✒️SAP MM / Etapas y documentos del proceso de compras Por Luis Cabrera Vaca

Etapas y documentos del proceso de compras

1. Proceso de Compras - Definicion y Etapas: El proceso de compras es un componente de la Gestion de Materiales y el encargado de bienes y servicios externos mediante la Planificacion de necesidades, eleccion de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturacion del proveedor.

Se encuectra intimamente relacionado con Ventas "SD" para abastecer los Pedidos de Ventas, con Contabilidad "FI" a traves de los registros contables, con Produccion "PP" y Mantenimiento "PM" proveyendo sus requerimientos de repuestos, insumos y servicios.

A continuacion se presenta un esquema que representa todas las etapas que constituyen el proceso y que sera nuestro foco de atencion en las lecciones restantes de este modulo:

1.1 Determinacion de necesidades: Las necesidades de materiales se identifican por medio de la planificacion y el control de necesidades o la demanda para control de stocks. La verificacion regular de los niveles de stock de materiales definidos por los registros maestros, la utilizacion del metodo del Punto de Pedido, y los pronosticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes en la definicion. El usuario puede introducir Solicitudes de Pedido, o bien el sistema de planificacion y control de necesidades puede generarlas automaticamente.

1.2 Creacion de la Solicitud de Pedido: La solicitud de Pedido es un documento generado a propuesta de cualquier sector de la Empresa para la adquisicion de bienes o servicios que comienza el Proceso de Compras. La creacion puede ser manual o automatica; creada por el Area de Compras o por otros ambitos de SAP.

1.3 Liberacion de la Solicitud de Pedido: La Solicitud de Pedido puede tener asociada la llamada Estrategia de Liberacion, esto es, el proceso de aporbacion de la compra por parte del/los responsable/s correspondiente/s. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o mas parametros del sistema y por supuesto, del importe total de cada uno de los items.

1.4 Determinacion de la fuente de adquisicion - Cotizacion: El componente Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basandose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto acelera el proceso de creacion de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los proveedores por fax, e-mail o EDI. Se crea una cotizacion para cada uno de los posibles oferentes, luego se registran en el sistema sus respuestas.

1.5 Seleccion del Proveedor - Comparacion de Ofertas:El sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simular escenarios de determinacion de precio, permitiendo la comparacion de varias ofertas diferentes a partir de la previa calificacion de los oferentes.

1.6 Gestion del Pedido (Orden de Compra): El sistema de Compras toma informacion de la solicitud y de la oferta para facilitar la creacion del Pedido. Al igual que en el caso de las Sociedades de Pedido, el usuario puede generar Pedidos o hacer que el sistema los genere automaticamente. Tambien admite el uso de otros documentos contemplados por el sistema como Planes de entrega y Contratos.

1.7 Liberacion del Pedido: El Pedido puede tener asociados la llamada "Estrategia de liberacion", esto es, el proceso de aprobacion de la compra por parte del7los responsable/s correspondiente/s. Y de manera similar a la Solicitud de Pedido. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o mas parametros del sistema y del importe total del documento.

1.8 Recepcion o Entrada de Mercaderia: El registro en el Sistema de la recepcion o "Entrada de Mercaderia" confirma su ingreso mediante el numero de Pedido asociado. La parametrizacion previa en cuanto a tolerancias, cantidades minimas, maximas, entre otras, permiten validar la aceptacion del envio del proveedor.

1.9 Recepcion y Control de Factura: El sistema permite la Verificacion de Factura enviadas por los proveedores. Se validan las desviaciones de cantidades y precios, puesto que el sistema tiene acceso a los datos del Pedido y la Entrada de mercaderia, ademas de la parametrizacion del documento. Esto acelera el proceso de auditoria y compensacion de facturas para el pago.

2. Proceso de Compras - Ciclo de aprovisionamiento: Representa el flujo de documentos de compra asociados a un proceso manual. Se iniciar con una SolPed (Solicitud de Pedido) como necesidad de provision, se genera el Pedido de Compra al proveedor y luego la mercaderia o servicio se recepciona, chequea y registra la factura del proveedore. Tambien admite procesos automaticos.

