manualmente un lanzamiento del plan de mantenimiento para una fecha en particular. Podemos usar el lanzamiento manual para incorporar fechas adicionales sin impactar la programacion regular. Para esto, tenemos que especificar una fecha nueva de lanzamiento.

Podemos usar la funcion de desactivacion para bloquear el plan de mantenimiento para un cierto periodo de tiempo.

El sistema fija el status NOAC en plan de mantenimiento, lo cual bloquea la programacion. Con este status no se puede hacer ningun lanzamiento. Podemos reactivar el plan bloqueado en el momento que deseemos.

3.1. EL INICIO Y LAS FECHAS PLANIFICADAS DEL CICLO.

Cuando creamos un ciclo de plan individual, el ciclo es asignado, lo que significa que estará disponible desde el periodo hasta el cual se planifican las fechas de las ordenes (la fecha de vencimiento). Las ordenes son creadas en base a esa fecha planificada.

Como regla, la fecha de lanzamiento (la cual es la fecha de creacion de la orden) caerá antes de la fecha planificada, para permitir un definido tiempo de cobertura (lead time) para la diferentes de actividades (ej: abastecimiento de materiales).

Los ciclos comienzan definiendo las fechas para las cuales la fecha planificada deberia comenzar.

3.2. EL INTERVALO DE TOMA

El intervalo de toma es uno de los parametros de programacion del plan de mantenimiento.

Este periodo de programacion especifica el intervalo para el cual las fechas planificadas deberian ser calculadas de forma adelantada.

Este periodo puede ser usado en base al tiempo o en base a la ejecucion (performance) del mantenimiento preventivo.

3.3 EL HORIZONTE DE APERTURA.

El horizonte de apertura es un parametro de la programacion que es utilizado para definir cuando la orden (aviso u hoja de entrada de servicios) se genera realmente para ser comparada con la fecha planificada.

El control detallado de la generacion de la orden, permite hacer una corrida preliminar de la planificacion de la orden antes de la fecha planificada. Las tareas vencidas del mantenimiento pueden ser, de esta manera, ejecutadas y completadas puntualmente en la fecha planificada.

El horizonte de apertura es especificado como un porcentaje del ciclo,

100% significa que la orden es generada exactamente en la fecha planificada. 0% significaria que la orden es generada cuando el plan de mantenimiento comienza.

Especificado el horizonte de lanzamiento no es suficiente para que las ordenes sean generadas, adicionalmente el plan de mantenimiento debe estar programado para lanzarse.

3.4 EL FACTOR DE DECALAJE Y SUJETO A CONCLUSION

El factor de decalaje nos permite reaccionar a una temprana o tardia finalizacion de un objeto de lanzamiento. Si este factor es 100%, la diferencia (temprana/tardia) sera añadida al total de la fecha de finalizacion para determinar la nueva fecha planificada.

Si la sujeto a conclusion es activado, el sistema solamente genera el proximo objeto de lanzamiento una vez que el objeto de lanzamiento anterior haya sido completado.

Esto tiene los siguientes efectos:

La proxima orden solamente es creada una vez que la orden anterior ha sido marcada como cerrada tecnicamente. Cuando la orden tiene este status (completo), se pueden especificar dos tiempos:

• Tiempo de referencia para la orden de mantenimiento (relevante para el historial de la orden).
• Fecha de cierre para el lanzamiento del plan de mantenimiento (relevante para las programacion subsiguiente en el plan de mantenimiento).

Si el lanzamiento del objeto es una aviso, el siguiente aviso no sera creado hasta que se haya cerrado.

3.5. LA SUPERVISION DE PLAZOS

La supervision de plazos sirve para verificar la regularidad y funcionamiento del plan de mantenimiento. Podemos ejecutar dos funciones gracias a esto:

TRANSACCION IP30: PERMITE HACER LA SUPERVISION DE PLAZOS DE LOS PLANES DE MANTENIMIENTO.

• Reprogramacion: por ejemplo, si los parametros de programacion han sido modificados durante la ultima corrida de programacion, el monitoreo nos permite reprogramar las actividades.

Todas las actividades que existen en el plan seran borradas y recalculadas.

• Lanzamiento de ordenes / avisos / entrada de hojas de servicio: adicionalmente a la reprogramacion, las fechas de planificacion que se encuentra en espera pueden ser convertidas en ordenes. Aqui, es importante el periodo de dias especificados. Todas las fechas planificadas y fechas de lanzamiento, para la cuales recaen dentro de periodo de tiempo, que sean convertidos en ordenes.

Sin el monitoreo de fecha limite (o programacion manual), las fechas planificadas no se recalcularan y las ordenes no se generarán.

El monitoreo de la fecha limite es usada en conexion con el horizonte de apertura.

SI el periodo de programacion no es definido en el plan de mantenimiento, la fecha nueva de planificacion se añadira automaticamente con el lanzamiento actual y lo convierte en una orden.

Podemos lanzar el monitoreo de la fecha limite en un proceso de dialogo o automaticamente mediante un job.

3.6 EL RESUMEN DE LA PROGRAMACION.

Transaccion IP19: permite visualizar en formato grafico los lanzamientos de fecha del plan de mantenimiento.

3.7. ESTIMACION DE COSTOS DE PLAN DE MANTENIMIENTO

Podemos usar el plan de mantenimiento para estimar los costos que conllevará para la ejecucion.

