✒️SAP PM / El cierre de órdenes y avisos Por Juan Sanchez

CIERRE DE ORDENES Y AVISOS

CIERRE y ETAPAS DE AVISOS Y ORDENES

Cuando una medida de mantenimiento se ha cerrado técnicamente los horarios de trabajo se ingresan en la notificación de tiempo, mientras que las actividades, las averías y sus causas (así como las reparaciones efectuadas y las repercusiones de la avería en el activo fijo) se introducen en la notificación técnica, para concluir, la orden y el aviso son cerrados.

NOTIFICACION DE LAORDEN – TIEMPOS y ACTIVIDADES

La notificación técnica indica que el trabajo para la orden de mantenimiento ha finalizado. Por otro lado, el cierre comercial de Controlling (CO) tendrá lugar después que CO haya liquidado la orden, con esta actividad se produce el cierre final de la orden.

NOTIFICACION GLOBAL

Cuando se realiza una notificación del tiempo necesitado para le trabajo que conllevó una orden de mantenimiento, se puede realizar de 3 formas:

• Entrada colectiva mediante la entrada directa o mediante la lista de operaciones.
• Notificación de cierre general para tiempos, actividades, valores de medición, en una pantalla colectiva.
• Entrada de la hoja de horas de trabajos CATS

Después que se realizan las notificaciones de cierre para las operaciones y suboperaciones en una orden de mantenimiento, el sistema le asigna el status NOTP (Parcialmente confirmado) a dichas operaciones/suboperaciones.

Podemos configurar para que se propongan los parámetros que generen la notificación de cierre automáticamente en el siguiente customizing:

SPRO ((IMG Referencia SAP) -> Mantenimiento y servicio al cliente -> Gestión de mantenimiento y servicios -> Notificaciones -> Especificar parámetros de control para notificaciones

Al ingresar a esta pantalla podemos configurar para un centro y clase de orden los parámetros propuestos para la notificación.

Se recomienda usar la funcionalidad de logs de errores en los parámetros de notificaciones para mostrar dichos errores al existir al momento de la contabilización de costos reales o en la determinación de movimientos de mercancías, ya que luego el reproceso de estos movimientos de notificación son muy complejos y generan dudas al usuario.

En cuanto se hayan notificado todas las operaciones / suboperaciones en una orden de mantenimiento, dicha orden se le asigna el status NOTI (Notificado finalmente).

Siempre existe el riesgo de asignar notificaciones a las operaciones o suboperaciones incorrectas o bien, que se introduzcan con datos erróneos, por ello el sistema permite anular las notificaciones de cierre en caso de ser necesario.

La transacción IW47 nos permite visualizar en forma de lista las notificaciones realizadas a operaciones de órdenes de mantenimiento.

Podemos introducir textos de notificación con notificaciones de tiempo, sin embargo, estos no pueden estructurarse tan fácilmente como los avisos de actividad.

Los valores medidos o de contador se introducen en forma de documentos de medición para el objeto de referencia, la notificación global en cambio, nos permite notificar en una misma imagen no sólo los horarios de trabajo sino también todos los detalles relevantes para una orden, dicha imagen se configura para adaptarla a los requisitos individuales de cada usuario.

Adicionalmente tenemos la funcionalidad de notificar una ronda de inspección dentro de la notificación de cierre general. Si se asigna una actividad a un objeto técnico y el contador correspondiente como MAFs o PRTs, podemos registrar las lecturas del contador (o los valores de medición) para la actividad junto con los tiempos reales.

Notificación global y notificación de tiempos.

