06 El cierre de órdenes y aviso
1 El Cierre de avisos y ordenes
Cuando una medida de mantenimiento se ha cerrado técnicamente, los horarios de trabajo se ingresan en la notificación de tiempo, mientras que las actividades, las averías y sus causas se introducen en la notificación técnica. Para concluir con estos, la orden y el aviso son cerradas.
2 La Etapa del cierre
El trabajo finalizado, se notifica en el tiempo necesitado realmente en la notificación de tiempo. Adicionalmente, los datos técnicos obtenidos como: avería, causa de la avería, reparaciones efectuadas, etc. las repercusiones de la avería en el estado del activo fijo se registran en la notificación técnica.
3 La Notificación de la orden - Tiempos y actividades
La notificación técnica indica que el trabajo para la orden de mantenimiento ha finalizado. Por otro lado, el cierre comercial de Controlling CO tendrá lugar después que CO haya liquidado la orden. Con esta actividad, se produce el cierre final de la orden.
3.1 La Notificación Global
Cuando realizamos la notificación del tiempo necesitado para el trabajo que conllevo una orden de mantenimiento, el mismo se puede registrar de tres formas:
1. Entrada colectiva mediante entrada directa o mediante una lista de operaciones
2. Notificación de cierre general para tiempos, actividades, valores de medición, etc. en una pantalla colectiva.
3. Entrada con la hoja de horas de trabajo CATS
Después que se realizan las notificaciones de cierre para las operaciones y suboperaciones en una orden de mantenimiento, el sistema le asigna a la orden et status de NOTP (parcialmente confirmado) a esas operaciones o suboperaciones.
De todas maneras, podemos configurar en el customizing para que se propongan los parámetros que generen la notificación de cierre automáticamente.
Veamos el Customizing para configurar los parámetros de notificación:
Customizing para definir momento de creación de reserva/solpe
· >SPRO (IMG Reference SAP)
· Mantenimiento y servicio al cliente
§ Gestor de mantenimiento y servicios
· Notificaciones
o Especificar parámetro de control para notificaciones
Al ingresar podemos configurar para un centro y clase de orden los parámetros propuestos para la notificación:
Audio: es recomendable que en las configuraciones de los parámetros propuestos notificación utilice las funcionalidades de LOG de errores para mostrar al momento de contabilizar una notificación si existen errores en la determinación de costos reales o determinación del movimiento de mercancías, ya que luego el reproceso de esto movimientos de notificación son bastantes complejos y generan dudas al usuario.
En cuanto se hayan notificado todas las operaciones o suboperaciones en una orden de mantenimiento, a la orden se le asigna el status NOTI (notificado finalmente).
Siempre tenemos el riesgo que se asignen notificaciones a las operaciones o suboperacion incorrectas, o de que se introduzcan con los datos incorrectos. Por ello, el sistema permite anular las notificaciones de cierre, si es necesario.
Para situaciones donde nos encontramos con una orden con múltiples operaciones o múltiples órdenes con múltiples operaciones que debemos anular, podemos hacerlo con la anulación masiva desde la lista de notificación.
Transacción IW47 Esta transacción permite visualizar en forma de lista, las notificaciones realizadas a operaciones de órdenes de mantenimiento.
Podemos introducir textos de notificación con notificaciones de tiempo. Sin embargo, los textos de notificación no pueden estructurarse tan fácilmente como los avisos de actividad.
Los valores medidos o los valores de contador se introducen en forma de documentos de medición para el objeto de referencia.
La notificación global en cambio, nos permite notificar en una misma imagen no sólo los horarios de trabajo sino también todos los detalles relevantes para una orden.
La imagen se configure para adaptarla a los requisitos individuales de cada usuario.
Adicionalmente, tenemos la funcionalidad de notificar una ronda de inspección dentro de la notificación de cierre general. Si se asigna una actividad a un objeto técnico y el contador correspondiente como medios anules MAF o PRT, podemos registrar las lecturas del contador (o los valores de medición) para la actividad junto con los tiempos reales.
3.2 La Firma digital
La firma digital nos facilita la automatización de procesos de firma a autorización para actividades. Una vez que se firmó una actividad de manera digital, no puede modificarse. Los usuarios con la autorización correspondiente pueden restablecer el status de la firma digital. Luego, la actividad puede modificarse nuevamente.
Para poder hacerlo, dentro de una orden vamos al detalle general de la operación.
Luego presionamos en Tratar > Firma digital > Set
Y podemos cargar la firma digital para la operación.
Podemos definir si las firmas digitales son optativas o requeridas para combinaciones específicas de clase de orden y centro. De requerirse firmas digitales, la orden no se puede cerrar técnicamente hasta que todas las actividades para la orden se hayan firmado digitalmente.
Podemos ver el historial de firmas de cada actividad de log de firma digital.
Las firmas digitales se implementan en el sistema SAP usando al componente de habilitación Almacenamiento y envío seguros SSF.
Si deseamos utilizar las firmadas del usuario como un método de firmas, necesitamos un producto externo de seguridad que se integre con SAP y debe configurarse.
3.3 La Notificación técnica
Cuando se someten objetos técnicos a mantenimiento, los datos técnicos obtenidos con el mayor grado de detalle posible forman la base para una evaluación posterior.
