✒️SAP PM / El cierre de órdenes y avisos Por Juan Osuna Pazos

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SAP PM El cierre de órdenes y avisos

SAP PM El cierre de órdenes y avisos
El cierre de órdenes y avisos en SAP PM (Plant Maintenance) es la etapa final del proceso de mantenimiento, donde se completa la documentación, se registran los resultados y se liquidan los costos asociados. Este proceso asegura que todas las tareas se hayan ejecutado correctamente, que los datos queden registrados en el historial del equipo o ubicación técnica, y que los costos se asignen adecuadamente. A continuación, se detalla el proceso de cierre de órdenes y avisos en SAP PM, incluyendo pasos, transacciones, integraciones y consideraciones.
1. ¿Qué implica el cierre de órdenes y avisos?
  • Cierre de órdenes:
    • Marcar la orden como técnicamente completada (TECO) para indicar que las tareas están finalizadas.
    • Liquidar los costos reales (mano de obra, materiales, servicios externos) al centro de costo u objeto de controlling correspondiente.
    • Marcar la orden como cerrada (CLSD) una vez liquidados todos los costos.
  • Cierre de avisos:
    • Completar el aviso asociado (si existe) para documentar la resolución del problema o solicitud reportada.
    • Registrar causas, acciones correctivas y recomendaciones.
  • Objetivos:
    • Actualizar el historial del equipo o ubicación técnica.
    • Asegurar la trazabilidad de las actividades de mantenimiento.
    • Finalizar la asignación de costos para fines contables.
2. Proceso de cierre de órdenes
a. Verificación de la ejecución (IW32)
  • Transacción: IW32 (modificar orden).
  • Pasos:
    1. Confirmar que todas las operaciones están completadas:
      • Revisar la pestaña "Operaciones" para verificar que todas las tareas tienen confirmaciones (IW41/IW42).
      • Asegurar que los tiempos trabajados están registrados.
    2. Verificar el consumo de materiales:
      • En la pestaña "Componentes", confirmar que los materiales planificados y no planificados están registrados.
      • Asegurar que los movimientos de inventario están completados (MIGO).
    3. Revisar costos:
      • En la pestaña "Costos", comprobar que los costos de mano de obra, materiales y servicios externos están actualizados.
    4. Documentar observaciones:
      • Registrar detalles técnicos, como el estado final del equipo o comentarios sobre la intervención.
b. Cierre técnico de la orden (IW32)
  • Transacción: IW32.
  • Pasos:
    1. Cambiar el estado de la orden a Técnicamente completada (TECO):
      • En IW32, seleccionar "Orden" > "Funciones" > "Completar (técnicamente)" o usar el botón correspondiente.
      • Esto indica que todas las tareas están finalizadas y el equipo está operativo (o se han tomado medidas alternativas, como crear un nuevo aviso).
    2. Actualizar datos finales:
      • Registrar códigos de avería, causa o daño (si aplica, según configuración).
      • Añadir notas sobre el resultado (ej. "Equipo reparado, funcionamiento normal").
    3. Impacto:
      • La orden ya no permite nuevas confirmaciones ni consumos de materiales.
      • Los datos se actualizan en el historial del equipo o ubicación técnica (IH08).
c. Liquidación de costos (KO88)
  • Transacción: KO88 (liquidación de órdenes individuales) o CO88 (liquidación masiva).
  • Pasos:
    1. Ejecutar la liquidación para asignar los costos reales al centro de costo, elemento PEP u otro objeto de controlling.
      • Los costos incluyen:
        • Mano de obra (basada en tiempos confirmados).
        • Materiales (basados en consumos registrados).
        • Servicios externos (si aplica).
    2. Verificar que no haya costos pendientes:
      • Usar la transacción KOB1 para revisar costos planificados vs. reales.
    3. Impacto:
      • Los costos se transfieren al módulo CO (Controlling).
      • La orden queda lista para el cierre final.
d. Cierre final de la orden (IW32)
  • Transacción: IW32.
  • Pasos:
    1. Cambiar el estado de la orden a Cerrada (CLSD):
      • En IW32, seleccionar "Orden" > "Funciones" > "Cerrar" o usar el botón correspondiente.
      • Esto solo es posible si:
        • La orden está en estado TECO.
        • Todos los costos están liquidados.
        • No hay reservas de materiales pendientes.
    2. Impacto:
      • La orden queda bloqueada para modificaciones.
      • Se considera finalizada para fines contables y operativos.
      • Los datos permanecen en el historial para consultas futuras.
3. Proceso de cierre de avisos
a. Verificación de la resolución (IW22)
  • Transacción: IW22 (modificar aviso).
  • Pasos:
    1. Confirmar que el problema o solicitud reportada está resuelto:
