Procedimiento de creación del documento
1. Verificación y registro de facturas de proveedores: El objetivo de esta actividad será la verificación y registro en el sistema de una Factura entregada por un proveedor como resultado de un proceso completo de compras, esto es, la asociación con un Pedido y una Recepción o Entrada de Mercadería.
Utilizaremos la transacción MIRO toda vez que queramos crear un nueva Factura de proveedor en el módulo MM.
1.1 Ingreso de la Factura - Generalidades: Ingresando en la transacción MIRO tendremos la posibilidad de verificar y registrar Facturas de proveedores.
Los datos que deben ser ingresados son los siguientes:
- Fecha de Factura: corresponde a la fecha presente en el documento entregado por el proveedor.
- Fecha contabilización: deberá ser la fecha en que debemos registrar contablemente el documento en el sistema.
- Referencia: se ingresará el número de Factura del proveedor.
- Importe: corresponde al valor total o final de la Factura.
- Calc. Impuestos: si tildamos esta opción, al pulsar ENTER, el sistema calculará automáticamente el importe del impuesto en función del indicador ingresado.
- Importe impuesto: deberá reflejar el importe de los impuestos incluidos en la Factura. Podrá ser calculado automáticamente, como se indica en el punto anterior o ingresado manualmente.
- Texto: nos permitirá ingresar un texto descriptivo relacionado con los motivos de la Factura o aclaraciones adicionales, lo que se reflejará posteriormente en el documento contable que se generará.
- Documento de origen: en el casillero inferior deberemos ingresar el número de Pedido asociado con la factura.
1.2 Ingreso de la información: Ingresaremos los datos en el mismo orden en que fueran explicado. Al finalizar su ingreso pulsaremos la tecla ENTER de manera que SAP valide la información ingresada y muestre las líneas del Pedido que están pendientes de facturar.
Si la información ingresada fuera correcta y hubiera superado las validaciones de SAP, observaremos lo siguiente:
- El casillero de saldo mostrará un valor "0" y destacará el botón Verde.
- El botón de Mensajes de la barra de herramientas estará grisado.
1.3 Análisis de los posibles errores de datos o parametrización: Si hubiéramos cometido algún error en la información o la parametrización del sistema no hubiera validado la misma, podriamos estar cometiendo los siguientes errores:
- El importe ingresado en la cabecera del documento no coincidiera con la suma de las posiciones.
- Intentamos contabilizar una factura para un período previo o posterior.
- Utilizar un indicador de IVA no válido para la Sociedad.
- Colocamos en el campo REFERENCIA un número de factura del proveedor ya registrada en el sistema.
1.4 Verificación de datos - Simulación de creación documento contable: Si creemos haber corregido todos los errores, pulsaremos el botón Simular para ver el documento contable que resultará de la información ingresada.
1.5 Verificación de datos - Resultados: Una vez ingresada toda la información, practicada la simulación y el sistema no nos informa de ningún error, podremos proceder al guardado del documento. Esto puede ser hecho desde dos puntos diferentes, a saber:
- Pantalla principal: pulsando sobre el botón GUARDAR de la barra de herramientas.
- Pantalla de Simulación: pulsando sobre el botón CONTABILIZAR.
Una vez hecho esto, recibiremos al pie de la pantalla una leyenda con la indicación que el documento ha sido creado satisfactoriamente y el número que se le ha asignado.