✒️SAP PM / El cierre de órdenes y avisos Por Mauro Ceffalotti Blois
SAP PM El cierre de órdenes y avisos
Cierre de avisos, órdenes y notificaciones en SAP PM
Cuando terminamos un trabajo de mantenimiento correctivo, SAP requiere registrar todo lo que ocurrió antes de dar por finalizado el aviso y la orden. Este proceso se divide en dos partes principales:
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Notificación de tiempo → se registran horas reales trabajadas.
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Notificación técnica → se registran los datos técnicos del trabajo (avería, causa, actividades, medidas, etc.)
Solo cuando ambas están completas, el aviso y la orden se pueden cerrar.
1. El cierre de avisos y órdenes
Cuando un trabajo termina, el técnico o planificador debe:
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Registrar el tiempo real trabajado → notificación de tiempo.
-
Registrar lo que ocurrió técnicamente → notificación técnica.
Una vez que estos datos están cargados, se realiza el cierre del aviso y luego el cierre técnico/comercial de la orden.
2. Etapa del cierre
La etapa de cierre consiste en dos tareas:
a) Notificación de tiempo
Aquí se registran:
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Horas reales trabajadas.
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Duración del trabajo.
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Quién realizó el trabajo.
b) Notificación técnica
Aquí se documenta todo lo que se necesita para el historial del activo:
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Cómo fue la avería.
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Qué la causó.
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Qué se hizo para repararla.
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Actividades ejecutadas.
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Estado del equipo antes y después (disponibilidad).
Esto es fundamental porque estos datos alimentan el historial de mantenimiento.
3. Notificación de la orden – tiempos y actividades
La notificación técnica marca oficialmente que el trabajo ha terminado.
Luego, desde el punto de vista de costos, CO realizará la liquidación y finalmente la orden podrá cerrarse comercialmente.
3.1 Notificación Global
SAP ofrece varias formas de notificar:
Entrada colectiva
Notificas tiempo para varias operaciones desde una sola pantalla.
Notificación global (muy usada en PM)
En una sola pantalla puedes registrar:
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Tiempos reales
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Actividades
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Materiales consumidos
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Lecturas de contadores
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Valores de medición
Es práctica y rápida.
Entrada por CATS
Usada en empresas donde los técnicos registran horas vía portal/tiempos.
Estatus NOTP / NOTI
Cuando se notifica una operación:
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NOTP → notificado parcialmente
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NOTI → notificado completamente
Cuando todas las operaciones están en NOTI, la orden completa pasa a NOTI.
Se pueden anular notificaciones
SAP permite anular una notificación por error —incluso masivamente— desde la lista de avisos u órdenes.
3.3 La notificación técnica
La notificación técnica recoge todos los datos clave para analizar el comportamiento de los equipos y prevenir fallos.
Incluye:
Clasificación de la avería
Qué tipo de falla ocurrió (fuga, rotura, desgaste, etc.)
Causas de la avería
Por qué ocurrió: mala lubricación, fallo eléctrico, mal funcionamiento, etc.
Actividades
Qué trabajos se hicieron para diagnosticar o reparar.
Medidas
Acciones concretas realizadas: cambiar un rodamiento, ajustar una válvula, etc.
Avería
Qué parte falló específicamente.
Disponibilidad del sistema
Cuánto tiempo estuvo detenido el equipo.
Estos datos son vitales para:
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análisis de fallos (MTBF/MTTR),
-
informes del historial,
-
planificar mantenimientos futuros.
Los hallazgos técnicos se pueden introducir:
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Dentro del aviso de avería original,
-
En un aviso de actividad,
-
O directamente desde la orden si está vinculada a varios avisos/objetos.
Cuando se cierra el aviso:
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Todo lo informado pasa al historial del aviso,
-
Y este forma parte del historial del objeto técnico (ubicación técnica o equipo).
Si una orden tiene varios objetos técnicos, SAP permite crear avisos individuales por objeto desde la lista de objetos.
Esto asegura que cada equipo tenga su historial correctamente separado, aunque se haya usado una sola orden para varios trabajos.
4 | Cierre Técnico de la Orden de Mantenimiento
El cierre técnico (CTEC) es el paso en el que SAP confirma que el trabajo de mantenimiento ya se completó. A partir de este momento, la orden queda prácticamente cerrada desde el punto de vista operativo, aunque todavía puede haber trabajo pendiente desde el lado administrativo (costes, materiales, liquidación, etc.).
