Procedimiento de creación del documento
El objetivo es que el sistema revise la información presente en la factura respecto al Pedido realizado al proveedor, el ingreso de la mercadería y las tolerancias definidas en la parametrización. Sólo en el caso que todo cumpla con los requisitos definidos, SAP permitirá su registro definitivo y dispuesta para el pago.
Paso a Paso del proceso:
1- Verificación y registro de facturas de proveedores
Se ingresa con transacción MIRO. Los datos de cabecera a cargar en solapa 'Dat.básic' son: Actividad (para este caso será FACTURA), Fecha factura, Referencia (es la factura del proveedor), Texto, Documento de origen (en el casillero a la derecha de la casilla ‘’1 Pedido’’ se ingresa el nro de pedido asociado a la factura). Si el casillero del costado del nro de pedido, se deja en blanco se crea una factura para todo el documento pero si no se ingresa la posición del pedido que se desea crear factura.
Si se tilda el casillero de: 'Cal.impuestos', SAP lo calcula automáticamente. Enter. Se carga el campo: Importe de la Factura con los importes incluidos. Enter.
Seleccionar la solapa 'Detalle', cargar los campos: División, Niv.tesor (son datos del módulo FI). Cargada la información, hacer clic en botón: 'Simular' para simular el proceso de creación del documento contable y que SAP informe si ha sido exitoso o si presenta errores. Si la ejecución fue exitosa, SAP muestra la estructura del documento contable a generar y se guardará la factura. Clic en botón: Back para volver a la pantalla inicial. Para guardar la factura, hacer clic en botón: Grabar. SAP nos indicará el nro de documento de la factura.
Para ver el historial del Pedido, acceder desde TRX = ME23N solapa: 'Historial de pedido'. Desde aquí visualizamos y accedemos a todos los documentos asociados al mismo, como ser la Entrada de Mercadería y la Factura (con texto: RE-L).
Ingresar a la transacción MIRO y pulsando el botón: Documentos subsiguientes, accedemos al documento contable generado simultáneamente con la Factura.
Ruta de la transacción MIRO: Menú de SAP - Logística - Gestión de materiales - Verificación de facturas logísticas - Entrada de documentos.
1.1- Ingreso de la Factura – Generalidades
Datos ingresados para crear el documento de factura:
- Fecha de factura: Correspond ea la fecha presente en el documento entregado por el proveedor.
- Fecha de contabilización: Fecha en que debemos registrar contablemente el documento en el sistema.
- Referencia: Se ingresa el numero de factura del proveedor.
- Calc. impuestos
- Importe impuesto
- texto
- Documento de origen: Se ingresa el pedido
Análisis de los posibles errores de datos o parametrización
El importe ingresado en la cabecera del documento no coincide con la suma de la posiciones
- Intentamos contabilizar una factura para un período previo (ya cerrado) o posterior (todavía cerrado)
- Utilizar un Indicador de IVA no válido para la Sociedad.
- Colocamos en el campo 'Referencia' un número de factura del proveedor ya registrada en el sistema (la estariamos duplicando)
Verificación de datos – Resultados
La TRX = MIRO permite simular la facturación con el botón del mismo nombre. Una vez realizada la simulación y no arroja error, podremos proceder a guardar el documento desde:
- Pantalla principal, pulsamos sobre el botón 'Guardar' o desde la Pantalla de Simulación, pulsando sobre el botón: 'Contabilizar'.
Al pie de la pantalla se visualiza el nro de documento.