• La notificación tiene como objeto informar los tiempos de trabajo real efectuados en una operación de una orden por las tareas realizadas en un puesto de trabajo.
  • Para ello utilizamos la transacción IW42, notificación global, cargamos la orden y la operación a notificar, cargamos las horas trabajadas y si es que estas vienen propuestas, podemos tomar las propuestas o modificar las reales.
    • La transacción de notificación global nos permite cargar cantidades de componentes a consumir (materiales) en la misma pantalla que cargamos las horas de trabajo.
    • En la parte inferior de la pantalla podemos seleccionar las partes averiadas para poder dar el diagnóstico de reparación, seleccionamos un código en el catálogo y confirmamos.
    • Podemos hacer lo mismo con los síntomas con el catálogo de averías.
    • Confirmamos y agregamos un texto técnico de referencia al diagnóstico codificado.
    • Grabamos y la notificación se ejecutará contabilizando también los movimientos de salidas de mercaderías.
    • Para revisar los efectos de los movimientos realizados…..
      • Transacción IW33, si vemos los status de una orden podemos arrancar con el NOTP – Notificado parcialmente (del total de horas solo se marcaron parcialmente).
      • También existe el status de mercancías ejecutado.
      • En la solapa de operaciones se pueden ver las horas de trabajo realmente notificadas.
      • En la solapa de componentes podemos ver que los materiales han tenido cantidades salidas.
      • En la cabecera se pueden ver los datos de síntomas que cargamos.
  • Transacción IW41 para carga de notificación de tiempos simple.
    • Cargamos la orden y la operación.
    • El sistema propone el remanente entre las horas reales y las planificadas, confirmamos la notificación final y grabamos.
    • Si revisamos esta orden con la transacción IW33 su estatus va a ser NOTI – Notificada Completamente.

FIRMA DIGITAL

La firma digital nos facilita la automatización de proceso de autorización de actividades, una vez que se firmó una actividad de manera digital, no puede modificarse a menos que el usuario con autoridad correspondiente reestablezca el status de la firma digital, en ese caso, la actividad puede modificarse nuevamente.

Para hacer esto, dentro de una orden, en el detalle general de la operación (solapa Operación, luego General al pie de la pantalla) luego en menú Tratar -> Firma Digital -> Set y podemos firmar digitalmente esa operación.

Podemos definir si las firmas digitales son opcionales o requeridas para combinaciones de clase de orden – centro, de requerirse firmas digitales la orden no puede ser cerrada hasta que todas las actividades de la orden hayan sido firmadas digitalmente.

• Podemos ver el historial de firmas de cada actividad en el log de firma digital.

Las firmas digitales se implementan en el sistema SAP usando el componente de habilitación Almacenamiento y envío seguro SSF.

• Si deseamos usar las firmas del usuario como método de firmas, necesitamos un producto externo de seguridad que se integre con SAP y requiere configuración.

NOTIFICACION TECNICA

Cuando se someten objetos técnicos a mantenimiento, los datos técnicos obtenidos con el mayor grado de detalle posible forman la base para una evaluación posterior, los hallazgos técnicos pueden contener la siguiente información:

• Causa de la avería
• Trabajo ejecutado (actividades y medidas)
• Avería y ubicación exacta de la misma.
• Tiempos de duración de la avería y la disponibilidad del sistema durante la medida de mantenimiento y después de la misma

Dentro del aviso de avería (o solicitud en que se basa la orden si existe) o en un aviso de actividad se pueden introducir hallazgos.

Al cerrar el aviso de mantenimiento el sistema transfiere los datos al historial del aviso, este forma parte del historial de mantenimiento y contiene información relativa a cada objeto técnico (averías, defectos, causas, datos obtenidos y trabajo de mantenimiento realizado).

Cuando una orden contiene varios objetos técnicos asignados a la orden mediante la lista de objetos, podemos usar dicha lista para abrir un nuevo aviso de mantenimiento para el objeto correspondiente. De este modo, cada objeto técnico tendrá su propia notificación técnica. Si la orden se cierra a partir de varios avisos, estos estarán en la lista de objetos y se pueden utilizar directamente para registrar los datos técnicos obtenidos.