      • Si el aviso está vinculado a una orden, verificar que la orden esté en estado TECO o CLSD.
      • Si no hay orden asociada, confirmar que las acciones necesarias se han documentado.
    2. Revisar datos clave:
      • Descripción del problema.
      • Acciones realizadas.
      • Estado del equipo o ubicación técnica.
b. Documentación final (IW22)
  • Pasos:
    1. Completar campos relevantes:
      • Causa del problema: Usar códigos de causa (ej. "desgaste", "error operativo").
      • Acciones correctivas: Detallar las medidas tomadas (ej. "reemplazo de pieza").
      • Recomendaciones: Sugerencias para evitar futuros problemas (ej. incluir en plan preventivo).
    2. Adjuntar documentos (si aplica):
      • Fotos, informes o certificados, según la configuración.
    3. Actualizar el estado del aviso:
      • Cambiar el estado a "Completado" (generalmente seleccionando "Completar" o marcando el campo correspondiente).
c. Cierre del aviso (IW22)
  • Pasos:
    1. Guardar el aviso como completado.
    2. Impacto:
      • El aviso queda registrado en el historial del equipo o ubicación técnica.
      • No se permiten más modificaciones a menos que se reabra (si está configurado).
      • Los datos del aviso están disponibles para reportes y análisis (IW28/IW29).
4. Transacciones clave para el cierre
  • Órdenes:
    • IW32: Modificar orden, marcar TECO o CLSD.
    • IW33: Visualizar orden.
    • IW38/IW39: Listado de órdenes para monitorear estados.
    • KO88: Liquidación de costos individuales.
    • CO88: Liquidación masiva de órdenes.
    • KOB1: Revisión de costos reales vs. planificados.
  • Avisos:
    • IW22: Modificar y completar avisos.
    • IW23: Visualizar avisos.
    • IW28/IW29: Listado de avisos para monitorear estados.
  • Historial:
    • IH08: Consultar historial de equipos.
    • IL03: Consultar historial de ubicaciones técnicas.
5. Integraciones clave
  • CO (Controlling):
    • Liquidación de costos a centros de costo o elementos PEP.
    • Análisis de costos reales vs. planificados (KOB1).
  • MM (Gestión de Materiales):
    • Confirmación de consumos de materiales y cierre de reservas.
  • PP (Planificación de Producción):
    • Asegurar que el equipo esté operativo tras el cierre para reanudar la producción.
  • HR (Recursos Humanos):
    • Registro final de tiempos trabajados (integración con CATS).
6. Consideraciones para un cierre eficiente
  • Verificación completa:
    • Asegurar que todas las operaciones, tiempos y materiales están registrados antes de marcar TECO.
    • Revisar que no haya reservas de materiales pendientes (MB25).
  • Documentación detallada:
    • Usar códigos de avería/causa para facilitar análisis futuros.
    • Registrar observaciones claras para alimentar el historial del equipo.
  • Cierre oportuno:
    • Evitar dejar órdenes en estado TECO por mucho tiempo, ya que puede afectar reportes contables.
  • Restricciones:
    • No se puede marcar CLSD si hay costos pendientes o reservas abiertas.
    • Los avisos no se cierran hasta que las órdenes asociadas estén en TECO (si aplica).
  • Auditorías:
    • Mantener datos precisos en órdenes y avisos para cumplir con auditorías internas o externas.
  • Configuración:
    • Los flujos de cierre (campos obligatorios, estados) dependen de la parametrización de SAP en la empresa.
7. Ejemplo práctico
  • Escenario: Cierre de una orden correctiva para una bomba reparada.
  • Proceso:
    1. Verificación: En IW32, el supervisor confirma que:
      • Las operaciones ("Inspeccionar" y "Reemplazar sello") están confirmadas en IW41.
      • El sello mecánico fue consumido y registrado en la pestaña "Componentes".
      • Los costos de mano de obra y materiales están actualizados.
    2. Cierre técnico: En IW32, se marca la orden como TECO, añadiendo la nota: "Bomba operativa, sello reemplazado".
    3. Cierre del aviso: En IW22, se completa el aviso asociado:
      • Causa: "Desgaste del sello".
      • Acción: "Reemplazo del sello mecánico".
      • Estado: Completado.
    4. Liquidación: En KO88, se liquidan los costos al centro de costo del área de mantenimiento.
    5. Cierre final: En IW32, se marca la orden como CLSD, finalizando el proceso.
    6. Historial: Los datos de la orden y el aviso quedan registrados en el historial de la bomba (IH08).
8. Reportes y análisis
  • IW38/IW39: Listado de órdenes en estado TECO o CLSD.
  • IW28/IW29: Listado de avisos completados.
  • MCI3/MCI4: Análisis de órdenes y avisos por equipo, tipo de mantenimiento o costos.
  • KOB1: Comparación de costos reales vs. planificados.
  • IH08/IL03: Consulta de historial de equipos o ubicaciones técnicas.

