METODOLOGIA ASAP
QUE ES LA METODOLOGIA ASAP?
Accelerated SAP fue diseñada para ayudar a los clientes:
- Permite realizar una implementación rápida y exitosa
- Comprende fases
- Contienen modelos y herramientas para la implementación
- Minimiza los riesgos.
La base primordial para una buena implementación es tener un eficaz diseño de Business Blue Print el cual debe abarcar el ancho de las operaciones del negocio en su totalidad, a grandes rasgos, un BP no es un diseño funcional.
COMPOSICION DE LA METODOLOGIA ASAP
ASAP está compuesta por una Metodología Roadmap, que posee un conjunto de poderosas herramientas y una base de datos de conocimiento que garantizan el éxito de la implementación.
Estas herramientas se denominan aceleradores y son archivos en Project, Word, Excel y Powerpoint e incluyen facilidades para la Gerencia del proyecto, cuestionarios para ayudar a definir los requerimientos de diversos procesos, listas de verificación y cumplimiento de las actividades por fases y muchos mas que ASAP los pone disposición del equipo de implementación para poder contar con una base de partida y no arrancar a generarlos a partir de cero, ya que son documentos probados y utilizados en otros proyectos exitosos, dichos aceleradores no significan que se deban utilizar al pie de la letra, hay negocios particulares que deben seguir los pasos que SAP provee en las soluciones a la medida.
FASES Y ENTREGABLES DE LA METODOLOGIA ASAP
La metodología ASAP contempla las siguientes fases y entregables:
- PREPARACION DEL PROYECTO:
- Durante esta fase se entrenará en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP, se complementa el plan de proyecto de alto nivel y se revisa el esquema del hardware necesario.
- El proyecto arranca con una reunión de lanzamiento, no solo para el equipo de proyecto y consultores, sino para otros miembros clave de la empresa, este arranque prepara el escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de este con los objetivos futuros de la compañía.
- PLANOS DEL NEGOCIO (BUSINESS BLUEPRINT):
- El propósito de la fase de planos del negocio (Business Blueprint) es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas, en una reunión ejecutiva se discuten las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio de alto nivel.
- Otros requerimientos más detallados se discuten durante reuniones de trabajo de revisión de cada uno de los procesos de negocio.
- Las reuniones de revisión son conducidas por los consultores que realizan la implementación.
- Para verificar que se entendió apropiadamente los requerimientos del grupo y que se incluyó a todos los involucrados en el proyecto, se prepara un plano del estado futuro y se presenta a los ejecutivos para la aprobación del mismo, el plano consiste en un diagrama de la estructura de la empresa y se mapean las operaciones que serán cubiertas por el sistema SAP.
- REALIZACION:
- Durante esta fase el equipo del proyecto de la empresa y los consultores se separan para terminar las actividades asignadas.
- Los consultores configuran los procesos de negocio definidos en los planos aprobados
- Una revisión de los procesos de negocio de su empresa con el equipo del proyecto y con otros usuarios clave de cada uno de los procesos de negocio permite la retroalimentación y confirmación de los planos aprobados.
- El equipo del proyecto de la compañía se dedica a capacitar a nivel 2 y 3 a usuarios dependiendo de los procesos del negocio.
- El entrenamiento a nivel 2 hará al equipo del proyecto mas competente y re-validará los conceptos del modelo del negocio.
- El entrenamiento a nivel 3 ayudará al equipo a adquirir conocimientos en tópicos detallados dentro del negocio.
- Procesos del negocio medular son tareas troncales y principales de la compañía, sin el correcto funcionamiento de ellas en el ERP ninguna otra actividad podría llevarse a cabo, la configuración de cada proceso de negocio medular es dividida en ciclos de flujos, estos son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de pruebas y perfiles de seguridad.
- Los ciclos proporcionan, además de indicadores del proyecto, puntos clave para probar y simular partes específicas del proceso global de negocios y generan retroalimentación inmediata así como el involucramiento de toda la organización a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
- Durante los ciclos, el equipo del proyecto de la compañía trabaja estrechamente con los consultores para definir escenarios específicos de negocios y las condiciones de excepción. Este enfoque cuenta con una máxima transferencia de conocimientos permitiendo al equipo de trabajo repetir la configuración de los procesos modulares mientras se pone a punto el sistema, el equipo del proyecto de la compañía completa el entrenamiento detallado a nivel 3 durante los ciclos.
- Como una actividad paralela en los ciclos son desarrollados y probados los programas de interfases, conversión de datos y reportes especiales.
- PREPARACION FINAL:
- El propósito de esta fase es terminar las pruebas finales para procedimientos, programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales; realizar pruebas de estrés y volumen así como obtener la aceptación del usuario final.
- Para entrenar a usuarios finales se recomienda utilizar el método de entrenar al entrenador, esto ayudará a la aceptación de los usuarios finales así como la construcción de una base de conocimiento para el soporte propio en los reportes en línea y futuras mejoras al sistema.
- Otro propósito de esta fase es crear la estrategia para la puesta en marcha, identificando la estrategia de conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoría y una estructura de soporte del equipo del proyecto.
- El último paso de esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente está listo para la puesta en marcha del sistema SAP ERP.
- ARRANQUE PRODUCTIVO Y SOPORTE:
- Inmediatamente después de la puesta en marcha, el sistema deberá ser revisado y afinado para asegurar que el entorno de negocio está soportado. Este proceso no solo verifica la precisión de las transacciones sino también entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.
- El último paso es la medición de los beneficios que brinda el nuevo sistema de negocio.