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Proceso de Compras, resumen.
1. Solicitud de pedido, (destacados tipos de documento y numero de pedido).
2. Pedido a enviar al proveedor (se observa proveedor asignado, grupo de compras y sociedad)
3. Recepción de mercadería enviada por el proveedor
4. Verificación y registro de factura
Estrategia de liberación. Aprobación del ítem solicitado por parte de un responsable.
SAP permite navegar por todos los documentos enlazados entre sí.
1| Proceso de Compras – Definición y etapas.
El proceso de compras es un componente de gestión de materiales y el encargado de la adquisición de bienes y servicios externos mediante la planificación de necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación del proveedor.
se encuentra íntimamente relacionado con ventas “SD” para abastecer los pedidos de ventas, con contabilidad “FI” a través de los registros contables, con producción “PP” y mantenimiento “PM” proveyendo sus requerimientos de repuestos, insumos y servicios.
Etapas del proceso de Compras
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Gestión de pago
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1. Determinación de necesidades
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2. Creación solic. De pedido
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9.Control de la factura
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PROCESO DE
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3. Liberación solic. De pedido
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8.Entrada de mercadería
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COMPRA
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4. Determinar. Fuente de adquisición
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7.Liberación del pedido
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6.Gestión del pedido (Orden de compra)
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5. Selección del proveedor
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2| Proceso de compras – ciclo de aprovisionamiento.
Resumen del ciclo de Aprovisionamiento.
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SOLICITUD DE PEDIDO =>
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PEDIDO =>
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ENTRADA DE MERCANCIA =>
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RECEPCION DE FACTURA
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- LA HERRAMIENTA DE PLANIFICACION DE NECESIDADES LLAMADA MRP PERMITE LA CREACION AUTOMATICA DE SOLICITUDES DE PEDIDOS BASADAS en los requerimientos expresados por cada sector o la necesidad de actualización de stock.
- Un pedido puede ser creado automáticamente basándose en una solicitud de Pedido donde se indico el proveedor, y si ha sido previamente configurado en el maestro del material y el proveedor.
- Asociada a la entrega de mercadería puede indicarse un aviso de entrega para ser enviado automáticamente al proveedor.
- SAP dispone de la herramienta de facturación automática, lo que habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automáticamente si ha sido previamente configurado en la parametrización.
3| Proceso de Compras – Ciclo de Selección y Pedido
SAP provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior selección del proveedor mas conveniente. Basado en propuestas de cotización efectúa su comparación. en este ultimo proceso responde a una parametrización previa con criterios de evaluación (precio, calidad, cumplimiento, garantía, etc).
Etapa inicial del proceso de Compras.
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Determinar de Necesidad =>
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petición de Ofertas =>
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Comparación de Ofertas = >
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Pedido
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- El are a de compras determina las necesidades de bienes y servicios basado en las herramientas del sistema MRP y el aporte de cada sector involucrado (Reposición, Ventas, Mantenimiento, Producción).
- El área de compras genera peticiones de oferta, las envía a varios proveedores y las cotizaciones recibidas con posterioridad son registradas en el sistema.
- El área de compras utilizara el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparación y elección de la propuesta más conveniente (configurable).
- El resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el pedido y las comunicaciones automáticas de rechazo a los proveedores.
4| Proceso de Compras - Recepción de mercadería y Facturación.
Una vez definido el proveedor y enviado el correspondiente pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar su aceptación, posteriormente, se procesará la recepción y verificación de la factura y el consecuente registro de la deuda en cuentas a pagar (gestionado por el módulo FI).
Etapas finales del proceso de compras.
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ENTRADA DE MERCANCIA =>
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RECEPCION DE FACTURA
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- Al momento de registro de la entrada de la mercadería basada en un pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvíos basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro incompleto establecido por parametrización.
- El registro de factura del proveedor verifica su información comparada con el pedido e ingreso de mercadería, validando desvíos de acuerdo con la parametrización. El sistema solicita datos adicionales a su fin de generar los documentos contables asociados al movimiento, lo que requiere la correcta configuración del modulo FI (cuentas de mayor, apertura del periodo, división, tasa de cambio de moneda, retenciones, condiciones de pago, indicador de IVA, entre otros).
5| Proceso de compras – Determinación del proveedor.
1. Se crea una petición de oferta a partir de una solicitud de pedido y luego es replicada como documentos diferentes, pero con información casi idéntica para ser enviadas a cada proveedor.
2. Cuando son recibidas las respuestas de cada uno de los proveedores, la información suministrada es volcada al sistema y una herramienta apropiada, permite la generación de un informe con los resultados para cada una de ellas y la propuesta mas conveniente, a partir de sendas calificaciones.
3. Se enviará al proveedor escogido y se tendrá la opción de enviar una nota a los proveedores que hayan sido rechazados.