PROCEDIMIENTO CREACIÓN DEL DOCUMENTO
1. VERIFICACIÓN Y REGISTRO DE FACTURAS DE PROVEEDORES
En esta parte de pondrá de manifiesto la VERIFICACIÓN Y REGISTRO DE FACTURAS entregada por un PROVEEDOR como resultado de un PROCESO DE COMPRAS y que este asociado a un PEDIDO y a una RECEPCIÓN o ENTRADA DE MERCADERÍA.
El procedimiento de creación y registro se realizará a través de la TRANSACCIÓN MIRO.
La TRANSACCIÓN MIRO es la transacción correspondiente para la tarea de creación y registro de FACTURAS dentro del MODULO MM. De esta forma se ingresará a la transacción a través del casillero de transacción del MENU DEL SISTEMA o a través de MENU DE SAP o ARBOL DE TRANSACCIONES
v INGRESO DE FACTURAS – GENERALIDADES
A través de la TRANSACCIÓN MIRO se podrá verificar y registra la FACTURA de los PROVEEDORES.
NOTA: ¿Por qué se asocia el termino **VERIFICAR** para el procedimiento de registro de una FACTURA de PROVEEDOR y porque es efectuado mediante el MODULO MM y no desde el MODULO FI (ADMINISTRACIÓN)?
La razón radica en que el objetivo es que el sistema revise la información de la FACTURA, respecto al PEDIDO, el INGRESO DE MERCADERÍA y las TOLERANCIAS definidas en la PARAMETRIZACIÓN. Solo en el caso que todo cumpla con os requisitos definidos, SAP permitirá su registro definitivo y su posterior pago.
Dentro del esquema principal de la TRANSACCIÓN DE REGISTRO Y VERIFICACIÓN DE FACTURA, se presentarán varios datos fundamentales tales como:
- FECHA DE FACTURA: Corresponde a la FECHA presente en el documento entregado por el PROVEEDOR.
- FECHA DE CONTABILIZACIÓN: Sera la FECHA en que debemos registrar en la CONTABILIDAD el documento generado en el sistema.
- REFERENCIA: Se ingresará el número de FACTURA del PROVEEDOR.
- IMPORTE: Corresponde al valor final o total de la FACTURA (Con impuestos y todos os conceptos incluidos)
- CALC. IMPUESTOS: Si tildamos esta opción, al pulsar ENTER, el sistema calculará automáticamente el importe del impuesto en función del INDICADOR ingresado (En este caso V1) NOTA: Si el valor no coincidiera podría dejarse este casillero sin tildar e ingresar el valor manualmente en el campo correspondiente.
- IMPORTE IMPUESTO: Deberá reflejar el IMPORTE de los impuestos incluidos en la FACTURA. Podría ser calculado automáticamente como se indica en el punto anterior o ingresado manualmente.
- TEXTO DE FACTURA: Nos permitirá ingresar un TEXTO DESCRIPTIVO relacionado con los motivos de la FACTURA o aclaraciones adicionales, lo que se reflejará posteriormente en el documento en el documento contable que se genera.
- DOCUMENTO DE ORIGEN: En el casillero inferior (A la derecha de la casilla 1 PEDIDO) Debemos ingresar el número de PEDIDO que asociaremos a la FACTURA.
v INGRESO DE LA INFORMACIÓN
En esta parte después que ingresemos la información correspondiente y de forma ordenada, y al ingresar la misma, se pulsara la tecla ENTER, de manera de que el sistema SAP valide completamente la información ingresada y muestre las líneas de pedidos o posiciones que estén pendientes de facturar.
Si la información suministrada fuera correcta, la verificamos a través de dos aspectos tales como:
- El casillero de SALDO mostrará un valor cero ¨0¨ y destacará el botón VERDE.
- El botón de MENSAJE de la barra de herramientas estará GRISADO.
TRUCO: Si no se tiene a la mano la FACTURA del proveedor y el IMPORTE TOTAL, se deja el IMPORTE TOTAL en blanco, se ingresa el NUMERO DE PEDIDO y al pulsar ENTER se obtendrá el valor a ingresar en el casillero superior derecho, denominado SALDO. Es sumamente importante que el campo indicado como SALDO tenga valor cero ¨0¨ ya que de lo contrario no podrá ser guardado en el sistema.
v ANALISIS DE POSIBLES ERRORES DE DATOS O PARAMETRIZACIÓN
Si se hubiera cometido algún error en la información suministrada (valores erróneos u omisiones) o la PARAMETRIZACIÓN del sistema no hubiera validado la misma, podríamos estar cometiendo errores tales como:
- El importe ingresado en la cabecera del documento no coincidiera con la suma de posiciones.
- Intentamos contabilizar una factura para un periodo previo (ya cerrado) o posterior (todavía cerrado)
- Utilizar un indicador de IVA no validado para la SOCIEDAD.
- Colocamos en el campo REFERENCIA un numero de factura de PROVEEDOR ya registrada en el sistema. (la estuviéramos duplicando)
v VERIFICACIÓN DE DATOS – SIMULACIÓN DE CREACIÓN DOCUMENTO CONTABLE
Si no se activa el botón de MENSAJE podemos corroborar la información a través del botón SIMULAR para visualizar el documento contable resultante de la información ingresada.
v VERIFICACIÓN DE DATOS – RESULTADOS
En esta parte indicaremos que al verificar completamente la información ingresada y el no ver ningún tipo de error emergente, se procederá a GUARDAR el documento. Se puede realizar desde dos puntos tales como:
§ PANTALLA PRINCIPAL: Pulsando el botón GUARDAR de la barra de herramientas.
§ PNTALLA DE SIMULACIÓN: Pulsando sobre el botón CONTABILIZAR.