Cuando vas a cerrar una orden, SAP permite dos opciones:
Cerrar orden y aviso por separado
La orden queda cerrada técnicamente, pero el aviso puede cerrarse más tarde.
Cerrar orden y aviso juntos
La orden y el aviso se cierran al mismo tiempo siempre y cuando el aviso no tenga medidas pendientes.
Medidas pendientes (status OSTS)
Un aviso no puede cerrarse si tiene medidas con status OSTS (“medida pendiente”).
Primero deben marcarse como finalizadas.
Sin embargo, la orden sí puede cerrarse, porque una medida pendiente puede no estar relacionada directamente con esa orden.
¿Qué ocurre cuando la orden se cierra técnicamente?
Al cerrar la orden, SAP le asigna el status CTEC.
Esto significa:
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El trabajo técnico está finalizado.
-
La orden ya no se ejecuta, pero aún puede tener tareas administrativas pendientes.
Después del cierre técnico, solo se puede modificar lo siguiente:
Bloquear o desbloquear la orden
(Si hay correcciones administrativas)
Establecer petición de borrado
(Para eliminar la orden posteriormente)
Introducir datos que aún faltaban
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Notificaciones
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Movimientos de mercancías
-
Facturas pendientes
Modificar la norma de liquidación
Si la orden no tiene una regla de liquidación válida, SAP la crea automáticamente en el cierre técnico.
Si falta algún dato, te lleva directamente a completarla.
Fecha y hora del cierre técnico
Cuando haces CTEC, SAP te pide una fecha y hora de referencia.
Esta fecha sirve para:
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PMIS: determinar en qué período se contabiliza la orden en los informes del Sistema de Información de Mantenimiento.
Pero NO afecta a:
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fechas de imputación,
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fechas de asignación contable.
Esas siguen dependiendo de la fecha en que se creó la orden originalmente.
Actualización del objeto de referencia
Si durante el trabajo cambió algún dato técnico relevante (por ejemplo, cambió el centro de coste del equipo), SAP permite actualizar la orden mediante:
Menú contextual → Actualizar datos del objeto de referencia
Historial de Mantenimiento
Una vez cerrada, todos los datos:
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del aviso
-
de la orden
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de sus medidas
-
de sus actividades
se guardan en el historial de mantenimiento, usado para análisis futuros y planificación.
4.1 | Anular el Cierre Técnico
Si cometiste un error, SAP permite anular el CTEC.
Al anularlo:
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La orden vuelve al estado anterior (ABIE = liberada, o LIB = abierta).
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Se regeneran los requerimientos de capacidad.
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Se reactivan las reservas.
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Las solicitudes de pedido que no se convirtieron vuelven a estar habilitadas.
Es como decirle a SAP: “la orden no estaba realmente finalizada”.
4.2 | Cierre del Aviso de Mantenimiento
Para cerrar un aviso, SAP requiere que todo esté completo y correcto.
Antes de cerrarlo debes verificar:
Datos del objeto de referencia
(ubicación técnica, equipo, conjunto… todo correcto)
Datos de posición
(Síntomas, daños, causas, tareas, etc.)
Datos de medidas
(Todas las medidas creadas deben tener estado finalizado)
Paradas y disponibilidad del equipo
(tiempos registrados correctamente)
Consecuencias del cierre del aviso
Cuando el aviso se cierra:
1. La fecha y hora determinan el período de PMIS
Es decir, cuándo entra en los informes de mantenimiento.
2. El aviso queda bloqueado
No se puede modificar más.
3. El aviso recibe el status MECE
Mensaje/aviso cerrado.
A partir de ese momento, solo se consulta como parte del historial.
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Sobre el autor
Publicación académica de Mauro Ceffalotti Blois, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP PM.
SAP Master
Mauro Ceffalotti Blois
Profesión: Encargado Linea de Producción - España - Legajo: GL72S
✒️Autor de: 49 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Formado en electromecánica industrial y telecomunicaciones, con experiencia como jefe de producción. actualmente me estoy formando en sap orientado al área de producción.
Certificación Académica de Mauro Ceffalotti
