✒️SAP MM / Procedimiento de creación del documento Por German Giovannini
SAP MM Procedimiento de creación del documento
Procedimiento de creación del documento
el Procedimiento de Creación del Documento de Verificación de Facturas. Este es el paso operativo clave para registrar una factura de proveedor en el sistema.
El proceso general para crear un documento de verificación de facturas en SAP MM (utilizando la transacción principal MIRO) implica los siguientes pasos:
1. Acceso a la Transacción:
- El usuario (generalmente un empleado del departamento de cuentas a pagar o un comprador) accede a la transacción MIRO (Verificación de facturas logística) a través del menú de SAP o ingresando el código de transacción directamente.
2. Selección de la Transacción y Datos de Cabecera Iniciales:
- Al iniciar la MIRO, el sistema presenta una pantalla inicial donde se deben ingresar ciertos datos de cabecera:
- Clase de Transacción: Se selecciona el tipo de verificación de facturas que se va a realizar (por ejemplo, Factura, Abono, Cargo Posterior, etc.).
- Fecha de Factura: Se ingresa la fecha que aparece en la factura del proveedor.
- Código de Sociedad: El sistema suele proponer la sociedad por defecto del usuario, pero se puede modificar si es necesario.
- Moneda: Se ingresa la moneda en la que está emitida la factura del proveedor.
- Referencia: Se ingresa el número de factura del proveedor.
- Texto de Cabecera (Opcional): Se puede ingresar un texto descriptivo para el documento de verificación de facturas interno.
3. Referencia a Documentos de Compras (Opcional pero Común):
- En la mayoría de los casos, la verificación de facturas se realiza con referencia a uno o varios documentos de compras (pedidos, acuerdos de compra) y las recepciones de mercancías o hojas de entrada de servicios correspondientes.
- En la parte inferior de la pantalla inicial, se encuentran campos para ingresar los números de estos documentos de referencia (por ejemplo, número de pedido).
- Al ingresar uno o varios números de pedido y presionar "Enter", el sistema propone automáticamente las posiciones de esos documentos que aún no han sido completamente facturadas. Esto facilita enormemente la entrada de la factura.
- Se pueden seleccionar múltiples pedidos o incluso rangos de pedidos.
- También se pueden seleccionar posiciones específicas de un pedido para la facturación parcial.
4. Entrada de los Detalles de las Posiciones de la Factura:
- Una vez que el sistema propone las posiciones, el usuario debe comparar la información de la factura del proveedor con la información propuesta.
- Para cada posición, se deben verificar y, si es necesario, modificar los siguientes datos:
- Cantidad Facturada: Se ingresa la cantidad que el proveedor está facturando para esa posición. Debe coincidir con la cantidad recibida (o la cantidad acordada en el caso de servicios).
- Importe Neto: Se ingresa el importe neto facturado por el proveedor para esa posición.
- Condiciones de Precio: Se verifican las condiciones de precio (precio unitario, descuentos, recargos) y se ajustan si difieren de lo acordado en el pedido.
- Impuestos: El sistema calcula automáticamente los impuestos basándose en la configuración y la información de la factura. Se deben verificar las tasas de impuestos.
- Asignación a Cuenta de Mayor (en facturas sin referencia a pedido): Si la factura no tiene referencia a un pedido, se debe especificar la cuenta de mayor a la que se imputará el gasto y, posiblemente, un centro de costo u otro objeto de imputación.
5. Gestión de Desviaciones (Si las Hay):
- Durante la entrada de los datos, el sistema puede identificar desviaciones entre la factura y los documentos de referencia (por ejemplo, diferencias en cantidad o precio dentro de las tolerancias configuradas, o diferencias que exceden las tolerancias).
- El sistema mostrará estas desviaciones y, dependiendo de la configuración de tolerancias, puede bloquear automáticamente el pago de la factura hasta que se aclaren las diferencias.
- El usuario puede investigar las desviaciones, contactar al proveedor si es necesario y realizar ajustes en el documento de verificación de facturas (dentro de los límites permitidos).
- Se pueden ingresar motivos de bloqueo para explicar por qué se ha bloqueado una factura para el pago.
6. Entrada de Detalles Adicionales (Opcional):
- En la pestaña de "Detalles" a nivel de cabecera o de posición, se pueden ingresar información adicional relevante para la factura, como:
- Condiciones de Pago: Si difieren de las del proveedor maestro o del pedido.
- Términos de Entrega.
- Información bancaria del proveedor (si es necesario para un pago único).
- Documentos adjuntos (escaneo de la factura del proveedor).
7. Simulación (Recomendado):
- Antes de contabilizar el documento, es altamente recomendable simular el documento de verificación de facturas. Esto permite al usuario ver los asientos contables que se generarán al contabilizar, así como cualquier mensaje de error o advertencia.
8. Contabilización del Documento:
- Una vez que el usuario está seguro de que la información es correcta y no hay errores críticos, se procede a contabilizar el documento de verificación de facturas.
- Al contabilizar, el sistema:
- Crea un documento de verificación de facturas único con su propio número.
- Genera los asientos contables correspondientes en la contabilidad financiera (FI), registrando la deuda con el proveedor y las cuentas de gasto o inventario relevantes.
- Actualiza el historial del pedido y de la recepción de mercancías/hoja de entrada de servicios para indicar que se ha realizado la facturación para esas cantidades.
- Puede iniciar el proceso de pago al proveedor, dependiendo de la configuración y las condiciones de pago.
9. Visualización del Documento Contabilizado:
- Después de la contabilización, el usuario puede visualizar el documento de verificación de facturas creado y los documentos contables generados.
En resumen, el procedimiento de creación del documento de verificación de facturas en SAP MM es un proceso guiado que permite registrar la factura de un proveedor, referenciar documentos de compra y recepción, verificar la información, gestionar desviaciones y, finalmente, contabilizar la factura para su posterior pago y registro contable. La eficiencia de este proceso se basa en la fuerte integración entre los módulos MM y FI y la automatización de la propuesta de datos a partir de los documentos precedentes.
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Sobre el autor
Publicación académica de German Andres Giovannini, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP Expert
German Andres Giovannini
Profesión: Gestión de Activos y Mantenimiento - Argentina - Legajo: PP75K
✒️Autor de: 186 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Master Power BI for SAP
- Carrera Consultor SAP PM
- Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial
- Curso Introducción SAP
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Líder en confiabilidad y mantenimiento con 21 años de experiencia en minería. experto en sap y gestión estratégica de activos, enfocado en optimizar la productividad y reducir costos mediante kpis y m
Certificación Académica de German Giovannini