 

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Sobre el autor

Publicación académica de Juan Jose Osuna Pazos, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP PM.

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Juan Jose Osuna Pazos

Profesión: Sap Funcional & Abap - Mexico - Legajo: TH60L

✒️Autor de: 29 Publicaciones Académicas

🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP PM

Disponibilidad Laboral: FullTime

Certificación Académica de Juan Osuna

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Cuando una medida de mantenimiento se ha cerrado técnicamente, los horarios de trabajo se ingresan en la notificación de tiempo, mientras que las actividades, las averías y las causas se introducen en la notificación técnica. Para concluir con estos, la orden y el aviso son cerradas. El trabajo finalizado, se notifica en el tiempo necesitado realmente en la notificación de tiempo. Adicionalmente, los datos técnicos obtenidos como: averías, causa de la avería, reparaciones efectuadas, etc; y las repercusiones de la avería en el estado del activo fijo se registran en la notificación técnica. La notificación técnica indica que el trabajo para la orden...

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El cierre de órdenes y avisos 1.- El cierre de aviso y ordenes Cuando una medida de mantenimiento se ha cerrado técnicamente, los horarios de trabajo se ingresan en la notificación de tiempo, mientras que las actividades, las averías y sus causas se introducen en la notificación técnica. Para concluir con estos, la orden y el aviso son cerradas. 2.- Las etapas del cierre El trabajo finalizado, se notifica en el tiempo necesitado realmente en la notificación de tiempo. Adicionalmente, los datos técnicos obtenidos como: avería, causa de la avería, reparaciones efectuadas, entre otros, y las repercusiones de la avería en el estado activo fijo se registran en la notificación...

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Notificacion o cierre de actividades, existen dos clases de notificaciones, las cuales son: 1. Notificacion de tiempo: se notifica el tiempo total que se efectuo en la actividad. 2. Notificacion tecnica: Averias, causas de la averia, reparaciones afectuadas, etc. estas se registran en la notificacion tecnica. Los valores medidos o los valores de contador se introducen en forma de documentos de medicion para el objeto de referencia. 2. Los hallazgos tecnicos pueden contener la siguiente informacion: causa de averia, trabajo ejecutado, averia y ubicacion, y tiempos de duracion de averia. Cierre tecnico de las ordenes y avisos de mtto. una vez cerrada tecnicamente (status CTEC) solo podemos: a. Bloquear o desbloqueral la orden b. puede establacer...

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