Notificación técnica con aviso de actividad:

• Las notificaciones técnicas no son para notificar tiempos sino para detallar actividades de mantenimientos con avisos.
• Esto lo hacemos con la transacción IW25, cargamos una descripción breve y luego las causas por medio de un catalogo de PM, podemos agregar un texto sobre la causa.
• En la solapa de medidas, a través también de un catálogo podemos indicar las medidas utilizadas para la resolución.
• Para vincular esta notificación técnica a una orden…..
  • Menú aviso de mantenimiento – Orden – Asignar, se despliega un pop up donde podemos asignar el numero de orden creado con anterioridad.
  • El aviso se creará y quedará vinculado a la orden pre-existente.
  • A través de la transacción IW33, en la solapa Objetos, que se encuentra el aviso de notificación vinculado.

La transacción IW25 permite la creación de avisos de actividad para relacionar o no con una orden de mantenimiento y definir las actividades técnicas que se han realizado sobre la orden, con catálogos de problemas, averías, etc.

ORDEN DE MANTENIMIENTO CIERRE TECNICO

Para realizar el cierre técnico de una orden de mantenimiento contamos con estas opciones:

• Cerrar la orden y el aviso de mantenimiento por separado.
• Cerrar la orden y los avisos de mantenimiento asignados en forma conjunta.

Para cerrar la orden y el aviso juntos no deben quedar medidas pendientes en el aviso (Status OSTS), de ser así, no se puede cerrar el aviso pero si la orden correspondiente, ya que las medidas pendientes no tienen que corresponder necesariamente a la orden realizada (en algunos casos puede que se requiera una orden nueva para ello).

Todos los avisos con medidas pendientes se pueden identificar fácilmente por su status OSTS y luego ser procesados.

Después de cerrar una orden de mantenimiento la misma recibe el status CTEC (Cerrada técnicamente) lo que indica que el trabajo de mantenimiento para la orden ha finalizado, en este status una orden solo puede ser modificada en estas maneras:

• Bloquearse y desbloquearse.
• Establecer la petición de borrado.
• Introducir notificaciones, recibos de facturas y movimientos de mercancías pendientes.
• Modificar la norma de liquidación.

En caso que no se haya actualizado la norma de liquidación para la orden de mantenimiento el sistema la creará automáticamente, si esto no es posible por falta de datos el sistema nos llevará al punto donde podemos crearla de forma manual.

Cuando se asigna el status de cierre técnico, se debe introducir una fecha y hora de referencia. Esto depende de los períodos asignados a la ordenen el Sistema de información de mantenimiento (PMIS), la fecha de referencia no influye en la determinación de las fechas de asignación a la ubicación e imputación.

Estos datos se determinan a partir de la fecha del día que se crea la orden, valor que adoptan. Por ejemplo el centro de costo del equipo se modifica durante el tratamiento de la orden, en caso necesario puede utilizar el menú contextual (actualizar datos de objeto de referencia) para actualizar la orden.

Los datos de la orden y los datos de los avisos de mantenimiento se encuentran disponibles en el historial de mantenimiento. Los datos del historial se pueden utilizar para la evaluación de trabajos anteriores y para la planificación de nuevos trabajos.

ANULAR CIERRE TECNICO

Podemos anular el cierre técnico o status CTEC en caso de ser necesario, la orden recibe el status que tenía antes del cierre técnico, pudiendo ser ABIE o LIB.; Los requisitos de capacidad y las reservas se regeneran otra vez y se restablece el indicador de eliminación para las solicitudes de pedido no convertidas.

AVISO DE MANTENIMIENTO - CIERRE

Al momento de cerrar un aviso de mantenimiento debemos verificar lo siguiente:

• Todos los datos que se refieren al objeto de referencia del aviso de mantenimiento existen y son correctos.
• Todos los datos de posición relevantes existen y son correctos.
• Todos los datos de medidas relevantes existen y son correctos.
• Todas las medidas se han concluido o liberado y no hay medidas pendientes.
• Todos los datos técnicos referentes a la parada y la disponibilidad del objeto técnico existen y son correctos.

Cuando se realiza el cierre de un aviso de mantenimiento se disparan las siguientes consecuencias:

• La fecha y hora de referencia determinan qué períodos se asignan al aviso en PMIS.
• El aviso de mantenimiento se bloquea contra modificaciones, ya no se pueden modificar los datos del aviso, el aviso recibe el status MECE (aviso / mensaje cerrado).