¿ Qué es la Metodología ASAP ?
La metodología de implementación Accelerated SAP (ASAP) fue diseñada por SAP para ayudar a sus clientes a realizar una implementación rápida y exitosa.
Es una metodología por fases, orientada a procesos y es el paraguas de herramientas de SAP. Fue diseñada para optimizar los proyectos de implementación y minimizar los riesgos
ASAP sigue un enfoque paso a paso disciplinado, apoyando a los equipos de proyecto con modelos, herramientas, cuestionarios y listas de control que incluyen técnicas y aceleradores. Accelerated SAP permite a las compañías potenciar la fuerza de las características "aceleradas" y las herramientas ya incluidas en las Soluciones SAP.
ASAP está compuesta por una Metodología (Roadmap), que posee un conjunto de poderosas Herramientas y una Base de Datos de Conocimiento, que garantizan el éxito de la implementación.
Las Herramientas, incluyen facilidades para la Gerencia del Proyecto, y muchos otros documentos preconfigurados denominados Aceleradores que se ponen a disposición del equipo de implementación, para contar con una base de partida, en la creación de presentaciones, documentos de descripción de procesos, planificación detallada de actividades, aprobación de casos y otra gran cantidad de tareas, minimizando la necesidad de crear estos documentos desde cero, que ayudan a la implementación del ERP puesto que ya han sido probados y utilizados en otros proyectos exitosos.
Fases y entregables de la Metodología ASAP
1. Preparación del Proyecto:
a) mapa de procedimientos de ASAP
b) plan del proyecto de alto nivel
c) esquema de hardware necesario
2. Planos del Negocio (Business Blueprint):
a) Entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas
b) Para verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos del grupo y que se incluyó a todos los involucrados en el proyecto, se preparará un Plano del estado futuro y será presentado a sus ejecutivos para la aprobación del mismo
Este Plano consistirá en un diagrama de la estructura de la empresa, además del primer borrador de la definición de los procesos de negocio que se utilizará en su compañía; los dos se presentarán en forma escrita y de diagrama. Con la elaboración de los Planos se finalizará el alcance detallado del Proyecto.
3. Realización: Durante esta fase, el equipo del proyecto de su empresa y los consultores que están a cargo de la implementación se separarán para terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto asistirá al entrenamiento de SAP de nivel 2 y 3. El Entrenamiento de SAP se ha organizado alrededor de los procesos de negocio.
Mientras que el equipo del proyecto está en entrenamiento, los consultores a cargo de la implementación configurarán los procesos de negocio definidos en los planos aprobados.
El sistema configurado reflejará la organización del cliente y los catálogos maestros; y deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema. Una revisión de los procesos de negocio de su empresa con el equipo del proyecto y con otros usuarios clave de cada uno de los procesos de negocio permitirá la retroalimentación y confirmación de los planos aprobados.
Un sistema que refleje catálogos maestros y la organización de su empresa proporcionará un beneficio adicional al equipo del proyecto en el refuerzo del entrenamiento tomado.
La configuración de cada proceso de negocio medular Son las tareas troncales y principales de la compañía u organización ) será dividida en interacciones o ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados. Los flujos de procesos de negocios son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad.
Los ciclos no sólo proporcionan indicadores para el equipo del proyecto, sino que también proveen puntos claves para probar y simular partes específicas del proceso global de negocios. Este enfoque proporciona retroalimentación inmediata, así como el involucramiento de toda la organización a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Durante los ciclos, el equipo del proyecto del cliente estará trabajando estrechamente con los consultores que están a cargo de la implementación para definir los escenarios especificados de negocios y las condiciones de excepción. Este enfoque cuenta con la máxima transferencia de conocimientos permitiendo al equipo de trabajo repetir la configuración de los procesos medulares del negocio mientras pone a punto el sistema para tomar en cuenta procesos comunes de negocios. El equipo del proyecto del cliente completará el entrenamiento detallado de Nivel 3 durante los ciclos.
Como una actividad paralela, son desarrollados y probados los programas de interfase y conversión, así como los reportes especiales.
4. Preparación final:
a) Terminar las pruebas finales del sistema,
b) Entrenar a los usuarios finales
c) Llevar a los datos y el sistema a un ambiente productivo
d) Crear una estrategia para la Puesta en Marcha
e) Aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del Sistema SAP ERP.
5. Arranque Productivo y Soporte: Inmediatamente después de la puesta en marcha, el sistema deberá ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio está completamente soportado. Este proceso involucra no solamente el verificar la precisión de las transacciones del negocio, sino también, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.
El último paso en el proceso involucra la medición de los beneficios que brinda el nuevo sistema de negocio.