✒️SAP MM / Procedimiento de creación del documento Por Ezequiel Palazzesi

Descripción y Características de la Facturación

Haremos referencia a los diferentes tipos de procedimientos y documentos a generar mediante esta herramienta de SAP.
Curso: Consultor Funcional Módulo MM Nivel Inicial
Unidad: Unidad 8: Procedimiento de Verificación de Facturas

1. Tipos de Documentos

1.1. Entrada y Verificación de Factura - Generalidades

Se refiere a la operación mediante la cual, a partir de la recepción de la Factura del proveedor se procede a la verificación y registro de su información dentro del sistema basándose en general en el Pedido y la Entrada de Mercadería.

1.1.1. Pedido de Compra:

1.1.2. Entrada de Mercadería

Posteriormente sigue el ingreso del comprobante que generará un documento interno SAP que puede ser de acuerdo a lo que SAP denomina actividades:

1.2. Factura:

Ingresando en la transacción " MIRO" verificaremos y registraremos Facturas de proveedores. El objetivo radica en ingresar al sistema la obligación de pago al proveedor como resultado de haber recibido la mercadería en las condiciones acordadas.

Una misma posición de Pedido podrá tener asociada más de una factura y que los documentos contables podrán tener diferente información en cada caso.

1.3. Abono (Nota de Crédito)

Es similar al caso anterior, pero de sentido contrario de modo que, a nivel contable y de deuda con el proveedor estaremos cancelando total o parcialmente lo ingresado en el documento previo ("Factura").
El esquema siguiente muestra un ejemplo del ingreso de los datos:

1.4. Cargo Posterior

Es un tipo de documento de facturación del Módulo MM donde se debita un importe al comprador, pero sin modificar la cantidad de unidades recibidas. Es una imputación típica en los casos de que la operación de compra involucre cargos de flete, almacenaje, derechos de aduana, etc.
Si bien los documentos tradicionales en el ámbito de la facturación son la "Factura", la "Nota de Crédito" y la "Nota de Débito", SAP dispone de otras dos opciones en el Módulo MM que son el "Cargo posterior" y el "Descargo posterior".
Éstos dos últimos documentos son equivalentes a los dos anteriores, pero se utilizan al momento de registrar un crédito o débito para el proveedor que solo impacta en los valores, por ejemplo, flete, almacenamiento, descuentos o recargo, entre muchas otras opciones, manteniendo sin cambios la cantidad de unidades entregadas por el proveedor.
Un ejemplo es aquel en el que el proveedor nos ha entregado la mercadería, hemos registrado la Factura y posteriormente nos envía un cargo por flete, almacenaje, atraso en el pago u otro posible concepto.

Solo podremos ingresar este tipo de actividad si ya hubiera sido registrada la factura con anterioridad
El sistema te proponga varias líneas en la factura (dependiendo de las posiciones del Pedido) sólo serán consideradas aquellas que tus dejes seleccionadas.

1.5. Descargo Posterior

La única diferencia con el caso anterior es que su registro nos generará un crédito con el proveedor (en vez, de un débito), esto es, su importe se descontará del importe que adeudamos al mismo.
Un buen ejemplo sería si el proveedor nos hubiera facturado un importe superior al pactado, hubiéramos recibido un descuento no incluido en la Factura, etc.

Solo podremos ingresar este tipo de actividad si ya hubiera sido registrada la factura con anterioridad
El sistema te proponga varias líneas en la factura (dependiendo de las posiciones del Pedido) sólo serán consideradas aquellas que tu dejes seleccionadas

Nomenclatura:

1 - WE - Entrada de mercadería
2 - NB - L - Descargo Posterior
3 - NB - L - Cargo Posterior
4 - RE - L - Factura
5 - RE - L - Abono

Si bien es un proceso simple para el operador, el éxito del procedimiento está íntimamente ligado a la información ingresada al sistema como a la parametrización asociada. A modo de ejemplo se mencionan algunos de estos objetos, a saber:

Período MM y FI para el registro de movimientos abierto
Indicador de Impuesto
Condición de pago
Proveedor habilitado para aceptar documentos contables
División
Nivel de Tesorería
Cuentas contables a utilizar

Como ya vimos la Transacción es miro MIIRO

La siguiente ruta indica el acceso mediante el menú a la transacción para creación de una nueva Factura logística en el Módulo MM.