SOLICITUD DE PEDIDO > PEDIDO > ENTRADA DE MERCANCIA > RECEPCION DE FACTURA

Haremos algunos comentarios respecto a los puntos mencionados arriba:

• La herramienta de planificacion de necesidades (llamada MRP) permite la creacion automatica de Solicitudes de Pedidos basadas en los requerimientos expresados por cada sector o la necesidad de actualizacion del Stock.
• Un Pedido puede ser creado automaticamente basandose en una Solicitud de Pedido donde se indico el proveedor, y si ha sido previamente configurado en el maestro del material y el proveedor.
• Asociada a la Entrega de Mercadera puede indicarse un Aviso de Entrega para ser enviado automaticamente al proveedor.
• SAP dispone de la herramienta de Facturacion Automatica, lo que habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automaticamente si ha sido previamente configurado en la parametrizacion.

3. Proceso de Compras - Ciclo de Seleccion y Pedido: SAP provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior seleccion del proveedor mas conveniente. Basado en propuestas de cotizacion efectua su comparacion. Este ultimo proceso responde a una parametrizacion previa con criterios de evaluacion.

A continuacion se evidencia las etapas para la seleccion del proveedor y la creacion del pedido:

DETERM. DE NECESIDAD > PETICION DE OFERTAS > COMPARAC. DE OFERTAS > PEDIDO

Cada uno de estos pasos tiene ciertas peculiaridades que paso a comentarle:

• El Area de Compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en las herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o concepto involucrado (Reposicion, Ventas, Mantenimiento, Produccion)
• El Area de Compras genera Peticiones de Oferta, las envia a varios proveedores y las cotizaciones recibidas con posterioridad son registradas en el sistema.
• El Area de Compras utilizara el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparacion y eleccion de la propuesta mas conveniente (configurable).
• El resultado de las cotizaciones puede generar automaticamente el Pedido y las comunicaciones automaticas de rechazo de cotizaciones a los proveedores.

4. Proceso de Compras - Recepcion de Mercaderia y Facturacion: Una vez definido el proveedor y enviado el correspondiente Pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar su aceptacion, se procesara la recepcion y verificacion de la factura y el consecuente registro de la deuda en Cuentas a Pagar (gestionado por el Modulo FI).

ENTRADA DE MERCANCIA > RECEPCION DE FACTURA

Al momento de registro de la entrada de mercaderia basada en un Pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvios basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro incompleto establecidos por parametrizacion.

El registro de factura del proveedor verifica su informacion comparada con el pedido e ingreso de mercaderia, validando desvios de acuerdo a la parametrizacion. El sistema solicita datos adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al movimiento, lo que requiere la correcta configuracion del modulo FI (cuentas de mayor, apertura del periodo, division, tasa de cambio de monedas, retenciones, condiciones de pago, indicador de IVA, entre otros).

5. Proceso de Compras - Determinacion del proveedor: En esta seccion se presenta un esquema que ayuda a comprender el proceso para la seleccion del proveedor mas conveniente a partir de los anteriores pedidos de cotizacion y la concrecion del pedido. Analicemos el esquema siguiente:

Como se observa en el grafico, y tal cual se refleja en los documentos que seran registrados en SAP, se crea una Peticion de Oferta a partir de una Solicitud de Pedido y luego es replicada para ser enviadas a cada proveedor.

Cuando son recibidas las respuestas de cada uno de los proveedores, las informacion suministrada es volcada al sistema y una herramienta apropiada, permite la generacion de un informe con los resultados para cada una de ellas y la propuesta mas conveniente, a partir de las sendas calificaciones.

A partir del resultado del paso anterior, se enviara el Pedido al proveedor escogido y se tendra la opcion, a modo de gentileza, de enviar una nota a los proveedores que hayan sido rechazados.