Los hallazgos técnicos pueden contener la siguiente información:
· Causa de la avería
· Trabajo ejecutado (actividades y medidas)
· Avería y ubicación exacta de la avería
· Los tiempos de duración de la avería y la disponibilidad del sistema durante la medida de mantenimiento y después de la misma (disponibilidad del sistema)
Dentro del aviso de avería o (solicitud en la que se basa la orden, si la hay), o en un aviso de actividad introducido se puede introducir hallazgos.
Al cerrar el aviso de mantenimiento, el sistema transferirá los datos al historial del aviso. Este último, forma parte del historial de mantenimiento y contiene información relativa a cada objeto técnico (averías, defectos, causas, datos contenidos y trabajo de mantenimiento realizado).
Cuando la orden contiene varios objetos técnicos asignados a la orden mediante la lista de objetos, podemos usar la lista de objetos para abrir un nuevo aviso de mantenimiento para el objeto correspondiente. De este modo, cada objeto técnico tendrá su propia notificación técnica. Si la orden se creó a partir de varios avisos, estos estarán en la lista de objetos y se pueden utilizar directamente para registrar los datos técnicos obtenidos.
Transacción IW25 Transacción que permite la creación de avisos de actividad para relacionar o no con una orden de mantenimiento y definir las actividades técnicas que se han realizado sobre la orden usando un catálogo de problemas, averías, etc.
4 La Orden de mantenimiento - Cierre Técnico
Para realizar el cierre técnico de una orden de mantenimiento contamos con las siguientes opciones:
· Cerrar la orden y el aviso de mantenimiento por separado
· Cerrar la orden y los avisos de mantenimiento asignados de forma conjunta
Para cerrar la orden y el aviso juntos, no deben quedar medidas pendientes en el aviso. Si quedan medidas pendientes (status OSTS) en un aviso, no se podrá cerrar el aviso. Primero debe marcar las medidas como finalizadas. Sin embargo, la orden correspondiente al aviso si se puede cerrar, ya que las medidas pendientes no tienen que corresponder necesariamente a la arden realizada (en algunos casos, puede que se requiera una orden nueva para ello).
Todos los avisos con medidas pendientes se pueden identificar fácilmente por su status (OSTS) y luego ser procesados.
Después de cerrar una orden de mantenimiento, la misma recibe el status CTEC (cerrada técnicamente). Esto significa que el trabajo de mantenimiento necesario para la orden ha finalizado.
Cuando la orden de mantenimiento recibe el status CTEC se puede modificar solo de las siguientes maneras:
· Puede bloquearía o desbloquearía.
· Puede establecer la petición de borrado
· Puede introducir notificaciones, recibos de facturas y movimientos de mercancías que aún están pendientes.
· Puede modificar la norma de liquidación
En el caso que la no se haya actualizado la norma de liquidación para la orden de mantenimiento, el sistema la creara automáticamente. Si esto no es posible por falta de datos, el sistema nos llevará al punto donde podemos crear de forma manualmente la norma de liquidación.
Cuando se realiza asignación del status de cierre técnico, se debe introducir una fecha y hora de referencia. Esto depende de los periodos asignados a la orden en el Sistema de información de mantenimiento (PMIS). La fecha de referencia no influye en la determinación de la fecha de asignación a la ubicación e imputación.
Estos datos se determinan a partir de la fecha del día que se crea la orden, valor que adoptan. Si, por ejemplo, el centro de coste del equipo se modifica durante el tratamiento de la orden, en caso necesario puede utilizar el menú contextual (actualizar datos de objeto de referencia) para actualizar la orden.
Los datos de la orden y lo datos de los avisos de mantenimiento se encuentran disponibles en el historial de mantenimiento. Los datos del historial se pueden utilizar para la evaluación de trabajos anteriores, y para la planificación de nuevos trabajos.
4.1 Anular Cierre Técnico
Podemos anular el cierre técnico o status CTEC en caso de ser necesario. La orden recibe el status que tenía antes del cierre técnico, pudiendo ser ABIE o LIB.
Los requisitos de capacidad y las reservas se estructuran o regeneran otra vez y se restablece el indicador de eliminación para las solicitudes de pedido no convertidas.
4.2 Aviso de mantenimiento - Cierre
Al momento de cerrar un aviso de mantenimiento debemos verificar lo siguiente:
· Todos los datos que se refieren al objeto de referencia del aviso de mantenimiento existen y son correctos.
· Todos los datos de posición relevantes existen y son correctos
· Todos los datos de medidas relevantes existen y son correctas
· Todas las medidas se han concluido o liberado, y no hay medidas pendientes.
· Todos los datos técnicos referentes a la parada y la disponibilidad del objeto técnico existen y son correctos.
Cuando se realiza el cierre de un aviso de mantenimiento se encuentran las siguientes consecuencias:
La fecha y hora de referencia determinan qué periodos se asignan al aviso en PMIS.
El aviso de mantenimiento se bloquea contra modificaciones, es decir, a partir de este momento ya no se podrán modificar los datos del aviso. El aviso recibe el status MECE (aviso/mensaje cerrado).