• Estimacion de costos relacionada al objeto: podemos determinar el costo de mantenimiento para un objeto especifico por un periodo de tiempo.
• Costeo General: este nos permite calcular los costos para uno o mas planes de mantenimiento.

En ambos casos, las fechas activas de mantenimiento durante el periodo en custion son usados en la estimacion de costes.

Transaccion IP31: Permite el calculo y simulacion de los costos del plan.

4. El LANZAMIENTO DE AVISOS.

El plan de mantenimiento puede generar avisos de mantenimiento automaticamente. Esto es generalmente realizado en el caso que las tareas de mantenimiento inicialmente solo aquellas que comprometen una simple rutina de inspeccion que no necesita de una orden, es decir una solicitud de mantenimiento.

Si el control tiene relacion con un mal funcionamiento o daño, una orden se puede crear basada en la solicitud del aviso.

El aviso como objeto de lanzamiento se selecciona cuando se crea el plan de mantenimiento usando la categoria o clase de plan de mantenimiento. Es utilizado cuando no estamos seguros de lo que es nuestro proceso de plan de mantenimiento preventivo.

4.1 LISTA DE TAREAS PARA EL OBJETO DE LANZAMIENTO DE AVISO.

Si el mantenimiento de un sistema tecnico, el cual consiste de diferentes partes del sistema con diferentes ciclos de mantenimiento, el procesamiento deberia ser realizado mediante ordenes utilizando la lista de tareas de avisos (solicitudes).

Para un plan de mantenimiento individual se generan solicitudes (avisos) de mantenimiento para las repectivas del sistema. Estas son generadas a un momento X, luego todas las solicitudes son recolectadas y convertidas en una orden. Las hojas de ruta relevantes para las posiciones del plan de mantenimiento son copiadas en la orden.

El objeto, por el cual la tarea se debe llevar a cabo, se indica especificamente en cada operacion de la orden,

El objeto de referencia de la orden es, generalmente, el objeto tecnico superiro del sistema (por ejemplo, la ubicacion tecnica), para el cual la orden liquidará sus costos.

5. LANZAMIENTO DE SERVICIOS EXTERNOS.

Algunas inspecciones o trabajos de mantenimiento pueden ser llevados a cabo regularmente mediante compañias externas o proveedores de servicios.

Para estos casos, podemos generar planes de mantenimiento que contengan entradas de hojas de servicio de una orden de compra marco.

La secuencia de pasos para un plan de mantenimiento basado en servicios de abastecimiento:

• Crear una orden de compra marco en el modulo de MM.
• Crear una orden de liquidacion en el modulo de PM.
• Crear un plan de mantenimiento e ingresar lo servicios requeridos.
• Generar una hoja de entrada de servicios (dentro de la programacion del plan de mantenimiento).
• Ingresar los servicios.
• Aceptar la hoja de entrada de servicios.

5.1 CREACION DE UNA ORDEN DE COMPRA MARCO.

Una orden de compra Marco (clase de orden de compra: FO) se debe crear en el modulo de Material Management (Compras).

Este tipo de orden requiere un proveedor y un valor limite a ser ingresado.

5.2 CREACION DE UNA ORDEN DE LIQUIDACION.

Se crea en PM, una orden sin referencia a un objeto tecnico. Esta Orden es usada para recolectar los costos y luego liquidarla.

Un plan de mantenimiento es creado con referencia a un pedido marco de compra y una orden de liquidacion de PM.

Adicionalmente, una cuenta de mayor se ingresa en el plan de mantenimiento para que podamos actualizar los costos de este plan en esa cuenta de mayor.

Los costos sera actualizados a traves del modulo de Controlling utilizando la orden de liquidacion.

Los servicios a ser ejecutados pueden ser ingresados utilizando las especificaciones de servicios en el plan.

Los servicios se pueden ingresar manualmente con referencia a los diferentes documentos de compras (contratos, ordenes de compra, solicitudes de pedido, cotizaciones, etc), o con referencia a un registro maestro de servicio (MM).

El precio puede determinarse utilizando registros de condicion a nivel de servicio (en el registro maestro del servicio), proveedor y servicio, centro, etc.

5.3 GENERACION DE LA HOJA DE ENTRADA DE SERVICIOS.

La programacion del plan de mantenimiento se utiliza para calcular las fechas planificadas para las cuales los servicios van a ser lanzados. Cuando los servicios se lanzan, se generan hojas de entrada de servicio automaticamente para una orden de compra marco.

Cuando la hoja de entrada de servicio se crea, la empresa que realiza el servicio puede ser notificada automaticamente (por email, EDI, etc), utilizando un mensaje de MM.

5.4 INGRESO DE SERVICIOS.

En la gestion de materiales, la hoja de entrada de servicios se actualiza para la orden de compra. Esto significa que los servicios reales y los precios son actualizados, en el caso que haya una diferencia entre los valores ingresados con anterioridad. Cuando los valores reales son ingresados, los mismos son controlados contra el valor limite que se fijo en la orden de compra marco.

5.5 LA ACEPTACION.

En la gestion de Materiales o MM, se acepta la hoja de entrada de servicios luego que fue ingresada. Los costos se actualizan como conseciencia, tanto en la orden de liquidacion como en la cuenta de mayor ingresada en el plan de mantenimiento.

La orden de liquidacion debe tener el status de liberada para empezar a generar los debitos por los costos.