> Menú de SAP
|-> Logística
|-> Gestión de materiales
|-> Verificación de facturas logísticas
|-> Entrada de documentos

MIRO:

Datos a ingresar para cualquiera de las actividades a seleccionar en el ingreso del comprobante:

a) Fecha de Factura: corresponde a la fecha presente en el documento entregado por el proveedor.

b) Fecha contabilización: será la fecha en que debemos registrar en la Contabilidad el documento generado.

c) Referencia: se ingresará el número de factura del proveedor.

d) Importe: corresponde al valor total o final de la factura (con impuestos y todos los conceptos incluidos).

e) Calc. Impuestos: si tildamos esta opción, al pulsar "Enter", el sistema calculará automáticamente el importe del impuesto en función del indicador ingresado (en este caso, "V1"). Nota: si el valor no coincidiera exactamente, podría dejarse este casillero sin tildar e ingresar el valor manualmente en el campo correspondiente.

f) Importe impuesto: deberá reflejar el importe de los impuestos incluidos en la Factura. Podrá ser calculado automáticamente, como se indica en el punto anterior o ingresado manualmente.

g) Texto de Factura: nos permitirá ingresar un texto descriptivo relacionado con los motivos de la Factura o aclaraciones adicionales, lo que se reflejará posteriormente en el documento contable que se genera.

h) Documento de origen: en el casillero inferior (a la derecha de la casilla "1 Pedido...") deberemos ingresar el número de Pedido que asociaremos a la Factura.

Al finalizar su ingreso pulsaremos la tecla "Enter" de manera que SAP valide la información ingresada y muestre las líneas del Pedido que están pendientes de facturar (en el esquema corresponden a las líneas seleccionada y referidas con el número de posición 1 y 2).
Si la información ingresada fuera correcta y hubiera superado las validaciones de SAP, observaremos lo siguiente, a saber:

• El casillero de saldo mostrará un valor "0" y destacará el botón "Verde"
• El botón de "Mensajes" de la barra de herramientas estará grisado.

2. Análisis de los posibles errores de datos o parametrización

Si hubiéramos cometido algún error en la información (valores erróneos u omisiones) o la parametrización del sistema no hubiera validado la misma, podríamos estar cometiendo los siguientes errores:

I) El importe ingresado en la cabecera del documento no coincidiera con la suma de las posiciones.
II) Intentamos contabilizar una factura para un período previo (ya cerrado) o posterior (todavía cerrado).
III) Utilizar un Indicador de IVA no válido para la Sociedad.
IV) Colocamos en el campo "Referencia" un número de factura del proveedor ya registrada en el sistema (la estaríamos duplicando)

El botón " Mensajes" se activa y muestra un símbolo en "Rojo", pulsando sobre el botón recibiremos el o los mensajes de error:
Corrigiendo un error y pulsando el botón recibiremos y corregiremos los restantes errores.

2.1 Verificación de datos - Simulación de creación documento contable

Si creemos haber corregido todos los errores (aunque sigamos viendo el botón de Mensajes activado), pulsaremos el botón " Simular" para ver el documento contable que resultará de la información ingresada.

Usamos “Verificar" para el procedimiento de registro de una factura de proveedor afectando al módulo MM y no FI para que el sistema revise la información de la factura, respecto al Pedido 1.1.1 , el ingreso de la mercadería 1.1.2 y las tolerancias definidas en la parametrización. Sólo en el caso que todo cumpla con los requisitos definidos, SAP permitirá su registro definitivo y su posterior pago, si alguno de estos datos no se ajustara a lo esperado por SAP, podría ocurrir que la factura no pueda ser guardada en el sistema, o bien lo sea, pero bloqueada para el pago (su tratamiento lo veremos en la lección siguiente).

Una vez ingresada toda la información, practicada la simulación y el sistema no nos informa de ningún error, podremos proceder al guardado del documento. Esto puede ser hecho desde dos puntos diferentes, a saber:

• Pantalla principal: pulsando sobre el botón "Guardar" de la barra de herramientas.
• Pantalla de Simulación: pulsando sobre el botón " Contabilizar".

Una vez hecho esto, recibiremos al pie de la pantalla una leyenda con la indicación que el documento ha sido creado satisfactoriamente y el número que se le ha asignado,